1Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
Preservación digital en 5 pasos
Ciro Llueca
#1 Diseña...
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Reconocimientos
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3Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
Objectivo del curso
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4Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
Capacitador
Ciro Llueca es coordinador del PADICAT (P...
5Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
Programa Jueves 26/09/2013, 9-17h
09:00h Bienvenida y...
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7Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013
¿Qué sabemos
de
preservación
digita...
“Año 2054. Mis nietos (que no han nacido) están en el desván de
mi casa (que no he comprado). Descubren una carta de 2007 ...
• “Preserving digital information” (Research Libraries Group &
Commission on Preservation and Access, USA, 1996)
• “Digita...
¿Qué sabemos? (1/4)
Tras diversos estudios y proyectos, no existe
en la actualidad un sistema que cumpla
todos los requisi...
Actualización / Refreshing
– Transferencia de datos de un soporte a otro
– No preserva los datos, pero es un paso repetibl...
Migración
– Transferencia de datos de un formato a otro
– La estrategia más usada, aunque existe el riesgo
de perder eleme...
Emulación
– Simular el comportamiento del software original
– La estrategia más respetuosa con el documento
original
– No ...
Acciones complementarias:
– Museo tecnológico: conservar todos los modelos,
copias y piezas de reparación, para poder emul...
¿Qué sabemos? (2/4)
Existen dos acciones básicas de preservación
digital, que habitualmente actúan
combinadas:
– Actualiza...
Documentos primitivos: - información, + duración
Documentos digitales: + información, - duración
(Paul Conway. Preservatio...
1980-1990
Los responsables de preservación tradicional observan
con preocupación el aumento de recursos digitales en
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cambios tecnológicos y la irrupción de Internet:
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A diferencia de la actuación tradicional, orientada a
mantener el documento en su estado original, los
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Propiedades de la preservación digital:
– Es una serie de actividades, no técnicas aisladas.
– La finalidad es la utilizac...
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institucional/empresarial de preservación digital, los
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¿Qué sabemos? (3/4)
La estrategia requiere hallar el equilibrio
entre la importancia relativa del documento
y los factores...
¿Actuación reactiva o proactiva?
– La solución reactiva no es recomendable para objetos
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¿Actuación esporádica o continuada?
– La solución esporádica permite alargar la vida de
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¿Actuación al crear el documento o en caso de
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documentos desce...
¿Qué sabemos? (4/4)
Debemos decidir:
– Preservar el contenido, incluso mejorando
la legibilidad o utilidad por medio de la...
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30Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013
#1 Diseñar
una
Estrategia
Preserva...
Diseñar una estrategia equivale a analizar, pensar,
tomar decisiones y ponerlas por escrito.
Decisiones como dar prioridad...
2005. La Digital Preservation Coalition (DPC) detecta en
un estudio que solo el 18% de les organizaciones (UK)
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Sin problemas
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34Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013
(Kenney & McGovern, 2003)
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Organización
Políticas
Procesos
Declaraciones, misiones, mandatos
Práctica de les unidades
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Tecnología
Software & Hardware
Formato y almacenaje
Redes y seguridad
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Tecnología
Económicos (financiación, inversión, cambios)
(Kenney & McGovern, 2003)
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Partes de una política de preserva...
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#1 Diseñar una Estrategia
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#2 Confiar en
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(Gladney 2006, citat per Keefer & Gallart 2007)
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3 partes: Entorno, Mecanismos internos, Objetos
- Entorno, donde se describen las 3 entidades que
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• OAIS es un mo...
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#3 Centrarse
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El 90% de la PD se produce en el momento de la Ingesta,
cuando el objeto depositado –y sus metadatos– se
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• Un espacio de trabajo virtual
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(humedad relativa y temperatura):
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nombres y fechas claras.
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Existen ca. 16.000 formatos (NARA)
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La elección de un formato puede condicionar:
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Metadatos estructurales
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PREMIS
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Metadatos de preservación
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110Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013
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La elección de los metadatos
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Ciro Llueca (clluec...
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Preservación digital en 5 pasos (Ciro Llueca, UNMSM, Lima 2013)

Taller de preservación digital en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos (Lima, 2013)
Published on: Mar 4, 2016
Published in: Technology      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Preservación digital en 5 pasos (Ciro Llueca, UNMSM, Lima 2013)

  • 1. 1Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Preservación digital en 5 pasos Ciro Llueca #1 Diseñar una estrategia #2 Confiar en OAIS #3 Centrarse en la ingesta #4 Seguir los estándares #5 Cooperar para preservar
  • 2. 2Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Reconocimientos Los materiales del curso Preservación digital en 5 pasos han sido elaborados a partir de la propia experiencia y numerosas fuentes externas. Agradecemos las aportaciones imprescindibles a: • Alice Keefer & Núria Gallart, autoras del primer manual en castellano sobre PD y pioneras en la formación en PD en España. • Eugènia Serra y los miembros del GTPD Biblioteca de Catalunya. • Patricia Sleeman i Ed Pinsent, profesores DP Training Programme de DPC y University of London Computer Center. • Joan Soler, autor de un manual imprescindible para entender la gestión documental integrada en las organizaciones. • Miquel Térmens y el Grupo Preserva de la UB, impulsores de numerosas iniciativas para la divulgación de la PD. • Pau Waelder y Pau Alsina, de los estudios de art digital UOC.
  • 3. 3Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Objectivo del curso El curso de Preservación digital en 5 pasos está diseñado para aquellos profesionales que quieren poder tomar decisiones estratégicas sobre preservación de la información digital en sus organizaciones, convirtiéndolas en acciones tácticas. Se transmitirán las claves para dar respuesta integral para la gestión de fondos y colecciones de archivos, bibliotecas y museos, contemplando aspectos organizativos y técnicos.
  • 4. 4Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Capacitador Ciro Llueca es coordinador del PADICAT (Patrimonio Digital de Cataluña) en la Biblioteca de Catalunya (Barcelona, España). Profesor en la Universidad de Barcelona y la Universidad Pompeu Fabra, es consultor de Preservación Digital en la Universitat Oberta de Catalunya.
