Prevención de
pérdidas
Merma, Robo hormiga
¿Qué significa
Prevención de
Pérdidas?
Es el proceso de identificación de vulnerabilidades de una empresa, considerando és...
La prevención de pérdidas, está íntimamente
ligada a la administración de crisis y la
planeación para continuidad de negoc...
¿Cuáles son los requisitos para llevar a cabo una estrategia
de prevención de pérdidas?
El principal requisito, es la conc...
¿Cómo se instrumenta un programa efectivo de prevención
de pérdidas?
La agenda de riesgos, implica el identificar todos aq...
Políticas y procedimientos: exige que exista
una serie de reglas escritas y conocidas por el
personal, para asegurar el cu...
Tecnología: el uso adecuado de diversas herramientas acorde a cada negocio, debe
considerarse para complementar los puntos...
¿Qué tipo de tecnología considera un programa de estos?
La tecnología viene avanzando día con día y
cada empresa, debe ide...
¿Qué aspectos de tipo legal se deben considerar?
El aspecto legal es importante, no solo por lo que implica el ejercer acc...
La prevención de pérdidas debe considerar el manejo legal de lo anterior, así como otros
aspectos que conllevan a pérdidas...
¿Qué capacitación al personal en general contempla un
programa de prevención de pérdidas?
La capacitación va al parejo co...
¿Cuáles son los errores típicos en los que se incurren al no
llevar a cabo un programa efectivo de control de pérdidas?
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LAS MERMAS Y SU CONTROL INTERNO
Tomaremos como base el estándar mundial emitido por
“El Committee of Sponsoring Organizat...
Se deben lograr los siguientes objetivos, los cuales se cumplen con la
existencia de cinco elementos estructurales y relac...
Para lograr los cuatro objetivos anteriores, las empresas deberán
organizar su control interno bajo los siguientes compone...
3. Actividades de control.
Hace referencia a los controles que
realmente existen para minimizar los
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4. Información y Comunicación.
El proceso de retroalimentación que debe existir dentro
de la empresa, y entre esta y su me...
5. Monitoreo.
Se refiere al seguimiento permanente que se
debe hacer, por parte de la administración y
los órganos de cont...
Las grandes pérdidas de los pequeños robos
El control del stock y sus movimientos es una de
las actividades más tediosas ...
En caso de no poseer TPV, igualmente con la más simple caja registradora, pueden
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LADRONES DE AFUERA
Definir el perfil y las características del agresor, así como los métodos que utiliza. Sin caer
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Establecer una norma que impida al personal la
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Lograr la colaboración del personal de la empresa, no involucrado en tareas de
seguridad y vigilancia, para que realicen u...
LADRONES DE ADENTRO
De acuerdo a estudios realizados mundialmente, está determinado que el que produce la mayor
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LADRONES DE ADENTRO
1.
Limitar el número de entradas y salidas.
2.
El ideal es un mismo punto de entrada y salida de
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7. Utilizar un software de control de acceso adecuado a las necesidades y que tengan la
posibilidad de archivar fotografía...
14. Organizar e instruir al personal respecto a una política adecuada sobre la reparación de los
paquetes, envoltorios y e...
AGRADECEMOS TU ATENCIÓN
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El proceso de control de confianza forma parte del
sistema de profesionalización de una empresa, cuyo
propósito es fortale...
