ANALIZA FINANSOWA:
JAK SZACOWAĆ KOSZTY
ROZWIĄZAŃ SERWEROWYCH
TCO, ANALIZA WYDATKÓW, OBLICZANIE
PRESENT VALUE, BUDOWA BUSIN...
1
Analiza finansowa jest jednym z najpopularniejszych
narzędzi wspomagających podejmowanie decyzji. Jej
sedno sprowadza s...
2
Energia elektryczna
to wydatek najczęściej pomijany w kalkulacjach TCO.
Składają się na niego nie tylko koszty energii...
3
Tak oto przedstawia się kalkulacja TCO po uzupełnieniu jej o najważniejsze komponenty kosztowe, które zawsze warto uwzgl...
4
Na skróty – czyli na co
warto zwrócić uwagę
Mając na uwadze listę najczęstszych pułapek, w które
można wpaść, wykonując...
Poradnik zapowiadany w raporcie
Serwer w firmie 2013. Własne serwery a outsourcing
usług centrum danych w sektorze MŚP
ww...
of 6

Poradnik: Analiza finansowa. Jak szacować koszty rozwiązań serwerowych.

Dowiedz się jak krok po kroku analizować koszty (TCO) związane z utrzymaniem infrastruktury serwerowej w Twojej firmie. W poradniku m.in: - Realne przykłady analizy kosztów serwerów dla 2 różnych scenariuszy: serwery własne i w outsourcingu - Rachunek opłacalności obu wymienionych wariantów - Przykładowy business case i argumenty dla właściciela budżetu
Published on: Mar 4, 2016
Published in: Business      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Poradnik: Analiza finansowa. Jak szacować koszty rozwiązań serwerowych.

  • 1. ANALIZA FINANSOWA: JAK SZACOWAĆ KOSZTY ROZWIĄZAŃ SERWEROWYCH TCO, ANALIZA WYDATKÓW, OBLICZANIE PRESENT VALUE, BUDOWA BUSINES CASE Do lektury zaprasza autor: Jakub Bryła, Kierownik Produktu, GTS Poland
  • 2. 1 Analiza finansowa jest jednym z najpopularniejszych narzędzi wspomagających podejmowanie decyzji. Jej sedno sprowadza się do porównania dwóch konkurujących scenariuszy: czy fragment pewnego rozwiązania ICT powinno się zlecić na zewnątrz (scenariusz A), czy też może zrobić go samodzielnie (scenariusz B). Upraszczając sprawę, można przyjąć następującą taktykę: jeśli scenariusz A okaże się tańszy od scenariusza B, to zdecydujemy się na zlecenie usługi na zewnątrz, ponieważ celem outsourcingu od zawsze było obniżenie kosztów. Co więcej, przy jednoczesnym zachowaniu – a często wzroście – jakości! Taka taktyka jest dobrym punktem wyjścia, choć czasem najbardziej ekonomiczny scenariusz wcale nie oznacza, że jest on dla nas najlepszy – ale o tym w dalszej części. Przyjrzyjmy się na wstępie, jak praktycznie zabrać się do wykonania pierwszego etapu analizy finansowej, czyli odpowiedzi na pytanie: w którym scenariuszu wydamy MNIEJ? TCO PRZYKŁAD: Rozważamy zakup 3 dodatkowych serwerów. Dostaliśmy ofertę od dystrybutora na 45000 PLN za sprzęt fizyczny. Sprawdziliśmy też propozycję dostawcy świadczącego usługę typu IaaS (infrastruktura jako usługa) – w tej formule na serwery wydawalibyśmy 1200 PLN miesięcznie. Czas życia sprzętu oceniamy na 5 lat. Scenariusz A (outsourcing): wydamy 1200 PLN x 12 x 5 = 72000 PLN Scenariusz B (robimy sami): wydamy 45000 PLN Tego rodzaju kalkulacja niesie z sobą pokusę