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CATEGORIZAÇÃO Uma vez identificados os projetos candidatos à implementação, estes serão categorizados de acordo c...
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DIAGNÓSTICO – FUNÇÕES DO PMO Em consonância com o foco adotado, sugerimos as funções Gerência de Recursos seguido...
DIAGNÓSTICO – MODELOS DO PMO Dada a pluralidade dos projetos (multi- funcionalidade), LISARB precisa do modelo Po...
DIAGNÓSTICO – COMO... A quantidade de profissionais envolvidos na implantação deve ser o máximo possível, ou seja, ...
DIAGNÓSTICO – MÉTRICAS DE SUCESSO As métricas a serem adotadas devem refletir com clareza a evolução dos processos a...
Natal GP02 - PMO - REGHF
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Natal GP02 - PMO - REGHF

- Haniel Oliveira - Elizeu - Felipe Boaz - Rafael - Gilenge
Published on: Mar 3, 2016
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Natal GP02 - PMO - REGHF

  • 1. PROJECT OFFICE O projeto a ser apresentado trata do desenvolvimento da consultoria prestada pela empresa REGHF Consultoria S.A., formada pelos profissionais Rafael Mendonça, Elizeu Lucena, Gilromar Lima, Haniel Oliveira e Felipe Boaz, ao país contratante LISARB por ocasião da consultoria em gerenciamento profissional de portfólios e projetos e implantação de um PMO.
  • 2. BRAINSTORM A primeira técnica aqui empregue é o brainstorm, a ser utilizado baseado no Plano Estratégico do país fornecido pelo presidente. Os integrantes do governo e da REGHF se reuniram para identificar todos os possíveis projetos que se encaixem nos objetivos traçados, obtendo-se o slide a seguir.
  • 3. BRAINSTORM Zoo Legal LISARB segura Rua Segura Show de Bola Saúde Sim Megafone Século da Paz De LISARB Para o Mundo Essa Casa Vai Ser Minha Droga Zero Justiça Já Encontro Cultural Ócio Criativo Corrupção Não! Sopro de Energia Eco Economy Congresso Aberto Meu Carro Híbrido TV Limpa Adeus Carbono Criança 3000 Menor Cidadão Mobiliza LISARB Bora Conectar Minha Família Minha Vida Viva LISARB Tchau Analfabetismo
  • 4. CATEGORIZAÇÃO Uma vez identificados os projetos candidatos à implementação, estes serão categorizados de acordo com as 9 áreas presentes no Plano Estratégico de LISARB, permitindo assim os passos seguintes de avaliação e seleção. Isto se faz necessário pois não há verba suficiente para a implementação de todos eles e também porque alguns não se mostrarão eficazes e/ou viáveis.
  • 5. CATEGORIZAÇÃO Aliança p/ Educação p/ Qualidade de Política Economia Cultura e Combate à1 LISARB Mais 2 Política Cidadã 3 Sociedade 4 5 Proteção Social 6 Vida e 7 8 Externa p/ 9 Sustentável Diversidade Corrupção Justo Conhecimento Segurança Século 21 Mobiliza Tchau Corrupção1.1 Justiça Já 2.1 3.1 4.1 Adeus Carbono 5.1 Droga Zero 6.1 Ócio Criativo 7.1 TV limpa 8.1 Século da Paz 9.1 LISARB Analfabetis-mo Não! Meu Carro LISARB Encontro De LISARB 2.2 Megafone 3.2 Criança 3000 4.2 5.2 Saúde Sim 6.2 7.2 8.2 Híbrido Seguro Cultural Para o Mundo Sopro de Essa Casa Vai 2.3 Menor Cidadão 4.3 5.3 6.3 Show de Bola 7.3 Bora Conectar Energia ser Minha Minha Familia 2.4 4.4 Eco Economy 6.4 Viva LISARB Minha Vida Congresso 2.5 4.5 Zoo Legal 6.5 Rua Segura Aberto
  • 6. AVALIAÇÃO E SELEÇÃO Deste ponto em diante será aplicada uma avaliação baseada em 6 critérios e seus respectivos pesos, apontando assim a média ponderada das notas obtidas de cada projeto numa reunião com os integrantes do governo de LISARB. Os projetos selecionados serão aqueles que tiverem as maiores médias, separando-se no máximo 2 projetos por categoria, a fim de não preterirmos nenhuma delas. Isto permitirá a melhor avaliação dos projetos selecionados no passo seguinte à seleção.