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FUENTE
Nelson Díaz Muñoz
Prevención de pérdidas
Antonio Gaona Rosete
manualdeseguridad.com.mx
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Prevencion de perdidas

Published on: Mar 4, 2016
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Prevencion de perdidas

  • 1. Prevención de pérdidas Merma, Robo hormiga
  • 2. ¿Qué significa Prevención de Pérdidas? Es el proceso de identificación de vulnerabilidades de una empresa, considerando éstas, desde la integridad de sus empleados y/o clientes, sus procesos de negocios, hasta las condiciones físicas y entorno de sus instalaciones, para determinar los riesgos que pueden impactarlas y, entonces determinar el impacto de cada riesgo así como la evaluación de la pérdida. No se debe confundir con control de mermas, los dos conceptos deben verse como un binomio necesario para soportar el alcance de los objetivos del negocio. Ejemplificando este binomio, tenemos que control de merma, atiende temas como el robo interno o externo como uno de los elementos base de ésta, pero cuando se considera que un asalto violento, reporta no solo una pérdida de activos, sino que resalta hasta el tener una pérdida de vida o la perdida de ventas por el cierre de la operación, en tanto se lleva a cabo la intervención de la autoridad, es que vemos la necesidad de contar con los dos conceptos bien claros, definidos e implantados. Se considera que esta forma de entender la prevención de pérdidas, está evolucionando, de manera que dejemos de ver este tema como algo superficial, y lo entendamos en toda la gama de oportunidades que esta presenta para ir blindando nuestros procesos y operaciones.  enterpriseprotective.mx
  • 3. La prevención de pérdidas, está íntimamente ligada a la administración de crisis y la planeación para continuidad de negocios. Cuando escuchamos el término de prevención de pérdidas, pensamos que contempla únicamente el delito de robo de mercancías, ¿qué otro tipo de situaciones se incluyen? Lo impresionante del concepto, es que este es tan amplio en su alcance como consideremos la complejidad de los procesos de una operación y la forma en que la empresa determina que es una pérdida. Este concepto se sustenta en una conciencia y visión de empresa, que busca hacerse más eficiente, mediante la identificación de sus vulnerabilidades y tomando los riesgos considerando el prevenir pérdidas.  enterpriseprotective.mx
  • 4. ¿Cuáles son los requisitos para llevar a cabo una estrategia de prevención de pérdidas? El principal requisito, es la conciencia de la alta administración, sobre la necesidad de anticipar, prevenir y/o mitigar lo que su empresa considera como una pérdida. Cada negocio debe identificar lo que puede impactar a su personal, sus operaciones y sus activos. El segundo, es que una vez que la dirección decide que este proceso debe ser parte de su plan de negocios, debe plantear junto con los principales directivos o colaboradores, la agenda de riesgos de su empresa. Pueden considerarse desde situaciones delictivas como el fraude, el abuso de confianza, el robo de información, el secuestro, la extorsión, o bien condiciones de riesgo como un incendio, inundación, terremoto o huracán. Asimismo situaciones donde la pérdida de un ejecutivo sea crítica para la organización o una sanción por incumplimiento de una normativa implique cierre, multas sanciones o un acto de corrupción. No importa el tamaño del negocio, todos podemos sufrir pérdidas. El qué tanto podemos sobrellevarlas, depende de cómo las hayamos prevenido para poder mitigarlas.  enterpriseprotective.mx
  • 5. ¿Cómo se instrumenta un programa efectivo de prevención de pérdidas? La agenda de riesgos, implica el identificar todos aquellos riesgos que pueden impactar tanto en la estrategia como en la operación y dimensionar la probable pérdida que se tendría. Ya habiendo hecho esto, es posible determinar el plan de acción para prevenir o mitigar el impacto. La implantación de un programa debe basarse en un modelo que considera los siguientes elementos: • • • • Personal Políticas y Procedimientos Infraestructura Tecnología  enterpriseprotective.mx
