Come gestire al meglio il tempo a disposizione nelle organizzazioni e nella vita di tutti i giorni
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1. nella complessità delle relazioni
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SOLUZIONI:
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b) Imparare a defin...
Certamente...
Se si saprà gestire il tempo in maniera più
organizzata, si potranno raggiungere i
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Per ottenere ciò è importante:
a) Saper programmare con cura le proprie attività
1. in base alla giornata, alla settimana,...
Per ottenere ciò è importante:
b) La scelta delle priorità in base a:
1. Le eventuali scadenze
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Cercando di essere più
efficienti ed efficaci
Per essere più efficienti:
1. Agenda con overview del cosa e del quando,
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Benefici
Benefici:
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Benefici:
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Esistono purtroppo molti ostacoli che rendono la gestione del nostro tempo
meno efficiente.
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 Interruzioni - Molto spesso, mentre stiamo cercando di portare a termine
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insormontabili. Molto spesso la difficoltà maggiore sta nel
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Perché lavorare per obiettivi?
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Ad esempio voglio fare un viaggio in una città
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C’è poi il tempo imposto da particolari contesti:
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Per sapersi organizzare al meglio e saper pianificare occorre sapere che ci sono
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Ogni spazio temporale va pianificato prima che inizi: una precisa giornata va
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 Per una corretta programmazione è inoltre importante avere la
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Le nuove tecnologie provocano spesso una situazione di over
communication: le email, gli sms, le telefonate sono solo alcu...
 La delega consiste nell’affidare una responsabilità specifica
attraverso l’autorizzazione dell’esecuzione di un compito ...
La delega parziale e la delega totale
 Nella delega parziale si vanno a delegare solo alcune parti di un’attività
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In conclusione
 Alcune regole importanti nella gestione del tempo:
• Assegnare uno spazio temporale ad ogni compito cerca...
 Sapersi proteggere dalle variabili esterne che ci fanno perdere tempo
 Cercare di non abbandonare un compito in corso
...
La gestione del tempo
La gestione del tempo
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La gestione del tempo

Corso sulla gestione del tempo
Published on: Mar 4, 2016
Published in: Health & Medicine      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - La gestione del tempo

  • 1. Come gestire al meglio il tempo a disposizione nelle organizzazioni e nella vita di tutti i giorni
  • 2.  Ciò che riuscite a portare a termine nel corso della giornata, dipende dalla vostra motivazione, dalla vostra energia, dalla vostra capacità, dalle vostre qualità e da altre risorse disponibili ma anche e soprattutto dal tempo.  Poiché ci sono molti impegni, è importante prendere in considerazione la programmazione strategica e tattica del tempo a vostra disposizione per gestire al meglio la vostra giornata.  La gestione del tempo non deve essere considerata come un freno al vostro lavoro, bensì come un modo per gestire in maniera intelligente e pratica il vostro lavoro che risulterà così più facile, più rapido e sicuramente più soddisfacente.
  • 3. Le cause di una cattiva gestione del tempo si possono ricercare: 1. nella complessità delle relazioni si vive oggi in un sistema sociale complesso in cui gli aspetti relazionali sono determinanti ma anche impegnativi 2. nella complessità degli interessi all'interno delle organizzazioni gli interessi delle parti in gioco sono molti, diversificati e difficili da gestire 3. nel moltiplicarsi degli stimoli ambientali l'ambiente circostante è sempre più ricco di informazioni e suggestioni ed è sempre più difficile sapersi orientare 4. nell'evoluzione tecnologica oggi la tecnologia è la padrona incontrastata nella vita di molti
  • 4. Ecco allora due possibili SOLUZIONI: a) Saper elaborare una corretta pianificazione delle mie attività b) Imparare a definire delle priorità …ma come?
