Gestión por Procesos
Luis Alberto Pérez Paredes
Business Process Management
▪ Es la disciplina de la gestión de los procesos (en lugar de las tareas) como medio
para me...
Beneficios de BPM
▪ Permite alinear la estrategia de la empresa con las áreas de negocio
▪ Proporciona visibilidad a los...
¿Cuándo es necesario BPM?
Depende de las circunstancias de cada organización y su madurez en relación a
los procesos.
▪...
¿Cuándo es necesario BPM?
▪ Clientes importantes que exigen procesos diferentes
▪ Fala de agilidad del negocio
▪ Cada p...
Gestión de la Mejora de los Procesos
En BPM hay dos aspectos en relación con la operación del proceso
1. La gestión trad...
Objetivos de la Mejora de Procesos
▪ Efectividad: ¿El proceso produce los resultados deseados y satisface las
necesidade...
Formas de iniciar proyectos BPM
▪ Conducido por la estrategia
▪ La organización ha determinado que la implementación de ...
Escenarios de Implementación
▪ Business as usual
▪ Adoptada por las organizaciones maduras en BPM
▪ In the driver seat ...
Análisis de los Escenarios
Alineamiento de proyectos BPM con la
estrategia de la organización
▪ Los procesos no son un fin en si mismo sino una man...
Arquitectura del Proceso
Ayuda a verificar que:
▪ El proceso esta alineado con los objetivos de la organización y la est...
Modelos de Procesos
▪ El modelado de los procesos es una herramienta fundamental para conseguir
mejorar los procesos
▪ ...
Modelos de Procesos
▪ La principal meta de ISO/IEC es proporcionar una notación que sea entendible
por todos los usuario...
Modelos de Procesos
Los buenos modelos tienen las siguientes características:
▪ Correctos: El diagrama no viola ninguna ...
Guía para Mejorar los Procesos
Definir el Inventario de Procesos
▪ En este paso se define el inventario de procesos como...
Guía para Mejorar los Procesos
Establecer el Alcance
▪ En este paso se crea el documento de definición del alcance que s...
Guía para Mejorar los Procesos
Modelar el Proceso As Is
▪ Este paso brinda a cada stakeholder un mejor entendimiento de ...
Guía para Mejorar los Procesos
Estimar el Tiempo y Costo
▪ En este paso se estima el tiempo de proceso (la suma de las t...
Guía para Mejorar los Procesos
Verificar el Modelo de Proceso
▪ En este paso se valida toda la información reunida y los...
Guía para Mejorar los Procesos
Aplicar Técnicas de Mejora
▪ Las técnicas de mejora permiten definir como hacer el proces...
Guía para Mejorar los Procesos
Crear Controles Internos, Herramientas y Métricas
▪ Los controles internos identifican pu...
Guía para Mejorar los Procesos
Realizar Pruebas
▪ Antes de introducir un cambio debe ser probado y verificar que funcion...
Guía para Mejorar los Procesos
Implementar el Cambio
▪ En este paso se identifica quien debe saber del cambio, que neces...
Guía para Mejorar los Procesos
Conducir la Mejora Continua
▪ Los procesos deben ser medidos continuamente para mantener ...
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Ponencia gestión por procesos

Técnica de 10 pasos para mejorar procesos
Published on: Mar 4, 2016
Published in: Business      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Ponencia gestión por procesos

  • 1. Gestión por Procesos Luis Alberto Pérez Paredes
  • 2. Business Process Management ▪ Es la disciplina de la gestión de los procesos (en lugar de las tareas) como medio para mejorar los resultados del negocio y la agilidad operacional. Los procesos atraviesan los límites de la organización, uniendo a personas, flujos de información, sistemas y otros activos para crear y entregar valor a los clientes (Gartner). ▪ Conseguir los objetivos de la organización mediante la mejora, gestión y control de los procesos de negocio esenciales.