  • 6. Políticas y procedimientos: exige que exista una serie de reglas escritas y conocidas por el personal, para asegurar el cumplimiento de las acciones tendientes a prevenir pérdidas, de nada sirve tenerlas si la cultura de la empresa, contempla el desobedecerlas o el que no haya consecuencias por su incumplimiento. Personal: implica la responsabilidad y acciones del personal de la empresa, en todos los niveles de la organización, para que dependiendo de la naturaleza del negocio y el nivel del personal, implante las acciones necesarias y suficientes para prevenir pérdidas. No es necesario contar con especialistas, cuando es el mismo personal quien muchas veces constituye la causa misma de la vulnerabilidad.  enterpriseprotective.mx
  • 7. Tecnología: el uso adecuado de diversas herramientas acorde a cada negocio, debe considerarse para complementar los puntos anteriores. No son un fin sino un medio para lograr esto. El ejemplo es el uso de cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV), que puede funcionar tanto como un factor disuasivo, hasta como memoria de eventos. No obstante, si no se tiene claridad respecto de la utilidad misma del equipo y, quien lo va a utilizar, esta inversión se vuelve una pérdida en sí. Infraestructura: requiere el contar con instalaciones que cumplen las normas y condiciones de seguridad, y que estas se mantienen en este estado de cumplimiento. A la vez, envía una señal de que hay orden y autoridad en la empresa, asimismo, facilita el cumplimiento de los planes de prevención, evitando que una infraestructura débil o inadecuada sea la vulnerabilidad misma. Esto no implica instalaciones costosas pero si el que no sean riesgosas.  enterpriseprotective.mx
  • 8. ¿Qué tipo de tecnología considera un programa de estos? La tecnología viene avanzando día con día y cada empresa, debe identificar de qué manera, podrá aportar o soportar elementos, para asegurar sus procesos mediante su implementación. La tecnología para la prevención de pérdidas puede ir desde un control de acceso para sus instalaciones, hasta sistemas avanzados para identificar mercancía en tránsito. Primero debe definirse qué y para qué de la tecnología, para luego buscar a un especialista y encontrar la mejor solución. El peor error es buscar a un especialista cuando aún no tengo identificado mi riesgo. El tipo de tecnología adecuado a cada empresa, dependerá del tipo de riesgos y la finalidad del equipo para reforzar los criterios de prevención de pérdidas, siendo relevante, que la mala selección del equipo o el no utilizarlo para lo que se definió, se vuelve una pérdida en sí.  enterpriseprotective.mx
  • 9. ¿Qué aspectos de tipo legal se deben considerar? El aspecto legal es importante, no solo por lo que implica el ejercer acción en contra de quién cometió actos deshonestos siendo empleado, como por ejemplo quién cometió un fraude, sino también, el cómo proceder con un delincuente que se detiene en flagrancia en nuestras instalaciones. Vuelvo a mencionar al CCTV, como un equipo que aporta cantidad de beneficios, si este se usa adecuadamente, como es el caso cuando no solamente se utiliza para determinar fallas en algún proceso, sino como una herramienta para medir eficiencias. Asimismo, funcionara como un disuasivo, no solo para prevenir pérdidas sino para otro tipo de acciones negativas. Al final, redunda como una herramienta para memoria de eventos.  enterpriseprotective.mx
  • 10. La prevención de pérdidas debe considerar el manejo legal de lo anterior, así como otros aspectos que conllevan a pérdidas. Se reitera el comentario, donde se señala que éste, es un proceso integral de toda la organización para identificar las vulnerabilidades y condiciones que pueden representar pérdidas, su evaluación y su manejo. Esto incluye el contemplar y comprender el impacto legal, que trae el incumplimiento de normas de autoridad, mismas que implican sanciones, multas, paro de operaciones, que a su vez representan pérdidas para la empresa.  enterpriseprotective.mx
  • 11. ¿Qué capacitación al personal en general contempla un programa de prevención de pérdidas? La capacitación va al parejo con las situaciones y condiciones que se determinaron que pueden generar una pérdida y, esto implica desde capacitar para hacer más eficientes los procesos naturales de operación o administración, hasta temas más especializados como planes para manejo inclusive de desastres naturales.  enterpriseprotective.mx
