1Kluczowe aspekty wdrażania narzędzi do zarządzaniaprojektamiNarzędzia IT do zarządzania projektami są tylko tak dobre, ja...
2realizujące skomplikowane i złożone projekty. Niektóre branże przemysłowe, producencioprogramowania, wdrożenia nowych pro...
3Zarządzanie zasobami – podstawowa funkcjonalność pozwala na alokację dostępnych iwłaściwych zasobów na projekt oraz przyp...
4wdrożenie. Przewagą prostych rozwiązań jest możliwość ich szybkiej implementacji oraz niskikoszt.Kolejnym aspektem, które...
5Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i pracy w różnych organizacjach i projektach powstałonarzędzie umożliwiające szybką in...
of 5

Narzędzia do zarządzania projektami

zarządzenie projektami, project management
Published on: Mar 3, 2016
Published in: Business      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Narzędzia do zarządzania projektami

  • 1. 1Kluczowe aspekty wdrażania narzędzi do zarządzaniaprojektamiNarzędzia IT do zarządzania projektami są tylko tak dobre, jak ludzie z nich korzystający i sposóbw jaki są wykorzystywane.Mając na uwadze powyższe zdanie można się zastanawiać, czego tak naprawdę potrzebujemy wnaszym przedsiębiorstwie do tego, żeby projekty przez nas realizowane były efektywniewspierane przez dedykowane do tego narzędzia. Zaglądając do Wikipedii znajdziemy listę ponad140 systemów służących do wsparcia zarządzania projektami. Czego potrzebujemy i jakie sąnasze wymagania, w głównej mierze będzie zależało od dojrzałości naszej organizacji w zakresiezarządzania projektami oraz kompleksowości prowadzonych działań.Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania projektami organizacja powinna spełnićpewne warunki brzegowe zapewniające sukces przedsięwzięcia. Podstawowym z nich jestwdrożenie i wykorzystywanie jednolitych procesów i standardów zarządzania projektami wfirmie. Jest to istotne z punktu widzenia całego procesu wdrażania systemu, bez solidnychpodstaw i właściwego poziomu dojrzałości organizacyjnej w zakresie zarządzania projektami nieuda nam się właściwie określić naszych potrzeb, co do wymagań i funkcjonalności narzędzia.Parafrazując słowa Bila Gates’a „jeśli posiadamy wydajny system, jego automatyzacja spotęgujekorzyści, jeśli natomiast system jest niedoskonały automatyzacja spotęguje problemy”. Drugimelementem, który powinien być spełniony jest zapewnienie szkoleń i dostarczenie wiedzy zzakresu zarządzania projektami i obowiązujących standardów dla wszystkich pracownikówzwiązanych z realizacją projektów. Wiedza uzyskana przez naszych pracowników umożliwiwłaściwą komunikację w obrębie środowiska projektowego, a co za tym idzie rozumieniepodnoszonych kwestii w jednakowy sposób. Dopiero osiągnięcie odpowiedniego poziomudojrzałości organizacji do zarządzania projektami oraz wiedzy i doświadczenia osóbrealizujących projekty umożliwi skuteczne dopasowanie narządzi do potrzeb i uzyskaniemaksymalnych korzyści.Kolejnym aspektem który jest ważny z punktu widzenia doboru właściwego narzędzia jest skaladziałalności w obszarze projektów. Na rynku możemy znaleźć wiele rozwiązań odwielofunkcyjnych narządzi do zarządzania projektami, po proste i nieskomplikowanewspierające Kierownika Projektu w jego codziennej pracy. W zależności od tego jakiego typuprojekty realizujemy, ile ich jest w portfelu i jak są złożone możemy sięgnąć po różnego typurozwiązania. Jeżeli nasz portfel projektowy oparty jest na kilku stosunkowo prostych projektach,lub zależy nam na zabezpieczeniu i wsparciu dla pojedynczych elementów takich jak,harmonogram, budżet, czy rejestr ryzyk nie potrzebujemy do tego skomplikowanych rozwiązań.W gruncie rzeczy można w tym celu wykorzystać arkusz kalkulacyjny lub zrezygnować zjakiejkolwiek automatyzacji procesów. Na drugim końcu skali znajdują się przedsiębiorstwa