  • 5. Certamente... Se si saprà gestire il tempo in maniera più organizzata, si potranno raggiungere i seguenti risultati:  maggiore efficienza nello svolgimento della propria attività  maggiori e più soddisfacenti successo  una migliore qualità della vita in generale
  • 6. Per ottenere ciò è importante: a) Saper programmare con cura le proprie attività 1. in base alla giornata, alla settimana, al mese, all'anno attraverso un'attenta gestione della nostra agenda cartacea e/o elettronica 2. in base ad ogni singolo progetto/attività abituandosi a farlo già dai progetti e dalle attività più semplici 3. in base alle scadenze previste dal team sicuramente quelle ufficiali ma anche quelle "ufficiose” 4. in base agli obiettivi aziendali personali e del gruppo di lavoro 5. in base alla complessità dell'attività propria e complessivamente del gruppo con cui si lavora 6. in base ad eventuali apporti per ogni singola attività collaboratori e strumenti a propria disposizione
  • 7. Per ottenere ciò è importante: b) La scelta delle priorità in base a: 1. Le eventuali scadenze personali e del gruppo di lavoro o dell'azienda 2. L'importanza dell'attività da svolgere (per il team/azienda) in termini di obiettivi da raggiungere e qualità delle performance personali 3. La complessità dell'attività in relazione al tempo dedicato bisogna saper calcolare in modo corretto l'impegno che in termini di tempo ogni attività comporta per poter gestire al meglio le nostre potenzialità
  • 8. Cercando di essere più efficienti ed efficaci
  • 9. Per essere più efficienti: 1. Agenda con overview del cosa e del quando, dettagli-generale, breve-medio-lungo periodo 2. Software per meglio gestire il proprio tempo (es. Outlook) 3. Agende cartacee ed elettroniche
  • 10. Per essere più efficaci: a) considerare il tempo come una risorsa da gestire cercando di conoscere i propri limiti fisici e magari i momenti in cui siamo in grado di offrire le migliori performance b) considerare le tendenze naturali nell'impiego del tempo saper usare strategicamente le pause per ottenere informazioni oppure sapere utilizzare i momenti di minor confusione per curare meglio i particolari di certe attività c) considerare la posizione personale in azienda conoscere la propria posizione in azienda per poter eventualmente essere in grado di delegare d) considerare la propria job description saper distinguere all'interno del proprio mansionario le attività importanti da quelle "decisive”
  • 11. Per essere più efficaci: e) considerare finalità ed aree chiave dei risultati finalità proprie e dell'azienda ma soprattutto saper riconoscere i punti decisivi o le fasi decisive nel raggiungimento di un obiettivo importante f) considerare obiettivi e compiti per area saper distinguere le proprie responsabilità e i propri compiti da quelli altrui g) considerare compiti elefante, le priorità saper distinguere i compiti più importanti da quelli più gravosi h) considerare l'Analisi mensile dell'impiego del tempo e degli obiettivi raggiunti per area e la Pianificazione del tempo mensile per area in funzione di nuovi obiettivi saper "spalmare” la propria attività su periodi più lunghi tenendo conto degli obiettivi da raggiungere e di quelli che si andranno, a seguito dell'attività sviluppata, a costituire
  • 12. Benefici
  • 13. Benefici: a) sentire la differenza tra porsi obiettivi e raggiungerli a livelli elevati Oggi più che mai viene preso in considerazione dalle organizzazioni il livello delle performance del personale attraverso degli indicatori di performance ma anche nella vita di tutti i giorni è importante migliorare costantemente il livello e la qualità dei nostri risultati b) riuscire a selezionare e assegnare priorità a Obiettivi/Attività Questa è una delle caratteristiche più apprezzate a livello manageriale ma diviene sempre più importante in un'ottica di crescita personale c) avere una base per la delega dei compiti e per il controllo È sempre un vantaggio avere la possibilità di poter delegare e controllare lo svolgimento delle attività ma bisogna saper utilizzare intelligentemente questo vantaggio attraverso una reale condivisione d) ottimizzare il tempo dedicato ai momenti-perditempo anche i momenti meno importanti possono diventare decisivi