zakończenia rozważań i szybkiego podjęcia decyzji. Czarno na białym widać, że scenariusz B jest bardziej atrakcyjny, bo przecież TCO jest blisko 40% niższe. A jednak jest wiele czynników, których powyższa analiza nie obejmuje, a które musimy rozważyć, robiąc rzetelną analizę TCO (tabela 1). TCO jest najpopularniejszą miarą stosowaną przez decydentów w IT. Oznacza ona całkowity koszt posiadania (ang. total cost of ownership) i jest po prostu sumą wydatków na dane rozwiązanie IT w całym jego cyklu życia. Tabela nr 1. Typy wydatków SCENARIUSZ A (outsourcing) SCENARIUSZ B (samodzielnie) zasoby na żądanie energia elektryczna - utrzymanie łącze transmisyjne instalacja sprzętu obsługa kontraktu z partnerem przedłużenie gwarancji obniżenie opłat przy przedłużaniu umowy koszt napraw - dodatkowe miejsce/powierzchnia - sprzęt sieciowy (switch, kable) - rozbudowa/dodatkowe UPS
  • 3. 2 Energia elektryczna to wydatek najczęściej pomijany w kalkulacjach TCO. Składają się na niego nie tylko koszty energii elektrycznej, którą zużyją 3 nowe serwery, ale również moc wykorzystana przez system chłodzenia, UPS-y czy też dodatkowe urządzenia sieciowe (switch, ruter). Miesięczny koszt energii oscyluje zwykle w okolicach 100 PLN na 1 serwer. Przyjmijmy więc, że rocznie trzy serwery wygenerują koszt 3 600 PLN. Utrzymanie często traktowane jest jako czynność, która magicznie znika niezauważona w głębokim worku kosztów pośrednich. Skoro teraz trzyosobowy dział IT obsługuje dziesięć serwerów, to czy dodanie 3 kolejnych (30% więcej) nie obciąży nadmiernie pracowników? W różnych firmach aspekt ten jest różnie traktowany, często w ogóle pomijany. Czasami weźmiemy na siebie większe obciążenie, jednak zazwyczaj warto zwrócić uwagę na potencjalne nadgodziny, zaniedbania w innych obowiązkach IT, niedogodności kadrowe czy też po prostu potrzebę zwiększenia zasobów ludzkich. Aby oszacować potencjalny koszt, przyjmijmy na potrzeby tego przykładu, że na lokalnym rynku godzina pracy „na fakturę” dochodzącego specjalisty-administratora kosztuje 90 złotych. Do każdego z serwerów trzeba będzie wynająć specjalistę na 1 godzinę miesięcznie. Łatwo więc policzyć, że rocznie pojawia się dodatkowy wydatek w wysokości 3 240 PLN. Instalacja sprzętu czy dystrybutor zainstaluje sprzęt w serwerowni, czy trzeba to zrobić samodzielnie? Czy rzeczywiście nic nie kosztuje? Koszt ten najczęściej jest pomijany ze względu na jednorazowy charakter wydatku, wykonywanie instalacji przez pracowników firmy czy też pozornie niewielką kwotę w stosunku do wartości sprzętu. Jeśli planujemy skorzystać z instalacji przez dostawcę lub zewnętrznego specjalistę, dobrą estymacją jest 5% wartości sprzętu. Przedłużenie gwarancji czy sprzęt objęty jest roczną, dwuletnią, czy trzyletnią gwarancją? TCO liczymy na 5 lat, może więc przedłużyć gwarancję? Wydłużenie gwarancji to zwykle od 5 do 10% wartości sprzętu. Koszt napraw w dłuższym okresie eksploatacji drobne usterki na pewno się pojawią. Wymiana dysku, nowy moduł