  • 12. ¿Cuáles son los errores típicos en los que se incurren al no llevar a cabo un programa efectivo de control de pérdidas? El primer error, consiste en creer que tu negocio no tiene riesgo alguno, que estos solo impactan en los negocios grandes o que tu operación esta tan bien llevada, que no puede haber condición alguna de pérdida. El segundo error, es el considerar que control de merma y prevención de pérdidas son lo mismo, lo que te lleva a pensar, que si controlas la merma, evitarás todo tipo de pérdida. El tercero, es pensar que un plan de prevención de pérdidas implica un gasto enorme, cuando en realidad, debe ser una inversión planeada y perfectamente alineada con la estrategia de negocios.  enterpriseprotective.mx
  • 13. LAS MERMAS Y SU CONTROL INTERNO Tomaremos como base el estándar mundial emitido por “El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”, que recopiló opiniones y conceptos de diferentes especialistas, y emitió los componentes más relevantes en el desarrollo del control interno dentro de las organizaciones.  enterpriseprotective.mx
  • 14. Se deben lograr los siguientes objetivos, los cuales se cumplen con la existencia de cinco elementos estructurales y relacionados entre sí. Objetivos del control interno sobre las mermas: 1. Protección de los inventarios sujetos a la disminución por las mermas. 2. Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa relacionada con las mermas. 3. Efectividad y eficacia en las operaciones relacionadas con la disminución de las mermas. 4. Cumplimiento a las normas, políticas, procedimientos establecidos en las organizaciones para disminuir el efecto negativo de las mermas.  enterpriseprotective.mx
  • 15. Para lograr los cuatro objetivos anteriores, las empresas deberán organizar su control interno bajo los siguientes componentes: 1. Ambiente de control. Hace referencia a la cultura corporativa de control que debe existir en una organización para disminuir las acusas de las mermas relacionadas con: • • • • • • • Integridad y valores éticos de sus empleados. Competencia para la acción. Filosofía Administrativa y estilo de dirección. Estructura Organizacional. Asignación de Autoridad y Responsabilidad. Política de Recursos Humanos. Comités de Auditoría u otros relacionados con las mermas. 2. Evaluación de Riesgos. Examen de factores internos y externos que impiden el logro de los objetivos de disminución de mermas. • • • • • • • • Objetivos Institucionales. Objetivos Específicos. Identificación de riesgos. Probabilidad de ocurrencia. Impacto. Análisis de Riesgos. Mitigación de causas de riesgo. Riesgo residual.  enterpriseprotective.mx
  • 16. 3. Actividades de control. Hace referencia a los controles que realmente existen para minimizar los riesgos por mermas que enfrentan los inventarios. Controles sobre: • • • • • • • Los empleados. Los contratistas. Los vigilantes. Las operaciones. La información financiera. La existencia de normas, políticas, procedimientos, instructivos, leyes, regulaciones, códigos, que controlen la merma. Competencia del personal. Segregación de funciones.  enterpriseprotective.mx
  • 17. 4. Información y Comunicación. El proceso de retroalimentación que debe existir dentro de la empresa, y entre esta y su medio ambiente en relación con las mermas. • • • • • • • • • • Sistemas de información. Información crítica. Canales. Comunicaciones internas. Comunicaciones externas. Apoyo a la ejecución de los procesos. Autorización. Registro. Custodia. Conciliación. - Controles de acceso. - Conciliación. Tipos de Control: • • • Preventivos/Detectados/Correctivos. Manuales / Automatizados. Gerenciales.  enterpriseprotective.mx
  • 18. 5. Monitoreo. Se refiere al seguimiento permanente que se debe hacer, por parte de la administración y los órganos de control, auditoría interna y revisoría fiscal, para evaluar la efectividad del sistema de control interno. • • • • • • • • Supervisión concurrente. Evaluaciones independientes. Alcance y frecuencia. Quiénes evalúan. Proceso de evaluación. Metodología / documentación. Plan de acción. Reportes de deficiencias. La integración de los objetivos de control interno con sus correspondientes elementos facilitará el control sobre las mermas.  enterpriseprotective.mx