  • 5. 5Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Programa Jueves 26/09/2013, 9-17h 09:00h Bienvenida y presentación del curso y asistentes 09:30h ¿Qué sabemos de preservación digital? De un sermonario del S. XIII a Amen-amen.net. Fragilidad y obsolescencia de los documentos digitales. Preservación y mejora del contenido vs Respeto al look & feel original. 11:00h Pausa 11:20h #1 Diseñar una Estrategia Los tres pilares y las cinco fases de la preservación digital. Tras la coherencia con nuestras organizaciones y los aspectos legales. La toma de decisiones y su documentación. 13:00h Pausa 14:15h #2 Confiar en OAIS El largo camino a la ISO 14.721. Perdiendo el miedo a OAIS. Los paquetes de objetos y los metadatos. 17:00h Fin de la sesión
  • 6. 6Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Programa Viernes 27/09/2013, 9-17h 09:05h #3 Centrarse en la Ingesta Del antivirus a los permisos de acceso. Los formatos que más nos gustan. JHOVE, DROID, FITS y otras cosas impronunciables. 11:00h Pausa 11:20h #4 Seguir los Estándares Metadatos descriptivos, técnicos y estructurales. Esquemas cordero con piel de lobo. Algunos ejemplos que seguro nos van a ayudar. 13:00h Pausa 14:15h #5 Cooperar para Preservar Mi departamento, mi edificio, mi calle. Uno para todos, todos para uno. Intercambio de ideas y experiencias. 16:00h Evaluación del curso 17:00h Fin de la sesión
  • 7. 7Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 ¿Qué sabemos de preservación digital? Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 8. “Año 2054. Mis nietos (que no han nacido) están en el desván de mi casa (que no he comprado). Descubren una carta de 2007 y un CD-ROM. La carta dice que el CD tiene un documento en el que se da la clave para heredar mi fortuna (que no he ganado). Mis nietos sienten curiosidad, pero nunca han visto un disco compacto, salvo en viejas películas. Aun cuando localizaran un lector de disco adecuado, ¿cómo lograrían hacer funcionar los programas necesarios (como Microsoft Word) para interpretar el contenido?” “Si no fuera por la carta, mis nietos no sabrían que deben abrir el CD-ROM. La carta es legible, sin máquinas ni conocimientos a parte del propio idioma. Dado el carácter mudable de programas y circuitería, dentro de 50 años la única información legible será la carta.“ Jeff Rothenberg. “¿Son perdurables los documentos digitales?”. Investigación y ciencia, (marzo 1995). Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 9. • “Preserving digital information” (Research Libraries Group & Commission on Preservation and Access, USA, 1996) • “Digital preservation needs and requirements in RLG member institutions” (Hedstrom & Montgomery, 1998) • “Preservation in the digital world” (Yale University, USA, 1996) • “Long term preservation of electronic materials” (Joint Information Systems Committee & British Library, UK, 1996) • CEDARS Digital Preservation Project (Granger et al., 1998-2002) • CAMALEON (University of Leeds, UK, Rothenberg) • “PADI: Preserving Access to Digital Information” (National Library of Australia, 1996) • “Directrices para la preservación del patrimonio digital” (UNESCO, 2003) • “NEDLIB”, “E-Depot” & “DIAS” (Koninklijke Bibliotheek, DK, 1998- 2000) • “Kulturarw3” (Kungliga Biblioteket, SE, 1996) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 10. ¿Qué sabemos? (1/4) Tras diversos estudios y proyectos, no existe en la actualidad un sistema que cumpla todos los requisitos de preservación digital. Se combinan estrategias a medio plazo y actividades experimentales para garantizar el acceso a los documentos digitales. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 11. Actualización / Refreshing – Transferencia de datos de un soporte a otro – No preserva los datos, pero es un paso repetible e imprescindible par garantizar el acceso a éstos – ¿Qué previsión de vida tiene el nuevo soporte? (Keefer, Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 12. Migración – Transferencia de datos de un formato a otro – La estrategia más usada, aunque existe el riesgo de perder elementos del documento – Es una operación experimentada, no requiere conocimientos técnicos especializados – Es difícil programar la migración en objetos complejos, altera los documentos, y debe repetirse a lo largo del tiempo (Keefer, Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 13. Emulación – Simular el comportamiento del software original – La estrategia más respetuosa con el documento original – No requiere un seguimiento continuado del formato, soluciona la lectura para objetos complejos (bases de datos, etc.) – Existen pocas experiencias reales, los emuladores deben actualizarse, requiere conocimientos especializados ahora y en el futuro (Keefer, Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 14. Acciones complementarias: – Museo tecnológico: conservar todos los modelos, copias y piezas de reparación, para poder emular – Replicación: preservar múltiples copias digitales en línea, en formatos estándares (Castillo & Jorba, 2008) – Analogización: apostar por soportes de solvencia contrastada en preservación: papel, microformas, etc. – Arqueología digital: confiar en el futuro (Keefer, Gallart, 2007; Serra 2009) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 15. ¿Qué sabemos? (2/4) Existen dos acciones básicas de preservación digital, que habitualmente actúan combinadas: – Actualización de soportes – Migración de formatos Cualquier acción sobre el documento comportará problemas. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 16. Documentos primitivos: - información, + duración Documentos digitales: + información, - duración (Paul Conway. Preservation in the digital world, 1996. http://www.clir.org/pubs/reports/conway2 ) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 17. 1980-1990 Los responsables de preservación tradicional observan con preocupación el aumento de recursos digitales en sus fondos documentales. – Saben cómo preservar documentos analógicos, pero desconocen qué hacer con los nuevos soportes (CD- ROM, DVD, acceso en línea) y formatos (texto, imágenes, hipertexto, multimedia). “Disponemos de cintas de 1949 que suenan perfectamente, y otras de 1989 que se han perdido completamente” (Marc Kirkeby, Sony, en relación al acceso a 600.000 grabaciones miscales en cintas magnéticas) (Keefer & Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 18. Los servicios de información no han sido inmunes a los cambios tecnológicos y la irrupción de Internet: – Por una parte, deben integrar en sus colecciones recursos digitales, en formatos y soportes que no están consolidados. Han de hacerlo a gran escala. Son los documentos nacidos digitales (born digital). – Por otra, deben aprovechar las oportunidades del medio digital para difundir sus colecciones de documentos analógicos, y contribuir también a su preservación. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 19. A diferencia de la actuación tradicional, orientada a mantener el documento en su estado original, los documentos digitales deben ser modificados y transformados continuamente para que sigan siendo accesibles e inteligibles Se trata de preservación por alteración – Además de preservar una versión accesible y legible, los expertos recomiendan preservar la cadena de bits original (Keefer, Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 20. Propiedades de la preservación digital: – Es una serie de actividades, no técnicas aisladas. – La finalidad es la utilización futura de los documentos. – Se pretende conservar el documento físico, además de la información que contiene. (Keefer & Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 21. Aún existiendo capacidad técnica y voluntad institucional/empresarial de preservación digital, los recursos limitados obligan a las instituciones a establecer una política: – Necesidades y recursos de la institución – Intereses de los usuarios – Diferentes aspectos físicos e intelectuales (Keefer, Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 22. ¿Qué sabemos? (3/4) La estrategia requiere hallar el equilibrio entre la importancia relativa del documento y los factores de riesgo. Dedicaremos esfuerzos a preservar algunos documentos. Otros se perderán. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 23. ¿Actuación reactiva o proactiva? – La solución reactiva no es recomendable para objetos digitales: al detectar el error, es demasiado tarde – El “largo plazo” en objetos digitales es de 20 años (Waller, Sharpe, 2006) (Keefer, Gallart, 2007) 1986 1987 1996 2006 Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 24. ¿Actuación esporádica o continuada? – La solución esporádica permite alargar la vida de los documentos analógicos, pero difícilmente de los digitales – Las intervenciones digitales afectan al documento y a su descripción – La intervención continuada requiere financiación permanente (Keefer, Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 25. ¿Actuación u omisión? – El abandonamiento benigno (benign reglect) servía en algunos casos para salvar la vida del documento – En el entorno digital, el olvido es letal. Ha de ser legible el formato y también el soporte (Keefer, Gallart, 2007) Wordstar 1992 Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 26. ¿Actuación al crear el documento o en caso de deterioro? – Es recomendable, pese a los retos (creación de documentos descentralizada, inercia de los autores y las unidades) establecer pautas en la creación, y asesorar (selección de formatos, soportes, metadatos) (Keefer, Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 27. ¿Qué sabemos? (4/4) Debemos decidir: – Preservar el contenido, incluso mejorando la legibilidad o utilidad por medio de las tecnologías disponibles. – Mantener el recurso por preservación del aspecto y el comportamiento original, con las limitaciones consecuentes. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 28. 28Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 ¿Qué sabemos de preservació digital? • Tras diversos estudios y proyectos, no existe en la actualidad un sistema que cumpla todos los requisitos de preservación digital. Se combinan estrategias a medio plazo y actividades experimentales para garantizar el acceso a los documentos digitales. • Existen dos acciones básicas de preservación digital, que habitualmente actúan combinadas: actualización de soportes, y migración de formatos. Cualquier acción sobre el documento comportará problemas. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 29. 29Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 ¿Qué sabemos de preservación digital? • La estrategia requiere hallar el equilibrio entre la importancia relativa del documento y los factores de riesgo. Dedicaremos esfuerzos a preservar algunos documentos. Otros se perderán. • Debemos decidir entre preservar el contenido, incluso mejorando la legibilidad o utilidad por medio de las tecnologías disponibles; o bien mantener el recurso por preservación del aspecto y el comportamiento original, con las limitaciones consecuentes. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 30. 30Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #1 Diseñar una Estrategia Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 31. Diseñar una estrategia equivale a analizar, pensar, tomar decisiones y ponerlas por escrito. Decisiones como dar prioridad a los documentos nacidos digitales sobre los digitalizados; o en relación al tipo de permisos que damos a nuestros objetos digitales; o sobre las inversiones de nuestro presupuesto. La idea básica es que debemos asumir responsabilidades, no esperar al futuro para tomar decisiones que afectaran a nuestras colecciones, a nuestros procesos de trabajo, y a los usuarios o clientes. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 32. 2005. La Digital Preservation Coalition (DPC) detecta en un estudio que solo el 18% de les organizaciones (UK) tienen una política de PD. Otro estudio (Museums, Libraries, and Archives Council, MLA, 2005) detecta que únicamente el 23% tienen políticas PD. 2010. EU-Funded Planets detecta en un estudio en 200 organizaciones (UE) que el 48% tienen políticas, y el 47% de ellas tienen financiación para implementarla. Redactar una estrategia es un ejercicio que requiere tiempo de análisis, conocimiento de la organización y consenso en las decisiones, pero no dinero. (Brown, 2013) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 33. 33Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Sin problemas Acciones concretas Programa de PD Integración en flujos Participación total vs externalización Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Kenney & McGovern, 2003)
  • 34. 34Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 (Kenney & McGovern, 2003) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 35. Organización Políticas Procesos Declaraciones, misiones, mandatos Práctica de les unidades Planes Estrategias (Kenney & McGovern, 2003) (Sleeman & Pinsent, 2012) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 36. Tecnología Software & Hardware Formato y almacenaje Redes y seguridad Funcionalidades y flujos de trabajo Procesos, protocolos y documentación Habilidades técnicas y archivísticas Amenazas y obsolescencias Miedos y malentendidos (Kenney & McGovern, 2003) (Sleeman & Pinsent, 2012) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 37. Recursos Personal Tecnología Económicos (financiación, inversión, cambios) (Kenney & McGovern, 2003) (Sleeman & Pinsent, 2012) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 38. 38Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 1. Propósito 2. Contexto 3. Alcance 4. Principios de la política 5. Requisitos de la política 6. Estándares 7. Roles y responsabilidades 8. Comunicación 9. Auditoría 10. Revisión 11. Glosario Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013)
  • 39. 39Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 1. Propósito El documento debe establecer la función del texto, para qué ha sido redactado y con qué objetivos. “El objetivo de la Política de Preservación Digital del CIRCLE es asegurarse que se tomen medidas para garantizar la conservación a largo plazo de los contenidos digitales del repositorio. Esta política funciona com una guía autorizada para la conservación a largo plazo de los contenidos del depósito y proporciona un marco para guiar las prácticas de conservación”. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013)
  • 40. 40Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 2. Contexto Debemos poner en sintonía la política con los objetivos estratégicos de la organización y otras políticas relevantes, estrategias e iniciativas, normativa vigente, etc. También es el apartado donde relatar los esfuerzos y trabajos previos, como los programas de digitalización. “En el plan estratégico de 2004 y sus sucesivas ediciones, la BC se ha posicionado activamente para abordar esta nueva realidad (…) basaba en tres ejes su política de difusión y preservación del patrimonio digital: en primer lugar, la puesta en marcha de proyectos para digitalizar retrospectivamente sus colecciones analógicas, como la MDC (Memòria Digital de Catalunya), ARCA (Arxiu de Revistes Catalanes Antigues) y el proyecto Google Books. En segundo lugar, el diseño, creación y producción de PADICAT (Patrimonio Digital de Cataluña), un repositorio para el patrimonio nacido digital: las páginas web publicadas en Internet. En tercer lugar el diseño y creación de COFRE (COnservem per al Futur Recursos Electrònics), un instrumento de preservación en alta seguridad creado a partir de la propia experiencia”. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013)
  • 41. 41Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 3. Alcance Debemos definir a qué objetos afecta la política: a los producidos por la organización? Todos los que forman el fondo documental? Los nacidos digitales y/o los digitalizados? los documentos administrativos? “Según las directrices de IFLA/Unesco, la biblioteca pública tiene la responsabilidad particular de recopilar información local y de hacerla fácilmente accesible. Así, la Biblioteca Pública X Barcelona preservará la documentación local, incluyendo los fondos digitalizados”. (L. López PRID UOC, 2013) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013)
