PRESERVAR EL REGISTRE GENERAL DE TERRASSA<br />Joan Soler i Jiménez <br />Arxiu Històric de Terrassa<br />05 octubre 2011<...
Ambigüitat legal<br />Espanyola: <br />- Ley 30/1992<br />	- Ley de propiedad intelectual de las bases de datos (2001)<br ...
On són els documents?<br />
RG com a document<br />RG = Document<br />Entitat dinàmica i interactiva<br />Unitat documental composta<br />Composta d’a...
Assentaments = documents<br />Cada assentament<br />Manifestació de voluntat = servei = RG com a document<br />Manifestaci...
Assentaments i documents presentats<br />Documents presentats (pels ciutadans).<br />No són documents propis de l’Administ...
Aplicació Informàtica<br />Entitat dinàmica i interactiva.<br />24h/365d<br />Composta d’assentaments registrals.<br />Alg...
Breu anàlisi diplomàtica del Registre General<br />
Fiabilitat per context<br />Fiabilitat per tradició = Ningú en discuteix la importància.<br />Fiabilitat per legislació = ...
Fiabilitat per estructura<br />L’aplicació ha de ser robusta.<br />Sistema de seguretat potent.<br />Mesures de control d’...
Fiabilitat per contingut<br />Qualitat de les dades introduïdes.<br />Formulari precís i complet.<br />11<br />
Autenticitat<br />Completesa i precisió de les dades.<br />Evidència de responsabilitats: qui és qui.<br />Integritat dels...
Integritat<br />Robustesa de l’aplicació i/o de la taula de relacions.<br />Control de la modificació d’assentaments.<br /...
Identitat<br />Control de l’accés al RG.<br />Control de la identitat associada als documents entrants.<br />Precisió de l...
Usabilitat i Accessibilitat<br />A curt termini es pressuposa.<br />A mitjà i llarg termini cal garantir que l’utilització...
El cas d’estudi de Terrassa<br />
17<br />Característiques RG<br />Aplicació informàtica del 1997, evolucionada.<br />Base de dades en el lleguatge Uniface....
18<br />Problemes tècnics<br />No conformitat amb la Ley 11/2007.<br />Uniface en una versió vella. Manteniment difícil.<b...
19<br />Problemes conceptuals<br />Temes de registre.<br />Més de 600 codis no arxivístics per descriure els assentaments....
20<br />Iniciatives<br />2008-2009: Inici de l’estudi teòric del RG per iniciativa de l’Arxiu (projecte InterPARES).<br />...
3 productes<br />Instruccions d’ús i Normativa interna del RG. (Resolució de l’àrea de govern, 26/07/2010).<br />Esquema d...
Temes de registre: 488 temes. <br />Entrades (2008-2010): 248.620 assentaments.<br />Entrades (2008-2010) sense tema assi...
3 productes<br />3. Requisits funcionals per millorar aplicació actual o per disposar d’una nova aplicació:<br /><ul><li>F...
Digitalització i certificació dels documents presentats.
Control de les proprietats essencials: esquema de metadades.
Requisits tècnics.
Mesures de preservació a llarg termini.</li></li></ul><li>Formulari d’entrada<br />Ley 30/1992, art.38.3<br />Decret Gener...
Implantació<br />Oct.- Des. 2010: Implantació de les millores als “temes de registre” i inici d’aplicació del QdC al RG al...
Model tecnològic de l’arquitectura de registre d’expedients<br />Utinc<br />Eines control<br />i Reporting<br />Monitoritz...
Estratègies de preservació a mitjà i llarg termini<br />
“Preservació”<br />Abans de pensar a mitjà i llarg termini cal:<br />Millorar la qualitat i la precisió del producte “Regi...
Primera idea … imperfecta<br />Del 2006 al 2010: un document PDF anual amb tots els assentaments.<br />Sense signatura dig...
Emulació<br />Aplicació informàtica del RG com a “document”.<br />Solució costosa a curt termini.<br />Conservació de tote...