  • 3. Beneficios de BPM ▪ Permite alinear la estrategia de la empresa con las áreas de negocio ▪ Proporciona visibilidad a los procesos de negocio ▪ Mejora la agilidad del negocio y la flexibilidad de TI ▪ Permite simular procesos antes de implementarlos ▪ Proporciona métricas en tiempo real de la operación del proceso
  • 4. ¿Cuándo es necesario BPM? Depende de las circunstancias de cada organización y su madurez en relación a los procesos. ▪ Si la empresa está creciendo rápidamente ▪ Ha ocurrido una fusión ▪ Está inmersa en una reorganización ▪ Hay un cambio en la estrategia (liderazgo en costos, diferenciación) ▪ Debe cumplir con regulaciones como Basilea 3 ▪ Necesita mayor control sobre el negocio ▪ Necesita reducir costos ▪ Clientes insatisfechos con el producto o servicio
  • 5. ¿Cuándo es necesario BPM? ▪ Clientes importantes que exigen procesos diferentes ▪ Fala de agilidad del negocio ▪ Cada producto o servicio tiene su propio proceso, siendo los procesos similares ▪ Necesita mayor visibilidad de los procesos desde una perspectiva end to end ▪ Existen muchos hand offs en los procesos ▪ Existe mucho retrabajo ▪ Los procesos no están estandarizados
  • 6. Gestión de la Mejora de los Procesos En BPM hay dos aspectos en relación con la operación del proceso 1. La gestión tradicional ▪ Se responsabiliza por conseguir los objetivos de negocio, comunicar estos objetivos a las personas que ejecutan el proceso, motivar y empoderar al staff, monitorear y controlar el proceso ▪ Es realizada por el dueño del proceso 2. La gestión de la mejora ▪ Se responsabiliza de la mejora de los procesos y no por la gestión del día a día, se encarga de que los beneficios de BPM sean conseguidos ▪ Es realizada por el gerente de proyecto/programa BPM ▪ En organizaciones maduras es liderada por el Gerente del Centro de Excelencia BPM
  • 7. Objetivos de la Mejora de Procesos ▪ Efectividad: ¿El proceso produce los resultados deseados y satisface las necesidades de los clientes/usuarios?. ▪ Eficiencia: ¿El proceso usa el mínimo de recursos y no tiene tareas burocráticas?. ▪ Adaptabilidad: ¿El proceso es flexible para responder a las necesidades de cambio? Estos términos se relacionan con: ▪ Efectividad: Se enfoca en los clientes/usuarios y si el proceso entrega los que ellos desean. ▪ Eficiencia: Se enfoca en los trabajadores responsables del proceso end to end y en la facilidad de realizar el proceso de negocio ▪ Adaptabilidad: Evalúa cuan fácilmente se puede modificar el proceso cuando cambien los requerimientos de negocio
  • 8. Formas de iniciar proyectos BPM ▪ Conducido por la estrategia ▪ La organización ha determinado que la implementación de ciertos proyectos tendrán impacto sobre algunos procesos de negocio ▪ Es un manejo top-down de la administración que incluye un portafolio de proyectos BPM, además de madurez en BPM y una arquitectura de procesos implementada ▪ Iniciativa operacional ▪ Es conducida por las necesidades operacionales de una organización, unidad de negocios o departamento ▪ Ocurre a un nivel más bajo que el estratégico
  • 9. Escenarios de Implementación ▪ Business as usual ▪ Adoptada por las organizaciones maduras en BPM ▪ In the driver seat ▪ Los managers tienen total información acerca de BPM y están totalmente comprometidos con su implementación en su área de responsabilidad ▪ Pilot project ▪ Los managers tienen total información acerca de BPM, aún no están totalmente convencidos de los beneficios de BPM y están iniciando en pequeña escala ▪ Under radar ▪ Ocurre en las organizaciones menos maduras en BPM. Los managers están informados parcialmente y aún no están convencidos ni comprometidos ni prestan mucha atención a BPM dentro de la organización
  • 10. Análisis de los Escenarios
