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 1.1. Referencia
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 ANEXO 1. Programas de gestión
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 Presentación. La utilidad de las ponencias relacionadas con el expediente-e. Gerardo
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• Fórmulas provisionales para seguir.
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Política de gestión de documentos electrónicos

Elaboración y contenido de la política de gestión de documentos electrónicos en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). Estrategia digital y hoja de ruta de adecuación al archivo electrónico en el marco ENI válido para cualquier entidad pública.
Published on: Mar 4, 2016
Published in: Technology      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Política de gestión de documentos electrónicos

  • 1. Gerardo Bustos Pretel Subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Expediente electrónico (V): Gestión documental y digitalización Julio 2015
  • 2. … de mala manera julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 2
  • 3.  Se están perdiendo documentos-e y expedientes-e para el futuro  Atomización: cada uno a su bola  No hay criterios generales  ALARMA!!!! Nuevos tramitadores que terminan en la tramitación: no incluyen archivado ENI final julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 3
  • 4. julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e Adecuación al ENI ( encuesta octubre 2014) 4
  • 5. julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 5
  • 6.  Causas del retraso en recuperación y conservación documento-e:  Tema percibido a menudo como más novedoso  Requiere tratamiento horizontal que implique a los actores interesados y reúna a los responsables y expertos de gestión, de archivos y de TIC.  Requiere carácter multidisciplinar: archivos y tic   Requiere ordenar el posible escenario de herramientas preexistentes de gestión documental y de expedientes, integración con herramientas necesarias, aprovechamiento de herramientas prestadas como servicios comunes, etc.  Necesaria la formación del personal. julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e Requiere la elaboración y aprobación política de gestión de documentos electrónicos 6
  • 7. • Obligados por ley (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el ENI en el ámbito de administración-e. Capítulo X. Art. 21) Directrices de una organización, con distribución de responsabilidades, para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, en el marco de sus actividades. julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e La respuesta está en la norma 7
  • 8.  Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos. http://www.boe.es/boe/dias/2012/07/26/pdfs/BOE-A-2012-10048.pdf  Modelo: http://www.seap.minhap.gob.es/dms/es/publicaciones/centro_de_publicaciones_de_l a_sgt/Monografias0/parrafo/Politica_doc_electronicos/POLITICA-GESTION- Modelo/POLITICA%20GESTION%20Modelo.pdf noviembre 2014 G. Bustos Política de gestión de documentos electrónicos 8
  • 9.  Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico. http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#DOCU MENTOELECTRONICO  Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#DIGITA LIZACIONDOCUMENTOS  Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico. http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#EXPEDI ENTEELECTRONICO  Guía de aplicación de la Norma Técnica de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración. http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITI CAFIRMA  Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos. http://administracionelectronica.gob.es/PAe/NTinteroperabilidad#POLITI CAGESTION noviembre 2014 G. Bustos Política de gestión de documentos electrónicos 9
  • 10.  El punto de partida: el marco Parada  Reflexión  Debate  Consenso  Elaboración julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e ¿Trámite /obligación/requisito o herramienta? 10
  • 11. • Ejes GTCA y CPAE • Todo MINHAP y sus organismos • Grupo de trabajo interdisciplinar  Profesionales del archivo.  Profesionales TIC • Ponencias sobre grandes temas • Debate, trabajo, 20 sesiones 5h (12/13 a 10/14). • Consenso entre los componentes • MINHAP (Fórmula única/resultado único) julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 11
  • 12. julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 12 SGT AEAT DG Catastro SGTIC DTIC IGAE SEAP D.G. Función Pública INAP MECD Archivos Estatales Tecnologías M. Presidencia SGT SG Tecnologías
  • 13. julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20 GESTION%20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion %20de%20documentos%20electronicos%20MINHAP.pdf http://www.minhap.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/POLITICA%20DE%20GESTION %20DE%20DOCUMENTOS%20MINHAP/politica%20de%20gestion%20de%20docume ntos%20electronicos%20MINHAP- ponencias%20complementarias%20al%20documento.pdf 13