RAM, spalony procesor – to jedne z drobniejszych awarii, ale mające swą cenę. Wydatki uzależnione są od bardzo wielu czynników: jakości zakupionego sprzętu, jakości instalacji i utrzymania, ogólnego stanu serwerowni. Ceny komponentów oraz części zapasowych wahają się od niskich do bardzo wysokich. Na potrzeby naszej ilustracji przyjmijmy, że koszt napraw po ewentualnych awariach pokryty zostanie w ramach wydłużonej gwarancji. Łącze transmisyjne w przypadku outsourcingu należy je również uwzględnić w kalkulacji. Jeżeli infrastruktura kupowana w formie usługi będzie obsługiwać systemy wykorzystywane w biurze przez pracowników (wewnętrzną sieć LAN), to może się okazać, że obecne łącze internetowe jest za mało wydajne. Często dobrym wyjściem jest zakup dedykowanego łącza typu ethernet line do centrum danych usługodawcy, u którego chcemy prowadzić outsourcing rozwiązania. Komplikacja ta oczywiście nie występuje w sytuacji, gdy serwery zewnętrzne mają świadczyć usługi do sieci globalnej (np. strona www, sklep internetowy, etc.). W naszym przypadku przyjmijmy, że 2 serwery będą świadczyły usługi do sieci globalnej, a z usług trzeciego korzystać będą pracownicy siedziby głównej. Wówczas potrzebne będzie dedykowane łącze ethernetowe 10 Mb/s – można je kupić (w pakiecie z innymi usługami) za 500 złotych miesięcznie. Obniżka opłat przy przedłużaniu umowy przy outsourcingu infrastruktury IT, tak jak w przypadku każdej innej usługi, możemy liczyć na rabat za przedłużenie umowy na kolejny okres. Po dwóch czy trzech latach lojalności 10% upustu jest w zasięgu nawet niewielkiej firmy. Zasoby na żądanie jeśli rozważamy outsourcing części infrastruktury w formie usługi w chmurze (wirtualny serwer), warto pamiętać, że takie usługi oferują możliwość rozliczania się za zużycie zasobów IT (RAM, CPU, HDD) – z dokładnością np. do godziny. Jeśli charakter pracy takiej infrastruktury jest cykliczny/sezonowy/niestały, można dużo zaoszczędzić. W przypadku, gdy owa sytuacja nas dotyczy, warto uwzględnić jej korzyści w kalkulacji. Na początku należy określić, ile zasobów jest wykorzystywanych stale, a ile czasowo i przez jaki średnio okres w roku. Dla potrzeb naszego przykładu przyjmijmy, że 3/4 zasobów jest używanych stale, a 1/4 średnio przez 1 miesiąc w roku. Mając takie informacje, w kalkulacji dla scenariusza A (outsourcing) należy wycenić po prostu mniejsze zasoby oraz dodać koszt zasobów na żądanie. Różnicę między większymi, stałymi zasobami a sytuacją w której część zasobów używamy czasowo, możemy traktować jako oszczędność, lub też, z punktu widzenia scenariusza B („zrób to sam”), jako koszt utraconych korzyści wynikający z przewymiarowania infrastruktury. W naszym przypadku oszczędność wyliczylibyśmy jako 14400–(3/4*14400+1/4*14,400*1/12*1,3). Ostatni czynnik (1,3) wynika z faktu, że zasoby w formule na żądanie są zazwyczaj droższe niż w umowach, w których zobowiązujemy się do stałych opłat za określoną wielkość zasobów. Zwykle jednostkowe ceny są 20-30% wyższe.