  • 14. Benefici: e) capacità di difendersi dai ladri del tempo saper trasformare in opportunità i momenti che ci vengono sottratti dai cosiddetti ladri del tempo "ti posso rubare due minuti...” f) comunicare con gli altri in maniera più incisiva ottimizzando i tempi si può comunicare in maniera più efficace perché una comunicazione efficace prevede sempre un'ottimizzazione dei tempi g) sviluppare atteggiamenti più flessibili verso il cambiamento cioè ricercare il cambiamento e non opporsi al cambiamento favorisce sicuramente una crescita personale e professionale h) vivere con più soddisfazione e meno stress i risultati positivi non possono che far crescere la voglia di fare meglio ricercando l'eccellenza nel più breve tempo possibile
  • 15. i criteri di urgenza ed importanza, definire le priorità
  • 16. Esistono purtroppo molti ostacoli che rendono la gestione del nostro tempo meno efficiente. Eccovi di seguito alcuni esempi degli ostacoli più frequenti e provate a pensare quali vi riguardano:  Obiettivi non chiari - É difficile colpire un bersaglio ad occhi chiusi, ed allo stesso modo è difficile raggiungere una meta se questa non è chiara e specifica.  Disorganizzazione - É facile prendere atto del fatto che una scrivania sia in disordine, ma non è altrettanto facile rendersi conto che forse non si è ben organizzati mentalmente nell'espletamento dei propri compiti.  Incapacità a dire “no” - Noi tutti desideriamo aiutare il prossimo quando ci chiedono il nostro aiuto, ma bisognerà sempre tenere bene in considerazione che il tempo dedicato agli altri sarà tempo che toglieremo dai nostri obiettivi primari
  • 17.  Interruzioni - Molto spesso, mentre stiamo cercando di portare a termine qualcosa di molto importante, veniamo interrotti dallo squillo del telefono. Molto spesso queste telefonate, non solo hanno il potere di distoglierci dal vostro lavoro, ma anche di interrompere il nostro ragionamento al quale di frequente non si riesce poi a ritornare facilmente o con lo stesso impegno, si perde cioè la concentrazione.  Altri impedimenti - Noi tutti amiamo comunicare ed incontrare altre persone, tuttavia, in momenti inopportuni, la conversazione con altre persone può significare un'interruzione indesiderata in quanto ci costringe ad interrompere il nostro lavoro e spostare quindi la nostra attenzione ad altri argomenti.  Tempi morti - Pur pensandoci continuamente molto impegnati, esistono sicuramente momenti della giornata nei quali non stiamo realmente facendo nulla. Cercare di riconoscere ed individuare questi momenti della nostra giornata, contribuirà in maniera determinante ad ottimizzare questi tempi per l'impiego degli stessi in qualcosa magari di più costruttivo.
  • 18.  Troppe questioni alla volta - Nella maggioranza dei casi, i nostri impegni non sono di routine. Essi richiedono pertanto una certa dose di concentrazione. Quando proviamo ad occuparci di troppe cose alla volta, è comune che una o più di esse ne risenta in termini di risultati.  Stress e fatica - Ognuno di noi avrà provato dello stress in diverse occasioni ed è anche vero che molti di noi funzionano meglio quando è presente un certo livello di stress. D'altro canto, una dose eccessiva di stress potrà creare un ostacolo alla nostra produttività sul lavoro, nonché a livello mentale e fisico.  Troppo lavoro e poco svago - Molte persone di successo sanno bene come bilanciare la giusta dose di lavoro con momenti di svago. Nei casi in cui il lavoro prende il sopravvento nella vita di una persona, è stato riscontrato che non solo il fisico non ha il tempo di recuperare fisicamente e mentalmente, ma che si rischia di compromettere anche i valori più importanti della vita come la famiglia e gli amici.
