1. POR QUE LA GESTIÓN POR PROCESOS Por qué las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus proceso...
 Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada enelementos de salida...
Todos los procesos tienen que tener unResponsable designado que asegure sucumplimiento y eficacia continuados.Todos los pr...
o Ventajas:Son sistemas estructurados que sirven para identificar y documentar un proceso de gestión. Se dan pautas, guías...
La documentación se reduce drásticamente. Los procedimientos desaparecen y se "convierten" y/o se incorporana los procesos...
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Porqué la gestion de procesos

Published on: Mar 4, 2016
Published in: Education      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Porqué la gestion de procesos

  • 1. 1. POR QUE LA GESTIÓN POR PROCESOS Por qué las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayoría de lasempresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficienciaque representa las organizaciones departamentales, con sus nichos de poder y su inercia excesiva ante loscambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y trabajando con una visión deobjetivo en el cliente.Vamos hacia una sociedad donde el conocimiento va a jugar un papel decompetitivad de primer orden. Y donde desarrollar la destreza del "aprendera aprender" y la Administración del conocimiento, a través de la formación ysobre todo de las experiencias vividas, es una de las variables del éxitoempresarial.La Administración del conocimiento se define como un conjunto de procesospor los cuales una empresa u organización recoge, analiza, didáctiza ycomparte su conocimiento entre todos sus miembros con el objetivo demovilizar los recursos intelectuales del colectivo en beneficio de laorganización, del individuo y de la Sociedad. La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos. Entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre unaENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.SE HABLA REALMENTE DE PROCESO SI CUMPLE LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS O CONDICIONES Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS El Proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales. Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente yhorizontalmente la organización. Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta"QUE", no al "COMO". El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización. El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en elmismo.2. CONCEPTOS BÁSICOSOtros términos relacionados con la Gestión por Procesos, y que son necesarios tener en cuenta para facilitar suidentificación, selección y definición posterior son los siguientes:
  • 2.  Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada enelementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas ymétodos. Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos yson críticos para el éxito del negocio. Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil para aislar losproblemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar unagestión determinada, como por ejemplo la gestión de la calidad, la gestión del medio ambiente o lagestión de la prevención de riesgos laborales. Normalmente están basados en una norma dereconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestión en elaseguramiento de los procesos. Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos seexpresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; que debehacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos ydocumentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse. Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. Lasecuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente sedesarrolla en un departamento o función. Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecución de un objetivo, con unprincipio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientosestriba en la no repetitividad de los proyectos. Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un procesoo de una actividad.2.1 Requisitos básicos de un proceso
  • 3. Todos los procesos tienen que tener unResponsable designado que asegure sucumplimiento y eficacia continuados.Todos los procesos tienen que ser capaces desatisfacer los ciclos P, D, C, A del gráficoadjunto.Todos los procesos tienen que tenerindicadores que permitan visualizar de formagráfica la evolución de los mismos. Tienen queser planificados en la fase P, tienen queasegurarse su cumplimiento en la fase D,tienen que servir para realizar el seguimientoen la fase C y tiene que utilizarse en la fase Apara ajustar y/o establecer objetivos.Es recomendable planificar y realizar periódicamente(Aproximadamente 3 años) una reingenieria de los procesos degestión para alcanzar mejoras espectaculares en determinadosparámetros como costes, calidad, servicio y rapidez derespuesta.Una forma mas moderna y completa de ver estos ciclos de revisión y mejora se encuentra dentro de lafilosofía REDER.ResultadosEnfoqueDespliegueEvaluación yRevisión2.2 MÉTODOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PROCESOSAquí ya entramos en materia. Básicamente se puede asegurar que existen muchos métodos para la identificaciónde los procesos. Pero a mi entender se pueden englobar en dos grandes grupos: Método "ESTRUCTURADO": En este apartado estoy englobando todos aquellos sistemas básicamentecomplejos que sirven para la identificación de los procesos de gestión. Estamos hablando de los sistemasinformatizados, ejemplo: idefo y los sistemas mas o menos estructurados. Lo que tienen en común todosestos sistemas es que los mismos están diseñados por personas expertas. Normalmente su implantaciónrequiere de algún tipo de asistencia externa.
  • 4. o Ventajas:Son sistemas estructurados que sirven para identificar y documentar un proceso de gestión. Se dan pautas, guías,soportes y hasta plantillas. El caso Idefo esta soportado por todo un sistema informático ideado "en origen " pormilitares americanos.Estos sistemas permiten identificar áreas de gestión que no se abordan y/o ineficientes. Los procesos ysubprocesos relacionados están perfectamente documentados.Si se consigue mantener actualizada toda la documentación asociada a los mismos se convierten en herramientasvalidas para la formación de los nuevos ingresos. No olvidemos que esto de la gestión del conocimiento es unaasignatura pendiente por mucho que se hable de la misma.o Inconvenientes:Los procesos de gestión están tan documentados que mas parecen "códices de Amurabi" que herramientas degestión operativas. He visto documentos que contenían 230 paginas y estamos hablando de un solo proceso.La empresa en cuestión todavía tenia que documentar otros 20 procesos mas con el citado método. Me imaginoque después de tres años seguirán con tan honorable tarea. A esto hay que añadir el trabajo que debe costar sumantenimiento y no digamos el dominio del mismo por parte del personal.Los métodos informáticos requieren menos papel, pero si nos atenemos al método idefo y todos los diagramas-crucigramas que el mismo requiere, se puede asegurar que para entenderlos-interpretarlos se requiere de unapersona experta que por un lado conozca la herramienta y por otro lado domine la gestión que supuestamenteesta reflejada en dichos gráficos.Otro de los problemas asociados a este tipo de sistemas es que normalmente no suelen saber que hacer con losprocedimientos existentes y sus sistemas relacionados. Me estoy refiriendo a los procedimientos y a lo Sistemasde Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales. De esta forma una empresa se encuentra con unnuevo Sistema de Procesos que no sabe muy bien relacionar con los otros sistemas existentes. Método "CREATIVO": En este apartado estoy englobando todos aquellos métodos que las empresas estánideando e implantado de forma interna. Normalmente motivadas por las nefastas experiencias y/o por laineficiencia del método anterior.o Ventajas:El Sistema de Gestión esta mucho mas integrado, ya que tanto el método ideado como todos los soportesrelacionados están creados internamente por miembros de la organización. Estos soportes y métodos seconvierten con poco esfuerzo en documentos "entendibles" por el resto del personal.
  • 5. La documentación se reduce drásticamente. Los procedimientos desaparecen y se "convierten" y/o se incorporana los procesos relacionados.o Inconvenientes:Se requiere de personas expertas en todos los campos citados. Es decir alguien que conozca el Sistema de Calidad,Medio Ambiente, Prevención Riesgos Laborales y Gestión de o por Procesos.Se debe hacer mas énfasis en la formación de las nuevas incorporaciones ya que buena parte del conocimiento noesta ni en papel ni en soportes informáticos. Se tiene que fomentar la formación de "oído a oído".2.3 Selección del métodoComo comprenderás la elección del método dependerá del conocimiento que tengan los miembros de la empresay/o del "estado del arte" en el cual se encuentre la misma. A groso modo y como orientación puedes ver algunasideas relacionadas con cada uno de los métodos expuestos. En caso de dudas lo mejor es escoger el métodoestructurado y recurrir a una asesoría, por supuesto tras sopesar los inconvenientes de la misma. También podríaser una combinación de ambas.