  • 11. Alineamiento de proyectos BPM con la estrategia de la organización ▪ Los procesos no son un fin en si mismo sino una manera de ayudar a conseguir un objetivo de negocio ▪ La selección del objetivo de negocio y el enfoque para conseguirlo lo determina la estrategia ▪ Debe asegurarse que existe un claro enlace del proyecto con la estrategia de la organización y que le otorga valor a esta ▪ La profundidad y extensión del análisis debe ser de acuerdo a la importancia del proyecto dentro de la organización y el nivel de gestión con que se relaciona ▪ Si un proyecto no demuestra claramente que agrega valor a la organización no debe ser llevado a cabo
  • 12. Arquitectura del Proceso Ayuda a verificar que: ▪ El proceso esta alineado con los objetivos de la organización y la estrategia para conseguirlos ▪ Asegura que el proceso entrega el producto o servicio correcto ▪ A que el proceso este alineado con otros procesos y otras iniciativas de la organización ▪ A que toda la información importante y necesaria para el proyecto sea recopilada en una fase temprana Una arquitectura de procesos es una herramienta que facilita el diseño, la evolución y cambio de los procesos, consiste en un conjunto de reglas, principios y modelos para los procesos que proporcionan una base para el diseño de los procesos y que facilitan su entendimiento
  • 13. Modelos de Procesos ▪ El modelado de los procesos es una herramienta fundamental para conseguir mejorar los procesos ▪ Su propósito es transmitir el significado de la lógica específica del flujo de actividades desde que el proceso inicia hasta que termina ▪ La lógica de proceso debe ser entendible para una persona de negocios, pero también semánticamente precisa para su uso por parte de los desarrolladores ▪ La lógica de proceso es una descripción de todas las rutas desde un estado inicial hasta cada uno de sus posibles estados finales
  • 14. Modelos de Procesos ▪ La principal meta de ISO/IEC es proporcionar una notación que sea entendible por todos los usuarios de negocio desde analistas de negocio a desarrolladores técnicos; y por la gente de negocios que gestiona y monitorea los proceso ▪ ISO/IEC 19510:2013 crea un puente para cubrir la brecha entre el diseño de los procesos de negocio y su implementation. ▪ ISO/IEC 19510:2013 es identico to OMG BPMN 2.0.1. Extraído de http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=62652
  • 15. Modelos de Procesos Los buenos modelos tienen las siguientes características: ▪ Correctos: El diagrama no viola ninguna especificación de BPMN ▪ Claros: La lógica de proceso no debe ser ambigua ▪ Completos: El diagrama debe indicar como inicia el proceso, sus estados finales y la comunicación con las entidades externas y procesos internos ▪ Consistentes: Ante el mismo conjunto de hechos sobre la lógica de proceso, todos los modeladores deberían crear más o menos el mismo modelo
  • 16. Guía para Mejorar los Procesos Definir el Inventario de Procesos ▪ En este paso se define el inventario de procesos como una ayuda para decidir por donde empezar. ▪ El inventario es una lista completa de los procesos de negocio de un departamento o área ▪ En este paso: ▪ Se identifican los procesos de negocio ▪ Se establece un criterio de prioridad ▪ Se crea una tabla aplicando los criterios a los procesos para saber que procesos mejoramos primero
  • 17. Guía para Mejorar los Procesos Establecer el Alcance ▪ En este paso se crea el documento de definición del alcance que servirá de guía durante todo el proceso de mejora ▪ Este incluye: ▪ Los límites del proceso ▪ La información de base del proceso ▪ Los objetivos a lograr ▪ Ayuda a mantenerse centrado en el objetivo inicial trazado
  • 18. Guía para Mejorar los Procesos Modelar el Proceso As Is ▪ Este paso brinda a cada stakeholder un mejor entendimiento de como trabaja el proceso de principio a fin ▪ También da visibilidad sobre los puntos donde ocurre la transferencia de tareas entre departamentos ▪ Por lo general requiere del concurso de varias personas ▪ La información de este proceso da la base para establecer las metas de mejoras