  • 19.  Gli ostacoli che dobbiamo spesso affrontare non sono insormontabili. Molto spesso la difficoltà maggiore sta nel riconoscere l'esistenza degli ostacoli e come essi influiscano sulla gestione del tempo a vostra disposizione.  Solo quando si saranno identificati gli ostacoli essi diverranno superabili.  Di seguito troverete alcune strategie da utilizzare per superare gli ostacoli appena esaminati
  • 20. Perché lavorare per obiettivi? Attraverso un obiettivo possiamo dare una direzione alle nostre attività ed individuare la finalità delle nostre azioni. Gli Obiettivi sono:  Specifici Quando un obiettivo risulta troppo vago si rischia di non sapere mai come raggiungerlo realmente oppure quando in realtà lo avrete già raggiunto. Siate certi quindi di avere ben chiaro quello che volete ottenere.  Misurabile Quando un obiettivo risulta misurabile, saprete con certezza come raggiungerlo e quando lo raggiungerete.
  • 21. quando ci alleniamo per superare una difficoltà e riusciamo nell'intento il risultato non è casuale ma frutto di un continuo e "sudato” miglioramento.
  • 22. solo attraverso gli obiettivi possiamo valutare le nostre reali capacità. Avere un obiettivo ci permette di calibrare correttamente le attività da svolgere eliminando il superfluo ma soprattutto diminuendo drasticamente le perdite di tempo. È oggi dimostrato che il semplice fatto di definire degli obiettivi aiuta a raggiungerli.
  • 23. Vediamo ora quali sono le caratteristiche di un obiettivo: è necessario considerare il fatto che un obiettivo deve essere  preciso,  tempificato,  permettere lo svolgimento di un'azione,  efficace ed efficiente.
  • 24. Gli americani sostengono che l’obiettivo debba essere S.M.A.R.T. e cioè:  Specifico cioè deve essere chiaro e preciso  Misurabile cioè deve essere quantificabile  Attraente cioè deve stimolare il desiderio del raggiungimento del risultato  Tempificato cioè deve indicare chiaramente fasi e tempistiche
  • 25. Ad esempio voglio fare un viaggio in una città d’arte,  dovrò saper dove andare (S)  quanto dista dalla mia città (M)  permettermi di soddisfare il mio desiderio di vedere opere d’arte (A)  ed infine sapere quando e per quanto tempo viaggiare (T)
  • 26.  Un’attività è per noi urgente quando è vicina la sua scadenza ed è chiaro perciò come l’unico parametro di valutazione sia il tempo.  Un’attività è per noi importante quando gli attribuiamo un valore secondo gli effetti e le conseguenze che si possono verificare nel farla oppure no.  Il valore che noi gli attribuiamo può essere personale (importante per noi o la nostra famiglia) o aziendale (importante per l’azienda per cui lavoriamo, i clienti o per motivi economici).
  • 27. Un famoso generale e presidente americano Eisenhower inventò la matrice urgenza-importanza per valutare nel modo più oggettivo possibile quanto un'attività fosse urgente e quanto importante
  • 28. 1. Si devono fare è importante unire metodo e attenzione per i dettagli 2. Non si devono ignorare è importante prima negoziare il tempo dell'attività (ad esempio ci viene chiesto di fare qualcosa) bisogna concordare se ci serviranno 5 minuti o 2 ore, poi programmare una data ed un orario magari nell'agenda personale ed nel caso limite in cui non ci sono spazi in agenda delegare ad altre persone 3. Si tratta di perdite di tempo Ecco alcune possibilità: prendere tempo molte situazioni si dissolveranno da sole, saper dire di no, delegare ad altri, metterle in agenda perché se anche sembrano cose banali nel tempo possono diventare importanti (ad esempio, pagare il bollo auto) 4. Sono attività importanti e talvolta strategiche bisogna saper programmare e pianificare con cura ed attenzione e dedicare buona parte del proprio tempo