  • 7. AVALIAÇÃO E SELEÇÃO 8.2 De LISARB Para o Mundo 2.4 Minha Familia Minha Vida 5.3 Essa Casa Vai Ser Minha 3.1 Tchau Analfabetismo 4.2 Meu Carro Hibrido 2.5 Congresso Aberto 7.2 Encontro Cultural 4.3 Sopro de Energia 2.1 Mobiliza LISARB 6.2 LISARB Seguro 9.1 Corrupção Não! 4.1 Adeus Carbono 2.3 Menor Cidadão 7.3 Bora Conectar 8.1 Século da Paz 4.4 Eco Economy 6.3 Show de Bola 3.2 Criança 3000 6.1 Ócio Criativo 6.4 Viva LISARB 6.5 Rua Segura 5.1 Droga Zero 5.2 Saúde Sim 2.2 Megafone 4.5 Zoo Legal 1.1 Justiça Já 7.1 TV Limpa CRITÉRIOSROI 1,25 0,5 1,0 1,25 1,0 0,5 1,2 1,3 2,4 2,3 2,4 2,4 2,0 1,2 1,4 1,3 1,9 0,9 0,6 0,9 1,1 1,1 0,8 2,1 0,4 2,1 2,4CUSTO 0,6 1,0 0,9 0,8 0,7 0,8 0,9 0,8 0,6 0,7 0,8 0,8 0,7 0,9 0,7 0,8 1,0 0,8 0,9 0,8 0,7 0,9 0,7 0,8 0,9 0,7 0,8PROMOÇÃO 0,8 1,0 0,9 0,9 0,7 0,6 1,0 1,0 1,0 0,9 0,9 1,0 1,0 0,9 0,8 0,9 1,0 0,9 1,0 0,9 0,8 0,8 0,9 0,7 0,9 1,0 1,0RISCO 0,7 0,8 0,7 0,6 1,2 1,1 0,8 0,7 0,5 0,6 0,7 0,6 0,6 0,9 0,8 0,7 0,9 0,8 0,8 0,7 0,6 0,7 0,9 1,2 1,3 1,4 1,5IDH 2,5 2,3 2,4 2,5 2,4 2,3 2,5 2,5 2,0 2,1 1,9 1,9 2,1 2,2 2,1 2,4 2,2 2,3 2,2 2,1 2,0 2,1 2,2 2,1 2,2 1,9 1,8DURAÇÃO 0,8 1,2 1,3 1,3 1,1 1,4 1,5 1,4 1,2 1,1 1,3 1,2 1,2 1,4 1,3 1,2 1,3 1,4 1,2 1,1 1,0 1,2 1,0 0,9 1,3 1,0 1,2 Média Ponderada 6,7 6,8 7,2 7,4 7,1 6,7 7,9 7,7 7,7 7,7 8,0 7,9 7,6 7,5 7,1 7,3 8,3 7,1 6,7 6,5 6,2 6,8 6,5 7,8 7,0 8,1 8,7 CRITÉRIOS PESOROI 25% LEGENDACUSTO 10%PROMOÇÃO 10% Projetos selecionadosRISCO 15%IDH 25%DURAÇÃO 15%TOTAL 100%
  • 8. DIAGRAMA DE BOLHAS A técnica aplicada a seguir será o Gráfico de Bolhas, pois permite visualizar facilmente os projetos de maior importância. Para tanto utilizamos os dois critérios de maior peso no processo de avaliação para representar respectivamente os tamanhos e cores das bolhas, ou seja, o ROI (Taxa de retorno interno) e o IDH (Índice de Desenvolvimento Humano), escolhidos ainda pela adequação e simplicidade de entendimento. Utilizamos uma grade com dois eixos principais: as esferas governamentais e as 9 categorias. O resultado será mostrado no próximo slide.
  • 9. DIAGRAMA DE BOLHAS BAIXO IDH ROI ALTO Baixo Médio Alto 4.4 Global 8.2 4.3 3.2 5.3 Federal 1.1 7.1 8.1 9.1 3.1 5.1Esfera 6.2 Estadual 2.3 6.1 Municipal 2.2 7.3 1 2 3 4 5 6 7 8 9
  • 10. DIAGRAMA DE BOLHAS - CONCLUSÕES Neste ponto já somos capazes de obter algumas conclusões, como: a) algumas áreas foram pouco exploradas no brainstorm e, portanto, deveriam ser revistas; b) a inclusão de novos projetos no portfólio de LISARB por consequência poderá alterar o resultado final da análise; c) o “loop” PDCA poderá e deverá ser feito sempre que os resultados não forem satisfatórios e as 9 áreas não forem plenamente alcançadas na análise.