  • 19. Las grandes pérdidas de los pequeños robos El control del stock y sus movimientos es una de las actividades más tediosas y la más cara en términos de personal y tiempo afectado dentro de las empresas. Para ello, la tecnología electrónica ha hecho su aporte para dotar a las empresas de innumerables recursos de administración que permiten conocer las tan temidas diferencias de stock. Los Terminales de Punto de Venta (TPV), también conocidos como escaners, ayudan al cometido con una confiabilidad casi absoluta y los informes producidos por el sistema indican qué es lo que ha sido abonado en caja, en número de artículos y referencia de los mismos analizando, con respecto a los bienes que se han recibido oportunamente, cuál es la pérdida. Este -en apariencia- inofensivo estilo delictivo, se ha transformado en un tema más que preocupante para los empresarios quienes comienzan a ver una importante merma en sus utilidades Como todos los años, las empresas de cualquier tamaño organizan en un determinado período de tiempo, el correspondiente balance anual en el que se constatan las entradas y salidas, compras y ventas, pérdidas y ganancias.  enterpriseprotective.mx
  • 20. En caso de no poseer TPV, igualmente con la más simple caja registradora, pueden establecerse por familias o secciones, las pérdidas ocasionadas. Pese a que en este caso, los errores de marcado, las promociones y rectificaciones de precios y otros factores humanos de operación, disminuyen en forma importante la fiabilidad y la exactitud de los resultados obtenidos. Pero mayor o menor sofisticación mediante, es posible obtener información valorizada y cuantificada que permita -después de un minucioso examen - tener una definición más cabal sobre qué artículos se perdieron en el inventario ya sea por un mal manipuleo (pérdidas por averías), o por faltantes de stock (pérdidas por hurto). Las pérdidas económicas que se desprenden de estas últimas, son motivos de verdadera preocupación para los empresarios y que exige además de mejoras en las actividades de control, mecanismos preventivos y disuasorios de este tipo de delitos.  enterpriseprotective.mx
  • 21. LADRONES DE AFUERA Definir el perfil y las características del agresor, así como los métodos que utiliza. Sin caer en actitudes prejuiciosas o discriminatorias es posible definir perfiles y actitudes características que pueden divulgarse entre los empleados y el personal de vigilancia para que puedan detectar a estos individuos y comunicar su presencia con rapidez, lo que redundará en una tarea de prevención invaluable, al poder realizar así un seguimiento y control de ellos mientras permanezcan dentro de los locales. Cuando las mercancías u objetos de valor deben ser expuestos al público, no pudiéndose limitar el acceso al área, (por ej. los supermercados), los robos de mercadería son ocasionados en su mayoría por personas ajenas a la empresa. En tal caso, pueden adoptarse medidas de protección como las detalladas:  enterpriseprotective.mx
  • 22. • • • • • • • • Instalar equipos electrónicos anti-hurtos (antenas). Establecer una norma que impida al personal la devolución de efectivo a cambio de mercadería, sin la debida intervención de personal jerárquico. Establecer procedimientos y realizar una difusión adecuada a los mismos, sobre cuál será la forma de proceder en caso de determinarse algún ilícito. Tener personal de vigilancia debidamente capacitado y calificado para desempeñar sus funciones y verificar periódicamente sus resultados. Formar al personal en el mismo concepto, solicitando y recompensando su colaboración. Definir cuáles son las áreas de mayores pérdidas o riesgos y aplicar a éstas la mayor cantidad de recursos técnicos y humanos. Tratar que las áreas de exposición de mercaderías no posean ángulos muertos o de escasa visión. Que la mercadería expuesta se encuentre en forma ordenada. En los puntos de salida del salón o áreas de exposición de mercaderías u objetos de valor, realizar un chequeo de los bultos grandes, para establecer que no se ha ocultado nada en su interior.  enterpriseprotective.mx
  • 23. Lograr la colaboración del personal de la empresa, no involucrado en tareas de seguridad y vigilancia, para que realicen una acción disuasoria sobre los delincuentes, con la observación del accionar de aquellos que reúnen las características y perfil de los posibles agresores externos. Sin duda este punto también mejorará la atención al cliente.  enterpriseprotective.mx
