POLITICA CERO PAPELConsiste en la sustitución de los flujos documentales enpapel por soportes y medios electrónicos, suste...
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En que consiste el cero papel en las oficinasUna forma de representar el paso de modelos basados enpapel a el...
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Promover la implementación de herramientas de tecnología [Sustituir]• Uso de la Intranet• La mayoría de las entida...
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Ponencia politica cero papel en la administracion publica

Published on: Mar 4, 2016
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Ponencia politica cero papel en la administracion publica

  • 1. POLITICA CERO PAPELConsiste en la sustitución de los flujos documentales enpapel por soportes y medios electrónicos, sustentadosen la utilización de tecnologías de la Información y lastelecomunicaciones.
  • 2. En que consiste el cero papel en las Oficinas El concepto de oficinas cero papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. Es una consecuencia de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La oficina Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel. La experiencia de países que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos en la medida que El Estado no puede negar a los administrados la utilización de canales presenciales o en papel.
  • 3. En que consiste el cero papel en las oficinasUna forma de representar el paso de modelos basados enpapel a electrónicos es el siguiente:• Fase 1: Uso exclusivo de papel, administración manual.• Fase 2: Uso exclusivo de papel, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.• Fase 3: Combinación de papel con documentos digitalizados, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.• Fase 4. Combinación de papel y documentos digitalizados con documentos electrónicos, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.• Fase 5. Uso exclusivo de documentos electrónicos, administración exclusiva mediante aplicaciones de tecnología.
  • 4. BENEFICIOS DE LA POLITICA CERO PAPEL• Para las entidades y servidores públicos Procesos y servicios más eficaces y eficientes• Aumento de la productividad• Optimización de los recursos• Buenas prácticas en gestión documental• Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales como almacenamiento e insumos• Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades• Mayor control y seguridad en el manejo de la información• Eliminar la duplicidad de documentos• Disminuir los tiempos de localización de los archivos• Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento• Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en las entidades.
  • 5. BENEFICIOS DE LA POLITICA DE CERO PAPEL• Para los ciudadanos, empresas y otras entidades• Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de las entidades• Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta• Disminuir tiempos de espera y atención• Evitar traslados a puntos de atención presencial, ahorro en tiempo• Mejorar la información al permitir seguimiento de los trámites realizados• Mejorar la relación entre organizaciones, empresas y ciudadanos
  • 6. BENEFICIO DE LA POLITICA CERO PAPEL• Para el ambiente• Ahorro de papel• Reducción de emisión de residuos• Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel: árboles, agua y energía• Disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores de papel• Disminuir el consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc.• Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc.• Contribuir al desarrollo sostenible, el consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras
  • 7. COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL?La implementación de la iniciativa cero papel en las entidadescontempla cuatro componentes principales:1.Los procesos y procedimientos2. La cultura organizacional3. El componente normativo y de gestión documental4. El componente de tecnologíaEl Gobierno Nacional se encargará de promover la adquisición eimplementación de las herramientas de tecnología y los ajustesnormativos necesarios. Por su parte las entidades deberán promoveractivamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos yprocedimientos que se requieran.
  • 8. COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL?Como parte de la preparación de la implementación del modelo de ceropapel se recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas:• Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos4• Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel• Formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la vez que permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora.• Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la implementación de cero papel en las entidades.• Comunicación. Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo.
  • 9. Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel• Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel.• Todos podemos contribuir adoptando algunos hábitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad, etc.• La siguiente no constituye una lista exhaustiva, así que es probablemente en la búsqueda de disminuir el consumo las entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.
  • 10. USANDO EL PAPEL DE FORMA RACIONAL(REDUCIR)• Fotocopiar e imprimir a doble cara.• Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar.• Es recomendable que en la tercerización o contratos de servicios de fotocopiado e impresión, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que tengan habilitada la función de impresión a doble cara (dúplex) de forma automática.
  • 11. Usando el papel de forma racional (Reducir)• En el caso de los servidores públicos, deberán utilizar por defecto la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad o Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.
  • 12. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar• Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja, que para revisión de borradores resulta fantástico. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la función de reducir el tamaño, situación que deberá verificarse con los proveedores de estos equipos y servicios.
  • 13. Elegir el tamaño y fuente pequeños• Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas.• En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen institucional.
  • 14. Configuración correcta de las páginas• Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes.• En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse márgenes más pequeños y cambiar a los márgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema de Gestión de Calidad en los informes y oficios definitivos.
  • 15. Revisar y ajustar los formatos• Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es necesaria la revisión de los procedimientos para identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras.
  • 16. Lectura y corrección en pantalla• Durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión.• De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación.
  • 17. Evitar copias e impresiones innecesarias• Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas.
  • 18. Evitar copias e impresiones innecesarias• Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrónicos, ya que pueden ser leídos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la colaboración de los expertos en informática de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le aclararán todas sus dudas al respecto.