  • 42. 42Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 4. Principios de la política Debemos definir la estrategia genérica de preservación de la organización, los objetivos, acciones de preservación, y las responsabilidades principales. “La política de PD de la Yale University Library da soporte a la preservación de recursos digitales de las colecciones de la biblioteca. Estos recursos están sometidos a los mismos criterios (...) que otros recursos (...). Las decisiones se toman por selectores, curadores y bibliógrafos com expertos en valor del contenido...” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013) http://www.library.yale.edu/iac/DPC/revpolicy2-19-07.pdf
  • 43. 43Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 5. Requisitos de la política (1/3) Un apartado básico: - Creación y Gestión. Selección de formatos estándares y herramientas que ayuden a los creadores de los documentos para facilitar la posterior preservación. - Evaluación, Selección y Adquisición. Especialmente en la adquisición de ficheros externos a la organización: calendarios, procesos y normas, desde el creador al preservador, formatos, soportes y documentación. - Preservación. Aspectos de PD avanzada (entrega de cadenas de bits, objetos+metadatos, etc.) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013)
  • 44. 44Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 5. Requisitos de la política (2/3) - Acceso y reutilización. Tipos de accesos permitidos (¿público, restringido? ¿Redes internas o en línea? ¿Integración con otros sistemas? ¿Restricciones por derechos?) - Infraestructura. Software y hardware del sistema, interfaces de búsqueda y consulta, etc. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013)
  • 45. 45Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 5. Requisitos de la política (3/3) “¿Qué documentos pueden depositarse? - Texto, en formatos TXT, RTF, PDF, EPUB, FictionBook, ComicBook, HTML, XML, OpenDocument, PostScript (PS), DVI, LaTex. - Imágenes, en formatos JPG, PNG, SVG, TIFF. - Videos, en formatos Matroska (MKV, MKS y similares), MPG, OGG Theora. - Audio, en formatos FLAC, OGG Vorbis, MPC, Speex, MKA, WAV. - Sitios web, donde deberá incluir la URL del sitio que quiere depositar en el formulario.” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013) http://www.bibliotecanacional.gov.co/content/biblioteca-nacional-invita-al-dep%C3%B3sito-digital-voluntario
  • 46. 46Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 6. Estándares La política debe identificar los estándares (internos y externos) que se utilizaran, como OAIS, o los esquemas PREMIS, METS, MARC, ISAD(G). “Los objetos digitales de la BDH contienen metadatos descriptivos y metadatos de preservación (PREMIS). - De cada una de las obras digitalizadas se generan metadatos descriptivos en formato Marc XML (…) - Se generan además metadatos de preservación PREMIS que acompañen a los archivos master producidos en la fase de digitalización. (…) se muestra un esquema con la estructura de aquellos metadatos PREMIS que se incorporan a cada obra digitalizada (…) .Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013) http://www.bne.es/es/Catalogos/BibliotecaDigital/docs/P rocesoDigitalizacionBNE_10012011_version3.pdf
  • 47. 47Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 7. Roles y responsabilidades La asignación (y aceptación) de responsabilidades es crítica, determinando los roles de las unidades (que pueden ser múltiples, en empresas pequeñas). Debemos definir cómo se formará al personal implicado en el proceso. “1. El gobierno municipal se compromete a: a) Dotar a la administración de medios y recursos; b) Aprobar las normas (...). 2. El servicio de gestión: a) Definir las funcionalidades del sistema; b) Elaborar los instrumentos (...). 3. El personal: a) Cumplir las directrices; b) Actuar de acuerdo con el cuadro de clasificación(...)” (K. Munté PRID UOC, 2013)Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013)
  • 48. 48Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 8. Comunicación Estrategias y acciones de comunicación interna y externa para garantizar la correcta aplicación de la política. “La política será informada a los diversos agentes implicados en la intranet, por medio de presentaciones, newsletters y otros canales. Se publicitará en el sitio web. Se desarrollará un plan de comunicación revisable anualmente.(...)” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013) http://www.parliament.uk/documents/upload/digitalpreservationpolicy1.0.pdf
  • 49. 49Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 9. Auditoría Garantizar que sea aplicada la política, por medio de un sistema de auditoría o monitoreo, dependiendo de la cultura y tamaño de la empresa. “Nos comprometemos a la autoevaluación y auditorías como las definidas en el Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist (TRAC) (…)” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013) http://www.irss.unc.edu/odum/contentSubpage.jsp?nodeid=629
  • 50. 50Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 10. Revisión Debemos someter periódicamente la política a revisión, para detectar que siga vigente con el paso del tiempo. Una revisión recomendable es cada 2/3 anys. “Esta política y las acciones derivadas serán evaluadas regularmente para garantizar que sigan enmarcados en la misión y políticas de la biblioteca; usando recursos de manera efectiva; y adaptándose a la evolución de las tecnologías (…) al menos cada tres años.” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013) http://www.dartmouth.edu/~library/digital/about/policies/preservation.html?mswitch-redir=classic
  • 51. 51Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Partes de una política de preservación: 11. Glosario Como una política debe ser comprendida por no- especialistas, un glosario puede ayudar a la comprensión del argot técnico, así como de los acrónimos u otros conceptos propios de la cultura de cada organización. “- Metadatos de preservación. Metadatos destinados a ayudar a la gestión de la preservación de materiales digitales documentando su identidad, características técnicas, medios de acceso, responsabilidad, historia, contexto y objetivos de preservación. - Programa de preservación. Conjunto de disposiciones (y de los responsables de tomarlas) destinadas a garantizar la accesibilidad permanente a los materiales digitales. - Programas de dominio público. Programas informáticos que no están sujetos a derechos de autor o propiedad intelectual. - Refrescamiento. Proceso que consiste en copiar los datos de un soporte a otro sin cambiar su codificación, para evitar pérdidas de datos provocadas por el deterioro o el reemplazo de los me dios de almacenamiento.” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Brown, 2013) http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf
  • 52. 52Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #1 Diseñar una Estrategia • El contexto económico actual es magnífico para la elaboración de políticas de preservación digital, porque técnicamente pueden redactarse sin tener en cuenta la financiación de nuestras organizaciones. • Debemos analizar nuestras organizaciones, pensar qué les conviene para garantizar le acceso a los documentos, a largo plazo, tomar decisiones, y ponerlas por escrito, buscando el consenso y la participación de los agentes implicados en los procesos de trabajo. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 53. 53Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #2 Confiar en OAIS Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 54. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 55. El modelo OAIS (Open Archival Information System) fue desarrolladp por el Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS: NASA et al.), y se convirtió en la norma ISO 14.721. - Diversos precedentes 1997, 1999, draft ISO 2000 - Blue Book 650.0-B-1, 01/2002 (ISO 14.721:2003) http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1s.pdf - Magenta Book 650,0-M-2, 06/2012 (ISO 14.721:2012) http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf 2 funciones básicas: Preservar & Proveer acceso a la información Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 56. (Gladney 2006, citat per Keefer & Gallart 2007) No ofrece un diseño específico de arquitectura, es una hoja de ruta. “Vehículo de cuatro ruedas, capaz de transportar entre dos y ocho personas con una velocidad posible de 130 km/h y un espacio para equipaje y con prestaciones para que el viaje sea más agradable (radio, aire climatizado, asientos cómodos…)” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 57. El objetivo del OAIS es que la información llegue al futuro y sea comprensible por parte de los futuros usuarios. 6 responsabilidades (1/3): - Establecer criterios para determinar qué materiales son apropiados para incluir en el archivo. Una vez establecidos, motivar a los productores. “Negociate for and accept appropiate information from I-producers” - Obtener suficientes derechos de propiedad intelectual para autorizar a los procesos necesarios para los objetivos de preservación. “Obtain sufficient control of information inorder to meet long term preservation objectives” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 58. 6 responsabilidades (2/3): - Caracterizar a los usuarios primarios de la información archivada, para cumplir la futura responsabilidad. “Determine the scope of the archive’s user community” - Garantizar que la información pueda ser comprensible por parte de la comunidad de usuarios, per medio de información de contexto, descripción de la estructura del formato, explicaciones de cómo fue creada, etc. “Ensure that preserve information is independentily understandable to the user community (... Understood by uses without assistance of the information producers” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 59. 6 responsabilidades (3/3): - Seguir las políticas y los procesos documentados y claros para la preservación y por la diseminación de copias autentificadas. “Follow documental policies and procedures to ensure information is preserved (...) and to enable...” - Hacer accesible la información para la comunidad de usuarios. “Make the preserved information available to the user community” Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 60. 3 partes: Entorno, Mecanismos internos, Objetos - Entorno, donde se describen las 3 entidades que constituyen el entorno (producer, management, consumer). - Mecanismos, donde se describen los 6 servicios del modelo (ingest, archival storage, data management, preservation planning, access, admin). - Objetos, construido sobre el concepto del paquete de información (Information package), que contiene el objeto digital y sus metadatos, en 3 variantes: SIP (submission), AIP (archival), DIP (dissemination). Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 61. 3 partes: Entorno, Mecanismos internos, Objetos - Entorno, donde se describen las 3 entidades que constituyen el entorno (producer, management, consumer). - Mecanismos, donde se describen los 6 servicios del modelo (ingest, archival storage, data management, preservation planning, access, admin). - Objetos, construido sobre el concepto del paquete de información (Information package), que contiene el objeto digital y sus metadatos, en 3 variantes: SIP (submission), AIP (archival), DIP (dissemination). Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 62. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Los productores transfieren el objeto y los metadatos mínimos por medio de un “acuerdo de depósito” Los consumidores forman parte de la comunidad de usuarios, reciben el objeto en el formato de difusión, y los metadatos. Los gestores planificarán, marcarán políticas, y con los administradores, gestionarán el día a día
  • 63. 3 partes: Entorno, Mecanismos internos, Objetos - Entorno, donde se describen las 3 entidades que constituyen el entorno (producer, management, consumer). - Mecanismos, donde se describen los 6 servicios del modelo (ingest, archival storage, data management, preservation planning, access, admin). - Objetos, construido sobre el concepto del paquete de información (Information package), que contiene el objeto digital y sus metadatos, en 3 variantes: SIP (submission), AIP (archival), DIP (dissemination). Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 64. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Se valida y se prepara el PI Se protege y actualiza el PI Se gestiona y se supervisa el día a día Se da acceso al PI Se mantienen los metadatos Se vigila y se planifica
  • 65. 3 partes: Entorno, Mecanismos internos, Objetos - Entorno, donde se describen las 3 entidades que constituyen el entorno (producer, management, consumer). - Mecanismos, donde se describen los 6 servicios del modelo (ingest, archival storage, data management, preservation planning, access, admin). - Objetos, construido sobre el concepto del paquete de información (Information package), que contiene el objeto digital y sus metadatos, en 3 variantes: SIP (submission), AIP (archival), DIP (dissemination). Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 66. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Objeto digital + metadatos (productor) Objeto digital + metadatos (gestor + automatizables) Objeto digital + metadatos (gestor), según necesidades de los usuarios El Objeto y los MD pueden ir unidos (zip, o xml si es texto lineal), o bien creando un enlace persistente entre ambos.
  • 67. 67Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #2 Confiar en OAIS • OAIS es un modelo, un esquema, que puede ayudar a definir qué mecanismos y procesos debemos seguir en un sistema de preservación digital. • El paquete de información contiene el objeto digital y los metadatos que afectan a la su descripción, relación con otros objetos, y aspectos técnicos, administrativos y de preservación. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 68. 68Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #3 Centrarse en la Ingesta Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 69. El 90% de la PD se produce en el momento de la Ingesta, cuando el objeto depositado –y sus metadatos– se integra en el sistema. Es el momento donde se desarrollan 3 acciones básicas: - Se valida que el fichero és legible y seguro. - Se escoge el formato en que preservaremos el objeto. - Se obtienen los permisos. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 70. Pasos del proceso: 1. Antivirus 2. Fijación 3. Identificación del formato 4. Validación de formato 5. Extracción de metadatos del entorno 6. Extracción de metadatos específicos del formato 7. Almacenaje en archivo digital Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Sleeman & Pinsent, 2012)
  • 71. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Basado en Sleeman & Pinsent, 2012) Recibimos el soporte Log recepción Conectamos el soporte Antivirus Fijación Copia a sistema local Validación fijación Antivirus Metadatos técnicos Metadatos descriptivos Almacenaje Validación fijación
  • 72. Las herramientas que nos ayudan: 1. Fijación (Checksum checker) 2. Antivirus (AVG) 3. Identificación de formato (DROID +[PRONOM]) 4. Validación de formato (JHOVE, XENA) 5. Extracción de metadatos del entorno (NLNZ Metadata Extractor Tool, CINCH) 6. Extracción de metadatos específicos del formato 7. Almacenamiento en archivo digital (scripts propis) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Sleeman & Pinsent, 2012) http://bd.ub.edu/preservadigital/
  • 73. Existen numerosos toolkits o paquetes de programas, en continua evolución. - FITS (File Information Tool Set, .us) - Archivematica (.ca, .us) - RODA (.pt) - JISC DP Console (.uk) - Drambora (.uk) - Servicios comerciales - OCLC, Portico, Safety Deposit Box Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Sleeman & Pinsent, 2012)