  • 2. 2realizujące skomplikowane i złożone projekty. Niektóre branże przemysłowe, producencioprogramowania, wdrożenia nowych produktów etc. wymagają kompleksowego podejścia iodpowiedniego wsparcia ze strony narzędzi projektowych. Złożoność projektów w tym obszarzewymusza na organizacji stosowanie wielofunkcyjnych rozwiązań umożliwiających wsparcie wefektywnym dostarczaniu produktów projektu.Patrząc na dostępne rozwiązania stosowane w narzędziach do zarządzania projektamipoczątkowo możemy poczuć się zagubieni. Jednak kiedy przyjrzymy się problemowi bliżej okażesię, że każdy z dostawców oferuje własne podejście do rozwiązywania podobnych problemówzarządzania projektami. Różnice wynikają zazwyczaj z tego, które elementy funkcjonalnościzostały wykorzystane i na jakiej platformie zbudowano narzędzie. Funkcjonalnościwykorzystywane w różnych narzędziach można podzielić na kilka podstawowych obszarów.Harmonogramowanie – jest to jedna z podstawowych funkcjonalności narzędzi do zarządzaniaprojektami. Umożliwia zaplanowanie czynności w projekcie przypisanie do nich czasu i zasobówniezbędnych do realizacji. Większość z nich umożliwia wizualizację graficzną przygotowywanychharmonogramów w postaci wykresów Ganta, czy diagramów CPM (Critical Path Method) lubPERT (Program Evaluation and Review Technique). Bardziej zaawansowane funkcje pozwalajątworzyć zależności między zadaniami, kiedy jedno zależy od realizacji drugiego lub dwie różneczynności muszą zakończyć się w jednakowym czasie.ZarządzaniezasobamiHarmonogramowanieWorkflowZarządzanieportfelemprojektówRaporty imonitoringPraca wgrupieZarządzanieryzykiemZarządzaniedokumentacjąKluczowe obszary funkcjonalności w narzędziach do zarządzania projektami
  • 3. 3Zarządzanie zasobami – podstawowa funkcjonalność pozwala na alokację dostępnych iwłaściwych zasobów na projekt oraz przypisanie ich do poszczególnych czynności. Bardziejzłożone rozwiązania pozwalają na zarządzanie zasobami w ramach całego portfela projektowegoumożliwiając realokację posiadanych zasobów na projekty, przygotowywanie scenariuszy,rezerwację zasobów oraz ich optymalizację.Zarządzanie ryzykiem – dzięki tej funkcjonalności Kierownik Projektu może definiować, oceniać izarządzać ryzykiem w projekcie. Istotą tego obszaru jest umożliwienie odpowiednio szybkiejreakcji na powstałe problemy w projekcie poprzez udostępnienie narządzi umożliwiającychbieżące monitorowanie zdefiniowanych ryzyk.Zarządzanie portfelem projektów – zapewnia identyfikację, selekcję i zarządzanie grupąprojektów optymalnie dopasowanych do celów organizacji oraz strategii. Poprzez modułyumożliwiające analizę posiadanych zasobów, dostarczane korzyści biznesowe, priorytetyzacjędokonuje się wyboru projektów przynoszących największą wartość dla przedsiębiorstwa.Raportowanie i monitorowanie – dostarcza informacji odnośnie stanu realizacji prac projektów.Monitorowanie może obejmować przekroczenia harmonogramu, przekroczenia budżetu, statusryzyk projektu. Informacje mogą być zagregowane dla wielu bądź przeznaczone dla jednegoprojektu, w zależności od użytkownika systemu i przeznaczenia informacji. Dodatkowe funkcjeumożliwiają sporządzanie raportów ilościowych i statystycznych predefiniowanych w narzędziulub udostępniają interfejsy do budowania własnych zestawień.Praca w grupie – funkcjonalność ta umożliwia pracę zespołową w projekcie w ramach jednegosystemu. Złożone projekty, w których zespół jest rozproszony w różnych lokalizacjach wymagająnarzędzi umożliwiających zdalną pracę w projekcie. W oparciu o rozwiązania sieciowe narzędziazapewniają dostęp i pracę nad dokumentacją dla całego zespołu projektowego.Zarządzanie dokumentacją – utrzymywanie repozytorium dokumentów oraz ich automatycznewersjonowanie. Umożliwia także pracę na jednym dokumencie przez wielu członków zespołuprojektowego.Workflow – dzięki narzędziu workflow mamy możliwość zdefiniowania w systemie procesówzgodnie z którymi realizowane są projekty. Jest to szczególnie przydatne kiedy metodykazarządzania projektami oparta jest na fazach i punktach decyzyjnych. Wykorzystanie tejfunkcjonalności umożliwia pełną automatyzację procesu w ramach organizacji, co daje kontrolęnad procesem i zapewnia, że projekt realizowany jest zgodnie z przyjętymi standardami.Wdrażając narzędzie IT do zarządzania projektami to organizacja musi zdecydować, co jest dlaniej najważniejsze biorąc również pod uwagę potrzeby, które mogą pojawić się w przyszłości.Powyższe funkcjonalności mogą być wskazówką do tego na co powinno się zwrócić uwagę.Oczywiście rozwiązania kompleksowe posiadające bardzo rozbudowane możliwości będąwymagać poniesienia dużych kosztów, zaangażowania zasobów organizacji oraz czasu na