  • 14.  1. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS  1.1. Referencia  1.2. Alcance de la Política  1.3. Datos identificativos de la Política  1.3.1. Período de validez  1.3.2. Identificador del gestor de la Política  1.4. Roles y responsabilidades  1.4.1. Actores  1.4.2. Responsabilidades  1.5. Procesos de gestión documental  1.5.1. Captura  1.5.2. Registro  1.5.3. Clasificación  1.5.4. Descripción  1.5.5. Acceso  1.5.6. Calificación  1.5.7. Conservación  1.5.7.1. Estrategias de conservación  1.5.8. Transferencia  1.5.9. Destrucción o eliminación  1.6. Asignación de metadatos  1.7. Documentación  1.8. Formación  1.9. Supervisión y auditoría  1.10. Gestión de la Política  2. PROCEDIMIENTOS INSTRUMENTALES PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS  2.1. Firma electrónica  2.2. Protocolo de digitalización de documentos  2.3. Copiado auténtico de documentos  3. REFERENCIAS  3.1. Legislación  3.2. Documentos de Interés julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 14
  • 15.  ANEXO 1. Programas de gestión documental existentes en el MINHAP y sus organismos y entidades dependientes.  ANEXO 2. Relación de registros MINHAP  ANEXO 3. Cuadro de clasificación funcional  ANEXO 3. TRANSITORIO Repertorio de series documentales del MINHAP  ANEXO 4. Perfil de aplicación de metadatos del MINHAP (subconjunto del eEMGDE)  a. Perfil de aplicación del MINHAP (subconjunto del eEMGDE)  b. Propuesta de modificación del eEMGDE  ANEXO 5. Recursos de recuperación de la información.  ANEXO 6. Documentos relacionados con la política de seguridad de los documentos electrónicos del departamento.  ANEXO 7. Calendario de conservación.  ANEXO 8. Formularios de identificación de series y de petición de dictamen de la CSCDA  ANEXO 9. Medidas a incluir en un plan de preservación.  ANEXO 10. Técnicas de borrado seguro. julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 15
  • 16.  Presentación. La utilidad de las ponencias relacionadas con el expediente-e. Gerardo Bustos Pretel  Ponencia 1. Determinación del Esquema Institucional de Metadatos. Andoni Pérez de Lema  Ponencia 2. Planteamiento de firma electrónica en la política de gestión de documentos electrónicos del MINHAP. Carmen Conejo Fernández y Álvaro Tapias Sancho  Ponencia 3. Tratamiento global del registro. Documento sobre el registro como trámite y como procedimiento de gestión . Luis Romera Iruela y Rosa Martín Rey  Ponencia 4. Elaboración de un Repertorio de Series Documentales para el Departamento. Luis Romera Iruela y Rosa Martín Rey  Ponencia 5. Estrategia de conservación de documentos en repositorio, conforme al calendario de conservación. Alejandro Millaruelo Gómez  Ponencia 6. Tratamiento y gestión del correo electrónico como documento electrónico. Álvaro Reig González y Alejandro Millaruelo Gómez  Ponencia 7. Proceso de transferencia de documentos electrónicos . Cristina Martínez Merencio  Ponencia 8. Destrucción o eliminación segura de documentación electrónica y soportes informáticos. Alejandro Millaruelo Gómez y Andoni Pérez de Lema Sáenz de Viguera  Ponencia 9. Valoración documental. José Luis García Martínez julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 16
  • 17. • Protocolo de digitalización • Planteamiento de firma • La estrella: metadatos  Metadatos obligatorios NTI documento-e y expediente-e  Metadatos complementarios mínimos necesarios para la transferencia de documentos-e y expedientes-e  Metadatos complementarios recomendados para la gestión óptima de documentos-e y expedientes-e julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 17
  • 18. • Fórmulas provisionales para seguir.  Soluciones de transición: Repertorio de series documentales (SIA, ACTUA, Encuesta archivos) Relación de dictámenes emitidos por la CSCDA  SIA (SOLUCIÓN) Cuadro de clasificación funcional • Calendario de conservación • Tesauros julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 18
  • 19. • El documento ha rebasado el guión » Otros ministerios/Otras administraciones » CPAE CMAD » DTIC » CPCSAE/CDTIC » Publicación oficial » En PAE: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Actualidad/pae_Noticias/Anio2014/Noviembre/Noticia-201411-13- Politica-gestion-documento-electronico-MINHAP.html#.VGRlDjSG_To julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 19
  • 20. • Resumiendo: Asumir una necesidad/obligación legal Aglutinar las diferentes realidades MINHAP Elaborar un marco para el documento-e MINHAP Pioneros  Ofrecer un modelo a otras AA PP Poner un problema encima de la mesa  ¿cómo se abordan las aplicaciones a partir de ahora? julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 20
  • 21. • Desarrollo de estrategias TIC en materia de documento-e para MINHAP • Aplicación de la “Política de gestión de documentos electrónicos” • Arrancar el “archivo único” que prevén las reformas legales de procedimiento y de régimen jurídico julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 21
  • 22. • Problema cultural: La tramitación de un expediente termina con el archivado ENI • Implantación del programa Archive: • Es la herramienta • Implica cambio de cultura por sí mismo • Formación: iniciada julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 22
  • 23. julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 23
  • 24. Eje de las medidas: Extensión de la Política de gestión documentos-e Formación / apostolado Programas al servicio de todos DTIC Implantación de Archive Equipo de asistencia en la implantación de programas comunes Plan de experiencias piloto (PME, UNED, Inspección) Acuerdo con SE Cultura para el archivo único (¿FNMT?) julio 2015 G. Bustos Política gestión documentos-e 24
  • 25. Gerardo Bustos Pretel gerardo.bustos@minhap.es gebepe66@hotmail.com http://gbustos.com/ https://trabajandomasporunpocomenos.wordpress.com/ Julio 2015 Fin

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