  • 74. ¿Què hay dentro de un sistema de preservación? • Un espacio de trabajo virtual • Un espacio donde se depositan los ficheros digitales, y allá son procesados, preservados y entregados a los usuarios • Herramientas y software para gestionar objetos • Una base de datos para grabar las acciones • Espacio de almacenaje para objetos y metadatos • Un mecanismo de entrega, que puede estar separado del archivo Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Sleeman & Pinsent, 2012)
  • 75. Los soportes (1/5) La composición “en capas” de los soportes, en los cuales se graban (una vez y otra) los datos por medio de un proceso magnético pueden causar envejecimiento precoz, que puede provocar errores en su lectura. Algunos factores de degradación son controlables por la institución: Flexibilizando los criterios de compra, que pueden dificultar la adquisición de material de alta calidad (precio); Promoviendo el cambio en la inercia o reticencia de las maneras de trabajar; Facilitando la capacidad técnica o económica para efectuar cambios en el entorno físico. (Keefer, 2012) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 76. Los soportes (2/5) Factores de degradación – Temperatura y humedad – Baja calidad de los materiales originales – Baja calidad del proceso de fabricación – Falta de controles ambientales en la fabricación, transporte y almacenaje – Proximidad a campos magnéticos – Sucieda, polvo… en el entorno – Introducción de bacterias, hongos – Mal estado de los equipos de grabación y de lectura (Keefer, 2012) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 http://www.dpworkshop.org/dpm-eng/oldmedia/chamber.html
  • 77. Los soportes (3/5) Esperanza de vida según condiciones ambientales (humedad relativa y temperatura): (Basado en Jones & Beagrie, 2001, p. 130) Soporte 25 h.r. / 10 C 40 h.r. / 20 C 50 h.r. / 28 C D3 cinta magnética 50 años 15 años 1 años DLT cinta magnética 75 años 15 años 1 años CD/DVD 75 años 20 años 2 años CD-ROM 30 años 3 años 3 años
  • 78. Los soportes (4/5) Pero lógicamente, con los soportes debemos tener en cuenta los procesos de preservación de los documentos analógicos: – Baja manipulación. – Temperatura y humedad constantes. – Condiciones lumínicas. – Insectos, desastres naturales, robos o pérdidas. – Control de acceso. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Establishing a central repository…, p. 16-17 http://www.library.cornell.edu/imls/image%20deposit%20guidelines.pdf)
  • 79. Los soportes (5/5) Acceso y almacenaje: - Carpetas bien organizadas, estructura arbórea, nombres y fechas claras. – Un mínimo de 2 copias en dos soportes diferentes, de calidad fiable, alejadas entre si. – Etiquetaje cuidadosos (mínimos: impresiós de pantalla para obtener un sumario, que acompaña a las copias externas al PC.) – Almacenaje seguro. – Nuevas copias cada 5 años, como mínimo. (Keefer, 2012) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 www.digitalpreservation.gov
  • 80. Los formatos (1/6) Existen ca. 16.000 formatos (NARA) – Texto (doc, rtf, pdf, xsd, ps) – Imagen (jpeg, gif, png, psd, tif) – Audio (wav, mp3, aac) – Video (wmv, avi, rm, mpg) – Hoja de cálculo (xls, xsc) – Estadística (SPSS) – Diagrama o diseño (Visio, AutoCAD) – Bases de datos (SQL, MySQL, Oracle, Access) – Presentaciones (ppt) – Páginas web, etc. (Bates et al., 2006, citado por Keefer & Gallart, 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 81. Los formatos (2/6) La elección de un formato puede condicionar: – La selección o no del recurso para ser preservado. – El método usado para su preservación. – La facilidad de recuperar y visualizar el documento. – El tipo de uso posible en el futuro. – El coste de la preservación. (Keefer, 2012) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 82. 82Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #3 Centrarse en la ingesta TIFF Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Los formatos (3/6)
  • 83. 83Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Tipo documento Preservación Acceso Texto impreso BN/grises (libros, revistas) TIFF 300 dpi JPEG, PDF 150 dpi Texto impreso color (manuscritos, libros ilustrados) TIFF 300 dpi JPEG, PDF 150 dpi Fotografías, mapas TIFF o JPEG2000 500 dpi JPEG, PDF 300 dpi Sonoros WAVE o BWF MP3 Audiovisuales MPEG2 o AVI MPEG2 Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Los formatos (4/6)
  • 84. 84Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #3 Centrarse en la ingesta http://data-archive.ac.uk/create-manage/format/formats-table Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Los formatos (5/6)
  • 85. Los formatos (6/6) La importancia de elegir un formato: – Formato estándar, reconocible por una amplia gama de programas (.txt) – Formato propietario con una gran base de clientes, que puedan llegar a incentivar económicamente las soluciones (.doc) – Formato propietario de difusión limitada (.dxf) (Keefer, 2012) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 86. Los permisos (1/8) El sistema de preservación digital debe tener en cuenta diversos aspectos legales: – Propiedad intelectual – Legalidad de los contenidos – Privacidad – Transparencia y derecho de acceso a la información Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 87. Los permisos (2/8) Las leyes de propiedad intelectual vigentes en la mayoría de los países obligan a obtener permisos de los propietarios de los derechos morales y/o materiales para publicar en los repositorios (de acceso abierto), i en qué términos. Los profesionales disponemos de buenos y suficientes argumentos para convencer a nuestros usuarios de la buena fe de los repositorios. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 ¿Por qué el Internet Archive colecta los sitios web de Internet? La mayoría de las sociedades dan importancia a las herramientas que logran la preservación de su cultura y su patrimonio. Sin ello, la civilización no tiene memoria y no existe un mecanismo para aprender de sus éxitos y fracasos. (…) La misión (…) es crear una biblioteca de Internet para investigadores, historiadores y eruditos (Vives, 2005)
  • 88. Los permisos (3/8) La propiedad intelectual de una obra literaria, artística o científica corresponde a su autor por el solo hecho de su creación. Dos tipos de derechos: Personales & Patrimoniales Habitualmente, los derechos de las obras creadas por trabajadores de una organización como parte de su trabajo, pertenecen a la organización: centros de investigación, centres docentes, museos y servicios de información, etc. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 89. Los permisos (4/8) Existen obras no sujetas a derechos de explotación: • Obras de autor conocido muerto > 80 a. (.es) • Fonogramas, audiovisuales, radiofónicas > 50 a. (.es) • Fotografías > 25 a. (.es) Los derechos morales no caducan nunca. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 90. Los permisos (5/8) En las obras huérfanas no se puede localizar al titular de los derechos: • Búsqueda diligente (criterios a unificar) • Bases de datos, catálogos comerciales • Licencias colectivas por países (agencias de derechos) “La tarea de identificar y contactar con los titulares de derechos representa el coste más alto en los proyectos de preservación digital. La mayoría ni responden a la solicitud”. (Laura Campbell, Library of Congress, 2006, citada por Keefer & Gallart 2007) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 91. Los permisos (6/8) Es recomendable que cada objeto depositado en el sistema incluya de manera clara las posibilidades de uso del documento. Existe la posibilidad del embargo (temporal, por IP, etc.). Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 http://www.zaragoza.es/ciudad/usic/
  • 92. Los permisos (7/8) Si no hi hay un marco genérico que lo regule, el creador del documento debe expresar por escrito su consentimiento para: • Depósito del documento • Transformación técnica para preservación • Comunicación pública o restringida Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 V de Preservación para las acampadas http://diplomaticapuntcat.blogspot.com.es/2011/06/v-de-preservacion-para-las-acampadas.html