  • 29. 1. All'inizio del secolo scorso Pareto dimostro attraverso il Diagramma ABC che l'80% dei fenomeni trova origine solo in un 20% di cause e viceversa un 20% di questi fenomeni trova origine in un 80% di cause. 2. Se consideriamo il tempo possiamo notare come l'80% del nostro tempo produce il 20% dei risultati e solo il 20% produce praticamente tutto il valore che creiamo. 3. Siamo portati a pensare che le priorità siano legate all'urgenza mentre in realtà sono legate ad un'altra variabile: la criticità. 4. Diventa allora importante in qualsiasi attività fare una verifica delle criticità che possano provocare pericolosi rischi al nostro lavoro ed affrontarle per prime
  • 30. È poi necessario considerare le attività strategiche quelle che potranno avere un impatto sul futuro (ad esempio, se studio la lingua inglese non ho un vantaggio immediato se lavoro in Italia ma nel tempo può diventare importante nella ricerca o svolgimento di attività all'estero). Infine non sono da dimenticare le attività focalizzate (ad esempio, se ho un'indole commerciale sarebbe importante che studiassi l'inglese commerciale per avere più opportunità. Bisogna comunque ricordare che quando svolgiamo delle attività prioritarie non ci devono essere interruzioni e nemmeno distrazioni che possano inficiare il nostro lavoro, bisogna insomma difenderci dai "ladri del tempo”.
  • 31. Spesso ci troviamo a dover negoziare il tempo con altre persone in azienda o nella quotidianità personale. Ci sono 3 tipologie di tempo: a) Il tempo imposto dal sistema ad esempio, il traffico che ci procura ritardi: il tempo è spesso elevatissimo e i margini di negoziabilità minimi b) Il tempo imposto dagli altri è il tempo che ci viene richiesto da colleghi oppure parenti: dobbiamo attendere il lavoro o l’attività di altri per poter essere operativi, in questo caso però almeno crescono i margini di negoziabilità c) Il tempo che governiamo da soli abbiamo noi il presidio su questo tempo ed organizzandoci efficacemente possiamo ottenere risultati straordinari
  • 32. C’è poi il tempo imposto da particolari contesti: in questo caso è importante organizzarsi in modo tale che non vada ad inficiare in toto le nostre attività. Mi capita spesso viaggiando nelle ore di punta di dover scegliere tra la tangenziale e strade secondarie, molte volte opto per le seconde allungando in percorso ma con la certezza di arrivare in tempo utile. Quando il nostro tempo è vincolato dagli altri è sicuramente necessario negoziare ma soprattutto avere chiare le priorità ma poi è importante saper gestire i nostri interlocutori con adeguate tecniche di comunicazione.
  • 33. Per sapersi organizzare al meglio e saper pianificare occorre sapere che ci sono spazi temporali di breve termine come la giornata, l’ora, la mezz’ora, il minuto che dipendono un po’ dal lavoro di ognuno di noi e spazi temporali di lungo termine come la settimana, il mese, l’anno oppure gli anni. Negli spazi temporali di breve termine dobbiamo imparare a focalizzarci sui dettagli, negli spazi temporali di lungo termine è invece importante concentrarsi sulle questioni generali.
  • 34. Ogni spazio temporale va pianificato prima che inizi: una precisa giornata va pianificata almeno con un giorno di anticipo così come la settimana successiva va pianificata nei giorni della settimana precedente, il mese successivo almeno qualche settimana prima e la stessa cosa vale per l’anno successivo che andrebbe pianificato almeno qualche mese prima. Lo strumento di cui dotarsi può essere una semplice agenda ma oggi esistono software e programmi vari che ci aiutano e molto nel lavoro , io ad esempio sono affezionato a google calendar che permette a me ed ai miei colleghi di organizzare al meglio le attività.
  • 35.  Per una corretta programmazione è inoltre importante avere la massima sicurezza sulla possibilità di incontrarsi anche se talvolta ci costa molto: ad esempio negoziare il giorno e l’ora di un incontro può essere difficile ma se questa difficoltà triplica per tre incontri magari in una settimana possono nascere dei problemi di organizzazione.  In casi come questo diventa importante saper proporre un incontro attraverso il giorno l’ora ed il luogo magari più comodo.  Ancora una volta, lo strumento più efficace diventa la nostra agenda e più saremo dettagliati e precisi meglio affronteremo eventuali intoppi.