Migració<br />RG com a conjunt de “dades”.<br />Solució més econòmica.<br />Pèrdua de funcionalitats originals.<br />Possi...
of 36

Preservar el Registre General de l'Ajuntament de Terrassa

Published on: Mar 4, 2016
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Preservar el Registre General de l'Ajuntament de Terrassa

  • 1. PRESERVAR EL REGISTRE GENERAL DE TERRASSA<br />Joan Soler i Jiménez <br />Arxiu Històric de Terrassa<br />05 octubre 2011<br />
  • 2. Ambigüitat legal<br />Espanyola: <br />- Ley 30/1992<br /> - Ley de propiedad intelectual de las bases de datos (2001)<br /> - Ley 11/2007<br /> - Esquema Nacional de Interoperabilidad (2009)<br />Catalana:<br /> - Decret 160/1994<br /> - Decret 56/2009<br />
  • 3. On són els documents?<br />
  • 4. RG com a document<br />RG = Document<br />Entitat dinàmica i interactiva<br />Unitat documental composta<br />Composta d’assentaments<br />Taula de relacions<br />
  • 5. Assentaments = documents<br />Cada assentament<br />Manifestació de voluntat = servei = RG com a document<br />Manifestació de voluntat = acció documentada = assentament com a document<br />Rebut pel ciutadà<br />
  • 6. Assentaments i documents presentats<br />Documents presentats (pels ciutadans).<br />No són documents propis de l’Administració que enregistra.<br />Documents instrumentals, probatoris, dispositius.<br />Documents originals o en copia autenticada.<br />Documents confrontats i certificats per l’Administració = Compulsa (electrònica).<br />Documents que pertanyen a l’expedient que s’inicia al Registre, i no sempre s’han de conservar.<br />
  • 7. Aplicació Informàtica<br />Entitat dinàmica i interactiva.<br />24h/365d<br />Composta d’assentaments registrals.<br />Alguns dels quals aporten documents digitalitzats o digitals externs a l’Administració.<br />Què és allò que hem de preservar de manera obligatòria?<br />On resideixen les seves propietats essencials (significant properties)?<br />
  • 8. Breu anàlisi diplomàtica del Registre General<br />
  • 9. Fiabilitat per context<br />Fiabilitat per tradició = Ningú en discuteix la importància.<br />Fiabilitat per legislació = Ningú en discuteix l’existència.<br />Fiabilitat per eficiència administrativa = És un instrument acceptat socialment.<br />9<br />
  • 10. Fiabilitat per estructura<br />L’aplicació ha de ser robusta.<br />Sistema de seguretat potent.<br />Mesures de control d’accés i control de modificació exhaustives.<br />Enregistrament de totes les operacions que es realitzin amb els assentaments.<br />Preservació i conservació segura.<br />10<br />
  • 11. Fiabilitat per contingut<br />Qualitat de les dades introduïdes.<br />Formulari precís i complet.<br />11<br />
  • 12. Autenticitat<br />Completesa i precisió de les dades.<br />Evidència de responsabilitats: qui és qui.<br />Integritat dels documents entrants.<br />Acció fedatària dels funcionaris d’Atenció al Públic.<br />12<br />
  • 13. Integritat<br />Robustesa de l’aplicació i/o de la taula de relacions.<br />Control de la modificació d’assentaments.<br />Formats persistents i acceptats en els documents adjunts.<br />13<br />
  • 14. Identitat<br />Control de l’accés al RG.<br />Control de la identitat associada als documents entrants.<br />Precisió de les dades personals introduïdes.<br />Traçabilitat dels responsables de les accions realitzades a l’interior del sistema.<br />14<br />
  • 15. Usabilitat i Accessibilitat<br />A curt termini es pressuposa.<br />A mitjà i llarg termini cal garantir que l’utilització de l’aplicació i/o la taula de relacions sigui possible.<br />Formats òptims.<br />Total respecte de la forma intel·lectual.<br />Certa tolerància amb la modificació de la forma física.<br />Metadades de context, estructura i contingut.<br />15<br />
  • 16. El cas d’estudi de Terrassa<br />
  • 17. 17<br />Característiques RG<br />Aplicació informàtica del 1997, evolucionada.<br />Base de dades en el lleguatge Uniface.<br />Interfície en Uniface. <br />Taules de relacions d’Oracle.<br />Dues instàncies principals: Entrades i Sortides.<br />Producció i desenvolupament propi.<br />Poques modificacions entre 2003 i 2007.<br />
  • 18. 18<br />Problemes tècnics<br />No conformitat amb la Ley 11/2007.<br />Uniface en una versió vella. Manteniment difícil.<br />Interfície “poc” amigable.<br />Necessitat tecnològica de conversió d’Oracle.<br />Software obsolet.<br />
  • 19. 19<br />Problemes conceptuals<br />Temes de registre.<br />Més de 600 codis no arxivístics per descriure els assentaments.<br />Descripcions creatives no normalizades, atribucions absurdes i simplement no fetes.<br />Manca de control sobre els documents electrònics aportats pels ciutadans.<br />Problema de qualitat, exactitud i fiabilitat.<br />
  • 20. 20<br />Iniciatives<br />2008-2009: Inici de l’estudi teòric del RG per iniciativa de l’Arxiu (projecte InterPARES).<br />2009-2010: Constitució d’un grup de treball multidisciplinar: arxivers, informàtics, treballadors del l’oficina de RG i advocats. Definició de necessitats pràctiques. 10 persones.<br />
  • 21. 3 productes<br />Instruccions d’ús i Normativa interna del RG. (Resolució de l’àrea de govern, 26/07/2010).<br />Esquema de les relacions conceptuals entre els “temes” del RG i el QdC (primera reducció de 600 a 488 codis). Solució a un punt crític.<br />
  • 22. Temes de registre: 488 temes. <br />Entrades (2008-2010): 248.620 assentaments.<br />Entrades (2008-2010) sense tema assignat: 13.594 assentaments (5%).<br />Sortides (2008-2010): 194.502 assentaments.<br />Sortides (2008-2010) sense tema: 59.261 assentaments (30%).<br />
  • 23.