  • 93. Los permisos (8/8) En los documentos nacidos digitales que se incluyen en los repositorios de acceso abierto se estan usando ampliamente las licencias Creative Commons. Con ellas, el autor determina a priori los usos que se pueden hacer de su obra. A partir de 4 condiciones se elaboran 6 licencias, desde la más permisiva a la más restrictiva. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 http://creativecommons.org/
  • 94. 94Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #3 Centrarse en la Ingesta • El 90% de la PD se produce en el momento de la Ingesta, cuando el objetoe depositado –y sus metadatos– se integran en el sistema. • Es el momento cuando se desarrollan 3 acciones básicos: • Se valida que el fichero es legible y seguro. • Se elige el formato en que preservaremos el objeto. • Se obtienen los permisos. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 95. 95Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #4 Seguir los Estándares Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 96. 96Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 ¿Para qué sirven los metadatos? (1/2) • Para ayudar a hallar documentos que son potencialmente interesantes para los usuarios. • Para ayudar a los usuarios a comprender, y a utilizar el documento. • Para informar a los usuarios de cómo y cuándo fue creado el documento, qué procesos ha pasado, cambios, y su relación con otros documentos. • Para informar de las restricciones de uso que pueda tener el documento. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 97. 97Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 ¿Para qué sirven los metadatos? (2/2) • Para describir sus características técnicas. • Para preservar su contenido, garantizando su autenticidad. • Para empaquetar y transmitir información. • Para tener presencia en sistemas mayores. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 98. 98Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 99. 99Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Tipos de Metadatos Descriptivos Técnicos Técnicos Administrativos PreservaciónEstructurales
  • 100. 100Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Metadatos descriptivos Title. La Verónica con la Santa Faz Creator. El Greco (Doménikos Theotokópoulos, 1541-1614) Subject. Renacimiento, Manierismo, El Greco, La Verónica Description. Entre las figuras más interesantes de los primeros años toledanos destaca esta Verónica con la Santa Faz que El Greco repitió en varias ocasiones sin apenas aportar elementos diferenciadores. Dates. Ca. 1580 Format. Oleo sobre lienzo. 71 x 54 cm Source. Museo de Santa Cruz (Toledo) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 101. 101Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Metadatos técnicos FileName. 123545_veronica.jpg FileSize. 956 kB FileType. JPEG FileModifyDate. 2013:05:25 13:00:03 +02:00 MIMEType. image/jpeg ImageHeight. 450 ImageWitdh. 600 ResolutionUnit. inches XResolution. 96 YResolution. 96 Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 102. 102Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Metadatos administrativos Creator. El Greco (Doménikos Theotokópoulos, 1541-1614) Publisher. Museo de Santa Cruz (Toledo, España) Rights. Ministerio de Cultura (España) AccessRights. Todos los derechos reservados DateCopyrighted. 1961 License. Puede ser reeditado por el Editor (Publisher) Metadatos administrativos Creator. Rachel Whetstone (photographer) Publisher. Google Inc. Rights. Google Inc. AccessRights. User can dowload acces copy only DateCopyrighted. 2013 License. May be reprinted by publisher only for Google Art Project (2013-2023) Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 103. 103Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Metadatos de preservación ObjectIdentifierType. hdl ObjectIdentifierValue. Msc.mcu.es/depo.hnd.09601 ObjectCategory. file PreservationLevelValue. Total MessageDigest. 36b03197ad066cd719906c55eb68ab8d Size. 20800896 FormatName. Image/tiff FormatVersion. 6.0 FormatRegistryName. PRONOM CreatingApplicationName. Adobe Photoshop CreatingApllicationVersion. CS2 DateCreationByApplication. 2013-05-25T13:03:02 Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 104. 104Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Metadatos estructurales RelationshipType. Estructural RelationshipSubType. Está incluido en: MCU/MSC/Greco RelatedObjectIdentificationType. Repositorio local RelatedObjectIdentificationValue. R86178 LinkingIntellectualEntityIdentifierType. MCU/MSC LinkingIntellectualEntityIdentifierValue. 2013-86178 Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 105. 105Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Dublin Core El Dublin Core (1995) es el estándar más usado, especialmente su versión cualificada. Prácticamente todos los softwares de gestión documental o repositorios lo incluyen o soportan. Consta de 15 elementos descriptivos: –Título, creador, materias y palabras clave, descripción, editor, contribuciones, fecha, tipo de recurso, formato, identificador, fuente, lengua, cobertura, gestión de los derechos. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 106. 106Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 MODS Metadata Object Description Schema (MODS), desarrollado en 2002 por la Library of Congress para colecciones bibliográficas, deriva de MARC21. La última versión data de 2012 (3.4). Descriptivamente, es más rico que DC, pero más sencillo y amigable que MARC. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 107. 107Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 METS Metadata Encoding and Transmission Standard, creado por la Library of Congress para codificar metadatos descriptivos, administrativos y estructurales. Se expresa en XML. Su estructura comprende Cabecera, Descriptivos, Administrativos, Fichero, Mapa Estructurales, Enlaces Estructurales, Comportamiento. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 <mets:fileSec> <mets:fileGrp USE="MASTER"> <mets:file MIMETYPE="image/tiff" GROUPID="G1" ID="f0178m"> <mets:FLocat LOCTYPE="URL" xlink:href="http://lcweb4.loc.gov/afc999005/AFS_300_A-734_B/0178.tif"/> </mets:file> </mets:fileGrp> </mets:fileSec>
  • 108. 108Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 PREMIS Preservation Metadata: Implementation Strategies, actualmente desarrollado la Library of Congress para codificar metadatos técnicos (técnicos, administrativos y de preservación). La última versión es de 2012 (2.2) Su estructura comprende 5 grupos de etiquetas: Entidad intelectual (contenido que puede describirse como una unidad); Objeto (técnicos); Evento (Administrativos); Agente (Administativos); y Derechos. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 109. 109Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Metadatos de preservación ObjectIdentifierType. hdl ObjectIdentifierValue. Msc.mcu.es/depo.hnd.09601 ObjectCategory. file PreservationLevelValue. Total MessageDigest. 36b03197ad066cd719906c55eb68ab8d Size. 20800896 FormatName. Image/tiff FormatVersion. 6.0 FormatRegistryName. PRONOM CreatingApplicationName. Adobe Photoshop CreatingApllicationVersion. CS2 DateCreationByApplication. 2013-05-25T13:03:02 Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 http://www.loc.gov/standards/premis/UnderstandingPREMIS_espanol.pdf
  • 110. 110Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 FRBR Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR) define un modelo de relación entre documentos bibliográficos diferentes, que son fruto de una obra artística o cultural. La última revisión es de 2009. - Obra - Expresión - Manifestación - Ítem Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Obra: El lago de los cisnes, de Chaikovski - Expresión 1: El ballet en el teatro Bolshoi 1877 - Expresión 2: El ballet en el Novedades 2010 - Expresión 3: La música, dirigida por Karajan y intepretada por la Vienna Philharmonic Orchesta, grabada en 1965 - Manifestación 1: LP de 1965, por Decca - Manifestación 2: CD de 1999, por Decca - Ítem 1: depositada en la BNP.