  • 11. DIAGRAMA DE BOLHAS - CONCLUSÕES Obteremos finalmente uma representação satisfatória dos projetos no gráfico de bolhas, podendo-se balanceá-los de acordo com as estratégias organizacionais, os objetivos estratégicos, os critérios de gerenciamento de portfólio, as métricas de desempenho e as restrições de capacidade e financeira de LISARB.
  • 12. DIAGRAMA DE BOLHAS - CONCLUSÕES Uma vez concluídos os 7 processos de alinhamento (identificação, categorização, avaliação, seleção, priorização, balanceamento e autorização) deveremos prover condições suficientes para a implementação eficaz dos projetos autorizados. Para tanto, necessitamos aplicar um questionário para descobrir o nível de maturidade de LISARB.
  • 13. PESQUISA DE MATURIDADE Foi aplicado um questionário baseado em 5 A aspectos do gerenciamento N 4 B de projetos com pontuação 3 de 1 a 5 representando, J 2 C portanto, a maturidade da 1 organização em critérios de 0 A a N, sendo o “zero” I D interpretado como questão não aplicável. Quanto maior H E a área atingida no radar maior o nível de maturidade, G F em semelhança à figura ao lado.
  • 14. PESQUISA DE MATURIDADE Os critérios que apresentarem menor pontuação merecerão maior atenção e, numa classificação geral, encaixaremos a organização em um dos cinco níveis abaixo:• Acima de 160 pontos: Nível 5• Entre 121 e 160 pontos: Nível 4• Entre 81 e 120 pontos: Nível 3• Entre 41 e 80 pontos: Nível 2• Entre 10 e 41 pontos: Nível 1
  • 15. PESQUISA DE MATURIDADE Pela pontuação obtida (69 pontos) verificamos que trata-se de um governo com baixo nível de maturidade em projetos, ou seja, o nível 2 da escala adotada. Iremos propor um diagnóstico que contará com 5 passos, conforme a seguir:  Focos de implementação;  Principais Funções que deverão ser aplicadas para o PMO a construir...  Modelos recomendados de PMO;  Quantidade de profissionais e cargos, etapas sugeridas e fatores críticos de sucesso;  Principais Indicadores / Métricas de sucesso.
  • 16. DIAGNÓSTICO – FOCO DO PMO Dentre os 7 focos de implementação, consideramos como mais adequados o Resource Management e o Reporting, pois as pessoas precisam ser primeiramente treinadas e a alta direção da organização deve acompanhar de perto a evolução dos seus processos. Os demais focos somente poderão ser utilizados em momentos de maior maturidade da organização.
  • 17. DIAGNÓSTICO – FUNÇÕES DO PMO Em consonância com o foco adotado, sugerimos as funções Gerência de Recursos seguido por Método e Procedimentos, pois esses alguns recursos precisarão ser contratados e outros treinados e desenvolvidos; os métodos e procedimentos deverão ser ato contínuo perpetuados dentro da organização e perfeitamente absorvidos por todos stakeholders e equipe.
  • 18. DIAGNÓSTICO – MODELOS DO PMO Dada a pluralidade dos projetos (multi- funcionalidade), LISARB precisa do modelo Pool de Recursos, porém com implantação em estágios devido ao seu nível de maturidade (nível 2). Desta forma sugerimos o modelo Torre de Controle combinado à Estação Meteorológica para iniciar a implantação do PMO. LISARB necessita de apoio permanente até o alcance da maturidade necessária para tocar seu portfólio de projetos.
  • 19. DIAGNÓSTICO – COMO... A quantidade de profissionais envolvidos na implantação deve ser o máximo possível, ou seja, mais de 20 profissionais. Deve haver treinamentos extensivos e até contratações para imprimir um nível melhor de conhecimento em projetos. A direção de LISARB deve participar ativamente e, portanto, a escolha de um sponsor que responda aos seus anseios é a parte nevrálgica de todo o processo. Campanhas de endomarketing são extremamente essenciais e devem ser bastante envolventes para o sucesso da implantação. O processo de mudança cultural deve ser de cima para baixo para que tenha efeito e o nível de envolvimento de todos precisa ser integral.
  • 20. DIAGNÓSTICO – MÉTRICAS DE SUCESSO As métricas a serem adotadas devem refletir com clareza a evolução dos processos ao passo que deve possuir simplicidade de obtenção condizente com o nível de maturidade da organização. Desta forma sugerimos os seguintes itens:• Nº de profissionais treinados por trimestre;• Quantidade de projetos implantados por ano;• Variação máxima de orçamentos em 10%;• Modificações de escopo em no máximo 5 itens;• Nº projetos dentro do prazo em até 80%;

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