  • 24. 3 productes<br />3. Requisits funcionals per millorar aplicació actual o per disposar d’una nova aplicació:<br /><ul><li>Formulari d’adquisició de dades més complet.
  • 25. Digitalització i certificació dels documents presentats.
  • 26. Control de les proprietats essencials: esquema de metadades.
  • 27. Requisits tècnics.
  • 28. Mesures de preservació a llarg termini.</li></li></ul><li>Formulari d’entrada<br />Ley 30/1992, art.38.3<br />Decret Generalitat 360/1994, art.5.3<br />D.P.R. 445/2000 (legislazione italiana)<br />DURANTI, Luciana (1997). I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore.<br />GAROFALO, Lucilla; GIUVA, Linda (2005). “The Italian Government Digital Protocol Initiative.”<br />
  • 29.
  • 30. Implantació<br />Oct.- Des. 2010: Implantació de les millores als “temes de registre” i inici d’aplicació del QdC al RG als usuaris avançants.<br />Des. 2010: Formació de 600 treballadors de l’Ajuntament per explicar els canvis.<br />Gen. 2011: Activació real de les modificacions conceptuals. No de les tècniques.<br />
  • 31. Model tecnològic de l’arquitectura de registre d’expedients<br />Utinc<br />Eines control<br />i Reporting<br />Monitorització<br />dels processos<br />BAM (Business<br />Activity Monitoring)<br />Seu electrònica<br />HSM<br />Registred’E/S<br />Dades de signatura<br />+<br />Registre d’evidències<br />electròniques<br />BPM<br />Log d’auditoria<br />(transició<br />del procés)<br />Cicle de vida del procés<br />UCM<br />Instància 2<br />UCM Instància 1<br />Tancament expedient<br />Presentació documentació<br />al ciutadà / empresa / entitat<br />(ENI “compliant”)<br />Magatzem dades de procés<br />Magatzem dades de negoci<br />
  • 32. Estratègies de preservació a mitjà i llarg termini<br />
  • 33. “Preservació”<br />Abans de pensar a mitjà i llarg termini cal:<br />Millorar la qualitat i la precisió del producte “Registre General” des del moment inicial de la seva utilització.<br />Precisió + Qualitat + Classificació = Més fiabilitat, més usabilitat.<br />
  • 34. Primera idea … imperfecta<br />Del 2006 al 2010: un document PDF anual amb tots els assentaments.<br />Sense signatura digital.<br />Procediment de validació en un espai controlat i workflow validat pel secretari, administrador de sistemes i l’arxiver en cap.<br />Document in PDF de més de 800 pàgines.<br />Sense OCR.<br />Tots els assentaments, però incomplets.<br />
  • 35. Emulació<br />Aplicació informàtica del RG com a “document”.<br />Solució costosa a curt termini.<br />Conservació de totes les funcionalitats.<br />Si està pensant, però no pel RG sinó per aplicacions fetes a mida de Gestió Econòmica.)<br />
  • 36. Migració<br />RG com a conjunt de “dades”.<br />Solució més econòmica.<br />Pèrdua de funcionalitats originals.<br />Possibilitat d’una nova aplicació informàtica amb més i noves funcionalitats.<br />Migració al nou aplicatiu de les dades històriques.<br />Les dades continuen vives i no s’arxiven.<br />
  • 37. Encapsulament<br />Registre General sencer: DBML.<br />Assentaments en forma de OD; cada un és un document: XML.<br />Solució complexa, i necessària?<br />Pèrdua de funcionalitats originals.<br />Potser, cada assentament amb l’OD (Expedient) on pertanyen?<br />Pensem més en la interoperabilitat que no pas en la preservació.<br />
  • 38. Encapsulament<br />
  • 39. joan.soler@terrassa.cat<br />

Related Documents