  • 111. 111Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 ISAD(G) General International Standard Archival Description, creada por la International Council on Archives. La última versión es de 1999 (2nd). 26 elementos, es aplicable especialmente en documentación archivística. Habitualmente se integra en el Encoded Archival Description (EAD). Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 112. 112Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 EAD Encoded Archival Description (EAD) . La última versión es de 2002. Compatible con ISAD(G), contiene 146 elementos. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 113. 113Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 VRA Core Estándar para descripción de obras visuales, especialmente usado en museos. Creado por Visual Resources Association. La última versión es 2007 (4.0). Se define como un sistema para describir a 3 niveles (obras, imágenes, colecciones). Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 114. 114Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 La elección de los metadatos • Partiremos de los estándares, y nos aproximaremos a nuestras necesidades locales, teniendo en cuenta las expectativas (participación en supracatálogos, etc.) • Serem generosos en la aceptación de metadatos, pero muy restrictivos en marcar los obligatorios. • Existen herramientas informáticas que nos ayudaran a extraer MD automáticamente de los ficheros. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 115. 115Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 Metadatos mínimos Work.record. W02568 Work.agent. El Greco (Doménikos Theotokópoulos, 1541-1614) Work.date. Ca. 1580 Work.location. Museo de Santa Cruz (Toledo, España) Work.title. La Verónica con la Santa Faz Work.worktype. Pintura (arte visual) Image.record. I07459 Image.relation. Imagen de W02568 Image.title. Vista frontal con marco Image.worktype. Imagen digital Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 116. 116Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #5 Seguir los Estándares • El uso de metadatos (descripción, comportamiento técnico, requisitos legales y de preservación, relación con otros documentos) es básico para favorecer el uso de los documentos. • Seguir los estándares, a la vez que adaptarlos a las necesidades de nuestra organización, es esencial para operar en un mundo conectado. • En la elección de los MD, seremos generosos aceptando etiquetas, pero muy restrictivos marcando obligatorios. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 117. 117Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013 #5 Cooperar para preservar Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 118. 118Preservación digital: 5 reglas para tomar decisiones. Ciro Llueca. 25 de mayo de 2013Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 “El nacimiento del CBUC fue fruto de diversas cosas, de la oportunidad de la amistad, del momento histórico, pero sobretodo es hijo de la voluntad (...) de tener presente que para mejorar no basta con mejorar solo nuestra casa, sino que hay que mejorar todo el edificio en que vivimos y si podemos también la calle” Lluís Anglada
  • 119. En 2007 encargó un informe para garantizar la preservación de los documentos depositados en sus repositorios. El informe finaliza con una serie de recomendaciones para el CBUC y las instituciones participantes: 1. Determinar para cada repositorio qué nivel de preservación se quiere garantizar 2. Acordar y documentar las prácticas sobre obtención de autorizaciones 3. Acordar y documentar las prácticas para comprobar la integridad de las obras 4. Establecer recomendaciones para crear paquetes (objetos + metadatos administrativos y técnicos) 5. Decidir un calendario para implementar el almacenamiento de archivo Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 http://www.recercat.net/handle/2072/4078 (Keefer & Gallart, 2007)
  • 120. 6. Colaborar con un mínimo de 2 instituciones para disponer de una red de réplicas anti-desastre, y de una caja fuerte oscura. 7. Solicitar al socio tecnológico que se someta a certificación y que aplique la normativa 8. Elaborar y publicar la política de preservación 9. Cooperar con alguna red internacional de prestación de servicios para garantizar la preservación 10. Definir una estrategia de vigilancia tecnológica para controlar la evolución de la tecnología Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 http://www.recercat.net/handle/2072/4078 (Keefer & Gallart, 2007)
  • 121. El colectivo bibliotecario acepta como un hecho imposible que una sola institución pueda afrontar todas las exigencias de preservación digital. Más allá de confiar en la fiabilidad a largo plazo de los servicios comerciales, se debe fomentar la creación de centros sin ánimo de lucro: • Digital Preservation, California Digital Library • European Archive • UK Data Archive • Metarchive.org Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 (Keefer & Gallart, 2007)
  • 122. Metaarchive Una red de instituciones que tienen interés en preservar de una manera efectiva y a bajo coste algunos de sus conjuntos de datos. Para hacerlo proponen hacer copias de los datos creados entre sus instituciones. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 123. Metaarchive Usa el programario LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe). Software muy utilitzado desde hace años y que ha demostrado su efectividad. En un servidor la institución conserva (en abierto) tesis de otras universidades y viceversa. En caso de pérdida o corrupción de ficheros el sistema los recupera de la red. El coste por miembro es de 1.000 USD + servidor 10.000 USD. Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013
  • 124. 124Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Per saber más: Adrian Brown (2013). Practical digital preservation: a how-to guide for organizations of any size. Oxford: Facet. Alice Keefer & Núria Gallart (2007). La preservación de recursos digitales: el reto para las bibliotecas del siglo XXI. BCN: UOC. Joan Soler (2008). La preservación de los documentos electrónicos. Barcelona: UOC. Miquel Térmens (2013). Preservación digital. Barcelona: EPI- UOC. UNESCO (2003). Directrices para la preservación del patrimonio digital. Canberra: UNESCO. http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf
  • 125. 125Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Per saber más: Anne R. Kenney & Nancy Y. McGovern (2003). “The five organizational stages of digital preservation”, Digital libraries: a vision for the 21st Century: a festschrift in Honor of Wendy Lougee on the Occasion of her Departure from the University of Michigan. http://quod.lib.umich.edu/cgi/t/text/text- idx?c=spobooks;idno=bbv9812.0001.001;rgn=div1;view=text;cc= spobooks;node=bbv9812.0001.001%3A11 Miquel Térmens (2009). “Investigación y desarrollo en preservación digital: un balance internacional”. El profesional de la información, 18(6), p. 613-624. http://bd.ub.edu/pub/termens/docs/Investigacion- preservacion-EPI.pdf
  • 126. 126Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Per saber más: Jeff Rothenberg (1995). “¿Són perdurables los documentos digitales”, Investigación y ciencia, n. 222 (mar). http://www.investigacionyciencia.es/investigacion-y- ciencia/numeros/1995/3/son-perdurables-los-documentos- digitales-5508 Eugènia Serra, Karibel Pérez & Ciro Llueca (2011). “La Biblioteca de Catalunya i l’accés al patrimoni digital”, Métodos de Información (MEI), 2a època, vol. 2 (2), p. 5-20. http://www.metodosdeinformacion.es/mei/index.php/mei/artic le/viewFile/IIMEI2-N2-005020/738
  • 127. 127Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Per saber más: Brian F. Lavoie (2004). The Open Archival Information System reference model: introductory guide: technology watch report. London: OCLC; DPC. www.dpconline.org/docs/lavoie_OAIS.pdf OAIS (2012). Reference model for an Open Archival Information System (OAIS): CCSDS 650.-0-M-2: magenta book. Washington: Consultative Committee for Sapce Data Systems, 2012. http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf Josep Vives (2005). “Aspectos de propiedad intelectual en la creación y gestión de repositorios institucionales”. El profesional de la información, 2005, julio-agosto, v. 15, n. 4, pp. 267-278. http://eprints.rclis.org/6505/1/267.pdf
  • 128. 128Preservación digital en 5 pasos. Ciro Llueca. UNMSM septiembre 2013 Preservación digital en 5 pasos Ciro Llueca (cllueca@gmail.com) #1 Diseñar una estrategia #2 Confiar en OAIS #3 Centrarse en la ingesta #4 Seguir los estándares #5 Cooperar para preservar ¡Gracias per vuestra cooperación!

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