  • 19. Guardar archivos no impresos en el computador• En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro repositorio o medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información. Es importante que las entidades cuenten con políticas claras sobre la forma de nombrar o rotular, clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser preservados y garanticen su recuperación y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los servidores públicos adopten las directrices formuladas por el Comité de Archivo de la entidad, atendiendo a las recomendaciones y normas que en materia de preservación digital emita el Archivo General de la Nación.
  • 20. Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadores Es importante que todos los servidores públicos conozcan el correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel derivado por errores en su utilización. De ser necesario, deberán realizarse sesiones de asistencia técnica sobre el manejo de estos equipos.
  • 21. Reutilizar el papel usado por una cara Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros.
  • 22. Reciclar• El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores públicos deberán mantener políticas y acciones que faciliten la selección en la fuente y el reciclaje del papel.
  • 23. Promover la implementación de herramientas de tecnología [Sustituir]• Uso de la Intranet• La mayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Dentro de alcance y uso de estos servicios se puede evitar la impresión está la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico.• Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de información y referencia en línea y eventualmente constituyen el medio ideal para consolidar elementos de interacción y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en soporte para la gestión de conocimiento y la innovación en las entidades.
  • 24. Uso del correo electrónico• El correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los servidores públicos para evitar que se transformen en repositorios de basura digital, por ejemplo:• No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente indispensable.• En caso de necesitar la impresión, depurar de contenido que no aporte información como los textos de “Este mensaje puede contener información confidencial…”, entre otros.
  • 25. Herramientas de colaboración• Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades significativas para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel.• Las entidades deberán promover su uso, cuidando de implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo sus activos de información.
  • 26. Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido• El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en papel es el empleo de documentos en formato electrónico, bien sea que estos hayan sido migrados mediante procedimientos de escaneo, o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño, entre otras herramientas informáticas.
  • 27. Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido• Para garantizar la correcta administración de estos documentos electrónicos de archivo es necesario el uso de una aplicación que permita su captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias.• Las entidades deberán implementar herramientas de gestión de documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido con el fin de asegurar un adecuado manejo de su información.
  • 28. Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido• La implementación deberá ajustarse a las normas, políticas y estándares internacionales y aquellas normas técnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  • 29. ¿COMO COMENZAR UNA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL?• 1.Seleccione un líder para la estrategia de cero papel.• 2.Conforme un equipo de trabajo.• 3.Documente los costos y ahorros.• 4.Formalice el compromiso de la entidad con la estrategia de cero papel.• 5.Reduzca el volumen de impresiones y fotocopias en la entidad.• 6.Implemente el uso de firmas digitales.• 7.Implemente la automatización de comienzo a fin en un procedimiento interno libre de riesgos.• 8.Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor.
  • 30. SELECCIONE UN LIDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL• El coordinador debe ser alguien que se comunica bien con sus compañeros de trabajo y puede dedicar tiempo en el futuro inmediato para establecer una estrategia efectiva. No tiene que ser una dedicación de tiempo completo, pero debe tener la autoridad o habilidad para lograr que la estrategia se haga realidad. Un buen candidato puede ser el líder de Gobierno en línea en la entidad.
  • 31. CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJOEl coordinador debe formar un grupo o equipo con representantes de oficinasresponsables de temas clave, tales como medio ambiente, sistemas degestión de calidad, archivo y correspondencia, sistemas de información,compras, entre otros, para discutir cómo implementar mejor la estrategia paralograr la reducción de consumo de papel en su lugar de trabajo. Un equipobien conformado le permitirá establecer sinergias con otras iniciativas que sedesarrollen en la entidad, evitando sobrecargar a los empleados, ymaximizando esfuerzos y recursos.
  • 32. DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS• Disponer de información acerca de los beneficios económicos y ambientales de la reducción del uso de papel le ayudará a "vender la estrategia". Los beneficios económicos incluyen el ahorro potencial a través de prevenir y eliminar el consumo de recursos, espacio de almacenamiento, costos de administración, gestión de los residuos, así como mejores decisiones a la hora de comprar. A nivel ambiental los beneficios incluyen la reducción de gases de efecto invernadero y el ahorro en recursos naturales, energía y agua, porque se utilizan menos materiales y necesitan menos transporte.
  • 33. FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL• Emitir una política interna en forma de una carta de compromiso, circular o resolución. En ella se deben establecer metas generales de la estrategia, medidas básicas a implementar, responsables en temas específicos, entre otros.
  • 34. REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONESY FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD• Campañas para promover buenos hábitos de consumo de papel. Ofrezca documentos electrónicos a sus clientes internos y externos. Involucre al equipo legal para verificar el cumplimiento normativo.
  • 35. IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALESIdentifique oportunidades de utilización de firma digital enprocedimientos (Ejemplo: documentación del sistema de gestión decalidad, comunicaciones internas, certificaciones o solicitudes entredependencias, entre otros). Una buena forma de sensibilizar a losdirectivos es promoviendo el uso de firmas digitales en los correoselectrónicos que envían con el fin de brindar mayores garantías deseguridad y autenticidad ante delitos como la suplantación. Adoptelineamientos internos para uso de firma digital.
  • 36. IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACION EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS• Seleccione procedimientos de bajo riesgo, que ofrezcan ganancias rápidas a bajo costo y mejoren la productividad. implemente formularios electrónicos y firmas digitales en estos procedimientos. Verifique cumplimiento de requisitos de archivo, y que los procedimientos cumplan las condiciones del Sistema de Gestión de Calidad.
  • 37. IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALORSeleccione procesos y documentos estratégicos para la entidad, en losque su digitalización y disponibilidad en línea permita mejorasevidentes en los servicios prestados a clientes internos o externos.Diseñe un proyecto de escaneo cuidando de adoptar las mejorespolíticas y procedimientos de digitalización establecidos. Puede querequiera recursos adicionales para llevar a cabo este proyecto, perocontar con un plan de trabajo facilitará su obtención

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