  • 24. LADRONES DE ADENTRO De acuerdo a estudios realizados mundialmente, está determinado que el que produce la mayor parte de las pérdidas por hurto es el propio personal de la empresa (50% de hurtos internos, contra un 35% de hurtos realizados por clientes). Aunque no existe una solución total para este problema, una forma de prevenir y disminuir estas pérdidas, es realizando un buen proceso de selección de personal en el cual deben complementarse las áreas de Recursos Humanos, de Seguridad y Control de Pérdidas de las empresas. Estos procesos ayudarán a limitar el acceso de una buena parte de este tipo de agresores. A continuación se enumerarán algunos recursos o medidas de protección para mercancías, objetos de valor u otros elementos que deban ser protegidos de agresores internos.  enterpriseprotective.mx
  • 25. LADRONES DE ADENTRO 1. Limitar el número de entradas y salidas. 2. El ideal es un mismo punto de entrada y salida de peatones y vehículos, los cuales es recomendable que se encuentren dotados de sistema de control de accesos con barreras relacionadas al mismo. 3. Que el puesto de control, cubierto por personal de seguridad debidamente entrenado y calificado, se encuentre ubicado entre los puntos de entrada y salida, lo cual sin duda, mejorará la coordinación del control. 4. Prohibir el ingreso de vehículos particulares al área. Eliminando de esta forma las situaciones que facilitan que los empleados pasen mercaderías u otros elementos de valor a través de los controles hacia el estacionamiento o vías de comunicación. 5. Instalar en los puntos de alto riesgo, cámaras de CCTV con un sistema de observación y grabación adecuado, conforme a las características del lugar. 6. Mejorar la iluminación del área a proteger.  enterpriseprotective.mx
  • 26. 7. Utilizar un software de control de acceso adecuado a las necesidades y que tengan la posibilidad de archivar fotografías e identificaciones del personal que tenga acceso al lugar, así como la posibilidad de escanear la documentación personal presentada para el ingreso al área. 8. Comunicar al personal la política de la empresa en cuanto a los empleados deshonestos. 9. Auditar los procedimientos de control de carga, despacho y recepción de mercancías. 10. Evitar que hasta el momento de la carga, se encuentre accesible al personal, la documentación soporte de las mercancías. 11. Prohibir el acceso a todo el personal que sea ajeno a las áreas de depósito, almacenes, recepción y despacho, especialmente a los transportistas. 12. Determinar una zona especial para la espera de los transportistas, que se encuentren debidamente separada de las áreas de carga, y que tenga las comodidades necesarias para el esparcimiento de los mismos. 13. Llevar registros en donde consten los resultados de los controles realizados, el cual debe ser analizado en forma mensual.  enterpriseprotective.mx
  • 27. 14. Organizar e instruir al personal respecto a una política adecuada sobre la reparación de los paquetes, envoltorios y estibas dañadas, la cual debe incluir un informe que explique el procedimiento adoptado. 15. Realizar informes pre laborales, para la contratación de personal y (evaluaciones de control de confianza, poligrafía y diversas pruebas más) 16. Restringir el acceso de personal no autorizado a aquellas áreas del establecimiento donde se guarden objetos o mercancías de alto valor. 17. Establecer controles, tanto rutinarios como esporádicos al egreso. 18. Establecer un procedimiento que permita diferenciar lo que es una pérdida por hurto, de la que se produce por rotura, deterioro o caducidad, ya que de otra forma la información no sería exacta y hace que los esfuerzos realizados sean aplicados en forma y dirección incorrecta.  enterpriseprotective.mx
  • 28. AGRADECEMOS TU ATENCIÓN
  • 29.  enterpriseprotective.mx
  • 30. El proceso de control de confianza forma parte del sistema de profesionalización de una empresa, cuyo propósito es fortalecer los márgenes de seguridad, confiabilidad, eficiencia y competencia del personal que la conforma.  enterpriseprotective.mx
  • 31.  enterpriseprotective.mx
  • 32. FUENTE Nelson Díaz Muñoz Prevención de pérdidas Antonio Gaona Rosete manualdeseguridad.com.mx  enterpriseprotective.mx

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