  • 36. Le nuove tecnologie provocano spesso una situazione di over communication: le email, gli sms, le telefonate sono solo alcuni esempi. In questi casi è importante sapersi dare dei tempi ben precisi: un’ora per email, 10 minuti per sms ecc. ma soprattutto saper quantificare con precisione i tempi di riunione poiché a volte possono dilatarsi a dismisura. Il nostro più grande nemico è però la nostra incapacità di dire no, non posso oppure non ho tempo in questo momento. Certe attività molto dettagliate necessitano poi di strumenti di controllo. Per non perdere tempo diventa fondamentale utilizzare software adeguati o checklist. Ad esempio mentre sto scrivendo utilizzo il controllo ortografico e spero che funzioni sempre ...
  • 37.  La delega consiste nell’affidare una responsabilità specifica attraverso l’autorizzazione dell’esecuzione di un compito o attività.  Saper delegare è una delle capacità che meglio ci permette di gestire, dove possibile, il tempo a nostra disposizione. Un mio vecchio responsabile sosteneva che “delega non significa scarica barile..” con questo intendeva quanto fosse importante intendere la delega come uno strumento utilizzato per l’ottimizzazione di un’attività non per scaricare qualcuno di una sua responsabilità.  Il destinatario della delega deve quindi essere una persona in grado e motivata a svolgere una determinata attività.
  • 38. La delega parziale e la delega totale  Nella delega parziale si vanno a delegare solo alcune parti di un’attività trasferendo la responsabilità ad uno o più soggetti (nel caso di un gruppo di lavoro) nella delega totale si vanno a trasferire a questi soggetti tutte le responsabilità dell’attività con una successiva valutazione dei risultati.  Con il delegato si possono concordare le modalità di lavoro, le linee guida, le scadenze ma soprattutto gli strumenti da utilizzare.  Si possono quindi concordare le tappe di verifica e monitoraggio con le relative tempistiche, il tutto nell’ottica di una valutazione dei risultati e delle performance personali.  È importante sottolineare come la delega si basi su di un rapporto di fiducia e quando qualcosa non funziona è importante verificare i feedback, analizzare gli errori e concordare le azioni di miglioramento.
  • 39. In conclusione  Alcune regole importanti nella gestione del tempo: • Assegnare uno spazio temporale ad ogni compito cercando il più possibile di rispettarlo • Avere un approccio operativo basato su obiettivi e risultati piuttosto che solo sui compiti • Utilizzare un metodo coerente e calibrato sul raggiungimento degli obiettivi • Saper fare dei bilanci periodici del tempo dedicato alle attività • Saper distinguere ciò che può essere trattato rapidamente e ciò che richiede una preparazione più approfondita in termini di informazioni o documentazione
  • 40.  Sapersi proteggere dalle variabili esterne che ci fanno perdere tempo  Cercare di non abbandonare un compito in corso  Fare un controllo periodico dell’uso del proprio tempo  Dare un valore temporale ed economico alle proprie attività  Pianificare in anticipo le attività prioritarie ma saper riservare del tempo per gli imprevisti  Saper regolare i tempi di riflessione sul compito da svolgere, il metodo da utilizzare e sugli elementi a nostra disposizione  Avere un metodo nel prendere decisioni anche quelle più delicate  Analizzare i compiti da realizzare e ragionare in termini di priorità  Conoscere i propri limiti ma anche le proprie capacità in termini di efficienza e di efficacia  Fare un’attività alla volta ma fare attività di tipo diverso alternando tempi di riflessione, tempi di operatività e tempi di socializzazione  Utilizzare una buona agenda e programmi o software per agevolare il nostro lavoro cercando di immagazzinare più informazione possibile.

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