  • 19. Guía para Mejorar los Procesos Estimar el Tiempo y Costo ▪ En este paso se estima el tiempo de proceso (la suma de las tareas requeridas para realizar el proceso) y el tiempo de ciclo (cuánto tarda en realidad el proceso de principio a fin) ▪ El tiempo de ciclo toma en cuenta interrupciones u otras tareas que no están relacionadas con la tarea del proceso de negocio de interés como: ▪ Llamadas telefónicas ▪ Reuniones ▪ Pedidos urgentes del jefe ▪ También nos ayuda a encontrar el costo del proceso actual ▪ Estos parámetros se usan para establecer las metas de mejora
  • 20. Guía para Mejorar los Procesos Verificar el Modelo de Proceso ▪ En este paso se valida toda la información reunida y los objetivos con los trabajadores del proceso, los stakeholders y el sponsor para confirmar que el proceso existente está reflejado lo más exactamente posible. ▪ La verificación con los trabajadores del proceso puede ser delegada a miembros del equipo y se centra en la exactitud del modelo de proceso y de los tiempos estimados; y los puntos que requieran ser aclarados ▪ La verificación con los stakeholders debe ser hecha por el líder del equipo y luego de haber hecho la verificación con los trabajadores del proceso y la actualización del modelo. ▪ La verificación con el sponsor debe ser hecha por el líder del equipo e incluye la revisión del documento de definición de alcance del proceso
  • 21. Guía para Mejorar los Procesos Aplicar Técnicas de Mejora ▪ Las técnicas de mejora permiten definir como hacer el proceso más efectivo, eficiente y adaptable. ▪ La mayoría de las veces la mejora se centra en reducir el tiempo de ciclo ▪ La metodología considera la automatización como el último paso debido a que al aplicar los otros cinco primero se asegura que las ineficiencias del procesos son retiradas ▪ Es importante cuestionar el status quo y empujar a pensar de forma más estratégica, esto puede ser un poco incomodo en ocasiones
  • 22. Guía para Mejorar los Procesos Crear Controles Internos, Herramientas y Métricas ▪ Los controles internos identifican puntos en el proceso donde podrían ocurrir errores y explica como prevenirlos ▪ Crear herramientas para dar soporte al proceso optimiza el proceso y evita errores, así como también ayuda al entrenamiento de los empleados en la manera de realizar sus labores ▪ Establecer métricas ayuda a controlar el proceso y saber si trabaja según lo planeado
  • 23. Guía para Mejorar los Procesos Realizar Pruebas ▪ Antes de introducir un cambio debe ser probado y verificar que funciona como se espera cumpliendo las metas de reducción de errores o aumento de la productividad ▪ Se crea un plan de pruebas que contenga: ▪ Quién debe hacer las pruebas ▪ Qué se va a probar ▪ Cuáles son los pasos a seguir ▪ Cuando hacer las pruebas
  • 24. Guía para Mejorar los Procesos Implementar el Cambio ▪ En este paso se identifica quien debe saber del cambio, que necesitan conocer y como comunicarlo. ▪ Para este fin generalmente se utiliza un plan de implementación con tres fases: ▪ Diseño: Identifica el trabajo necesario para definir y mejorar el proceso ▪ Desarrollo: Incluye crear las herramientas par mejorar el proceso ▪ Implementación: Incluye las pruebas y como comunicar y entrenar a las personas, también incluye como continuar mejorando el proceso de negocio
  • 25. Guía para Mejorar los Procesos Conducir la Mejora Continua ▪ Los procesos deben ser medidos continuamente para mantener los beneficios ▪ La mejora continua debe ser la forma natural como se maneja el negocio y no solo como un evento ▪ Se emplean las siguientes fases 1. Evaluate (evaluar): Evaluar las oportunidades 2. Test (probar): Realizar el cambio en un escenario controlado 3. Assess (comprobar): Determinar si el cambio trabaja bien 4. Execute (ejecutar): Desplegar el cambio a una escala mayor
  • 26. luis.perezp@pucp.pe RPM: #999366651

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