  • 4. 3 Tak oto przedstawia się kalkulacja TCO po uzupełnieniu jej o najważniejsze komponenty kosztowe, które zawsze warto uwzględnić: LATA 0 1 2 3 14 400 14 400 4 5 RAZEM 14 400 12 960 6 000 -2 889 12 960 6 000 -2 889 43 200 25 920 30 000 -15 408 SCENARIUSZ A (outsourcing) sprzęt jako obsługa obniżka cen (10% upustu) łącze transmisyjne oszczędność - zasby na żądanie 6 000 -3 210 6 000 -3 210 6 000 -3 210 TCO: 83 712 SCENARIUSZ B (zrób to sam) zakup sprzętu energia utrzymanie instalacja wydłużenie gwarancji 45 000 3 600 3 240 3 600 3 240 3 600 3 240 2 250 3 375 3 600 3 240 3 600 3 240 45 000 18 000 16 200 2 250 3 375 TCO: 84 825 Stopień rzetelności i kompletności analizy TCO uzależniony jest od tego, czy uwzględnimy wszystkie kluczowe komponenty kosztowe. PV (present value – wartość zaktualizowana) Pieniądz kosztuje. Biorąc kredyt, płacimy za niego, udzielając pożyczki, dostaniemy wynagrodzenie. Udziałowiec, inwestując w firmę, również oczekuje wynagrodzenia. To, czy wydam określoną kwotę dzisiaj, czy za rok albo trzy lata, robi różnicę – czasem sporą – określaną jako wartość pieniądza w czasie. Procent kredytu, lokaty, LIBOR, WIBOR, koszt kapitału przedsiębiorstwa są właśnie tą miarą. Poprzednią analizę TCO można ogromnie wzbogacić – z punktu widzenia przydatności do podejmowania ekonomicznie wartościowych decyzji – przekształcając ją w analizę wykonaną narzędziami znanymi z rachunku opłacalności przedsięwzięć inwestycyjnych. Narzędzia te uwzględniają wartość pieniądza w czasie, a procent, którym się posługują, nazywany jest stopą dyskontową. Najczęściej za stopę dyskontową przyjmuje się WACC, czyli średnioważony koszt kapitału. Innymi słowy, jeśli firma, dla której pracujemy, połowę funduszy uzyskuje od banku jako kredyt o stopie 3%, a połowę od udziałowców, którzy oczekują 20% zwrotu, to WACC = ½*3%+½*20% = 11,5%. Różnica w stosunku do poprzednich kalkulacji TCO polega na tym, że wydatki w różnych latach dyskontuje się do chwili podejmowania decyzji (rok „zerowy”). Im późniejszy wydatek, tym jego dzisiejsza wartość mniejsza. Kalkulacja (tzw. business case) z wykorzystaniem dyskontowania:
  • 5. 4 Na skróty – czyli na co warto zwrócić uwagę Mając na uwadze listę najczęstszych pułapek, w które można wpaść, wykonując analizę finansową, przedstawiamy kilka wskazówek, które zdecydowanie podniosą jakość analizy, a zarazem jakość finalnej decyzji: 1. Uwzględnij wartość pieniądza w czasie. 2. Weź pod uwagę kwestię łącza internetowego. 3. Pamiętaj o starej zasadzie wytrawnych finansistów: CASH IS KING! Płynność finansowa zawsze jest w cenie, zwłaszcza w trudnych czasach. 4. Serwery to nie perpetuum mobile – konsumują drogą energię elektryczną. 5. Nie lekceważ kosztów pośrednich (utrzymania): oszacuj, czy nie rozgrzewasz zasobów do czerwoności. Nie ma cudów – poświęcisz czas na sprzęt, nie poświęcisz go na coś innego… 6. Odróżnij wydatek kapitałowy od operacyjnego. Nawet jeśli wykonywana analiza pokazuje takie samo TCO czy też PV dla obu scenariuszy, przedyskutuj z decydentami rozmiar zamrażanych środków (jednorazowy wydatek kapitałowy) względem rozłożonych opłat operacyjnych. Możliwość elastycznego działania i reagowania w drugim przypadku w wielu sytuacjach może być trudną do przecenienia wartością. 7. Przeanalizuj zasoby na żądanie: jeśli infrastruktura pracuje nieregularnie, można na tym zaoszczędzić. Jak zbudować wiarygodny business case? 1. Użyj prostego arkusza kalkulacyjnego: aby rzetelnie podjąć decyzję, nie trzeba nadmiernie rozbudowywać scenariuszy, pisać skomplikowanych formuł excelowych, czy też posiłkować się pełnym wachlarzem narzędzi inżynierii finansowej. 2. Skoncentruj się na kompletności wszystkich elementów kosztowych. 3. Zastosuj podejście kasowe (odpływ gotówki na rozwiązanie). 4. Licz w układzie rocznym, nie miesięcznym – ten drugi, często spotykany, niepotrzebnie komplikuje obliczenia. 5. Pamiętaj o wartości pieniądza w czasie (PV, dyskontowanie, WACC). Jak przekonać właścicieli budżetu do outsourcingu? 1. Użyj wiarygodnego business case’u! 2. Poza oczywistymi elementami kosztowymi pokaż szerszy kontekst: • Potencjalny wpływ na koszty pośrednie – być może w scenariuszu „zrób to sam” nie uwzględniono przyrostowych kosztów utrzymania nowej infrastruktury IT, ale naświetl decydentom sytuację. Podkreśl, że operacja będzie realizowana tymi samymi zasobami. Upewnij się, jakie są plany w dłuższym horyzoncie czasowym. Określ, jak bardzo Twój dział po tej inwestycji zbliży się do maksimum obciążenia. • Możliwości elastycznego działania – nawet jeśli przy rozważanej inwestycji w scenariuszu z outsourcingiem nie bierzesz pod uwagę formuły rozliczania się za zużyte zasoby, zaznacz decydentom możliwość dalszych oszczędności w określonych warunkach; pokaż, że są takie możliwości i jakie niosą korzyści. • Wykaż, że w Twoim przypadku outsourcing ma sens: poza tym, że jest taniej, to zyska na tym również jakość. • Czy aspekty infrastrukturalne dla Twojej firmy są rzeczywiście kluczowe? Być może outsourcing w tym obszarze pozwoli Ci na lepsze wsparcie potrzeb biznesowych, np. lepsze wsparcie pracowników w codziennej pracy z aplikacjami, więcej czasu na rozwój narzędzi wspierających procesy produkcyjne, sprzedażowe, etc. Prawdopodobnie w ten sposób lepiej przyczynisz się do rozwoju firmy, koncentrując się na tym, co dla niej ważniejsze – pokaż, jak zagospodarujesz uwolnione zasoby. 3. Spisz najważniejsze ryzyka i jako ekspert oszacuj prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Odpowiedz na pytania: • Jakie ryzyka eliminuję dzięki outsourcingowi? • Jakie nowe ryzyka powstają z outsourcingu? • Jak oceniam szansę wystąpienia tych ryzyk? • Najgorszy scenariusz? Co z niego wynika? • Najbardziej prawdopodobny scenariusz? 4. Zamrożone fundusze kontra większa płynność – nawet jeśli płynność nie jest kwestią pierwszoplanową w Twojej firmie, może ktoś chwilowo skorzystałby z nieskonsumowanego przez Twój dział kapitału i zainwestował go w przynoszące wartość firmie aktywa lub przedsięwzięcie? A może sytuacja jest na tyle dynamiczna w Waszym otoczeniu biznesowym, że niezamrażanie gotówki pomoże Ci w przyszłości lub znacząco ograniczyć wiele potencjalnych ryzyk? Im mniej czynników, które zostaną wyliczone gotówkowo, tym większego znaczenia nabierają dodatkowe analizy. Analizę finansową w obszarze ICT doskonale uzupełnia szacowanie ryzyka (risk assessment). Nie tylko różna jest wrażliwość i poziom akceptowalności ryzyka u decydentów, ale również inna świadomość przyszłych, planowanych działań i potencjalnych wydarzeń w branży. Różne firmy będą się kierowały różnymi kryteriami. Sztuką jest możliwie kompletne przedstawienie sprawy z perspektywy obszarów najistotniejszych dla decydentów.
  • 6. Poradnik zapowiadany w raporcie Serwer w firmie 2013. Własne serwery a outsourcing usług centrum danych w sektorze MŚP www.serwer2013.pl GTS Poland Sp. z o.o. ul. Marynarska 15 02-674 Warszawa, Polska tel. +48 22 488 80 00 www.gts.pl

Related Documents