  • 4. 4wdrożenie. Przewagą prostych rozwiązań jest możliwość ich szybkiej implementacji oraz niskikoszt.Kolejnym aspektem, któremu należy się przyjrzeć jest architektura systemu na którejzbudowane jest narzędzie do zarządzania projektami. Możemy wyróżnić trzy podstawowerodzaje platform wykorzystywanych do budowy rozwiązań. Instalacja oprogramowania na lokalnym serwerze oraz komputerze użytkownika Udostępnienie narzędzia w oparciu o rozwiązania Web SaaS (Software as a Service) oprogramowanie dostarczane poprzez sieć Internet bezkonieczności instalacji i utrzymywania serwerów po stronie klientaKażdy z wymienionych modeli będzie posiadał swoje mocne i słabe strony. Większość prostychrozwiązań opartych jest na modelu, w którym aplikacja instalowana jest na komputerzeużytkownika. Rozwiązanie takie jest bardziej złożone, gdyż każdy użytkownik musi posiadaćkopie narzędzia lokalnie, natomiast funkcjonalności związane z pracą w zespole i współdzielenieinformacji mogą być ograniczone. Zaletą rozwiązania jest to iż Kierownik Projektu możepracować z oprogramowaniem bez konieczności bycia on-line. W obecnych czasach większośćfirm oferujących oprogramowanie do zarządzania projektami dąży do modelu SaaSumożliwiającego zdalny dostęp do aplikacji poprzez sieć. Przewagą tego modelu nad innymi jestudostępnienie dedykowanego oprogramowania użytkownikowi bez konieczności angażowaniazasobów IT w organizacji. Jedyne, co jest potrzebne do pracy to łącze internetowe i komputer.Rozwiązania takie mocno wspierają funkcjonalności związane z komunikacją i pracą w zespole.Z naszego doświadczenia wynika, że przedsiębiorstwa najczęściej wybierają dwa modelepodejścia do wdrożenia narządzi zarządzania projektami. Pierwszy to narzędzia tworzone podkonkretne wymagania wewnętrznie od podstaw, często poprzedzone analizą i stwierdzeniem, żena rynku nie ma rozwiązania, które spełniłoby wszystkie potrzeby i wymagania. Drugie toszukanie od samego początku wielofunkcyjnych złożonych narzędzi posiadających rozwiązania,których na tym etapie dojrzałości organizacji nigdy nie wykorzystają. Oba te podejścia mogądoprowadzić do sytuacji, w której coś co miało przynieść optymalizację i wzrost efektywnościrealizacji projektów spowoduje frustrację i pogłębienie już istniejących problemów. Jednym zdobrych rozwiązań optymalnego podejścia do wdrożenia systemu zarządzania projektami możeokazać się metoda ewolucyjna, a nie rewolucyjna.Na samym początku możemy dostarczyć organizacji rozwiązanie, które umożliwi wsparciekluczowych elementów zarządzania projektem, zapewni sprawną komunikację jego statusu orazpomoże w zarządzaniu portfelem projektowym. Rozwiązanie takie musi cechowaćuniwersalność, krótki czas wdrożenia oraz atrakcyjność kosztowa. Jednym z przykładówwdrożenia takiego rozwiązania jest narzędzie do zarządzania projektami FlexiProject stworzoneprzez firmę MMDP Business Consulting.
  • 5. 5Dzięki wieloletniemu doświadczeniu i pracy w różnych organizacjach i projektach powstałonarzędzie umożliwiające szybką integrację z już istniejącym środowiskiem projektowym, bądźteż implementację w środowisku dopiero tworzonym. FlexiProject to praktyczne narzędzie,którego głównym celem jest zapewnienie kierownictwu firmy regularnej i dostosowanej do jegopotrzeb informacji o planowanych inicjatywach i realizowanych projektach. Narzędzie tozapewnia wsparcie w kluczowych dla realizacji projektu obszarach, standaryzuje proces,dostarcza jednolitą dokumentację, usprawnia planowanie w tym przygotowywanieharmonogramów i budżetów, umożliwia monitorowanie wykonania jednego lub wieluprojektów. Szerzej o FlexiProject można dowiedzieć się odwiedzając stronę www.mddp-bc.plsekcję know-how zakładka Zarządzanie Projektami.Doświadczenie pokazuje, że zaproponowany zakres wsparcia dostarczanego przez narzędzieFlexiProject dla projektu oraz portfela projektowego pokrywa ponad 80% czynności, które sąniezbędne do tego, żeby projekty w organizacji były optymalnie zarządzane i kontrolowane. Dlafirm, które nie posiadają żadnych zintegrowanych narzędzi zarządzania projektami rozwiązanietakie może być pierwszym krokiem do zbudowania wiedzy niezbędnej do wdrożenia bardziejzaawansowanych i skomplikowanych rozwiązań.Piotr PaturalskiDoświadczony Starszy Konsultant, MDDP Business ConsultingSpecjalizuje się w obszarze zarządzania projektami oraz projektowaniu ioptymalizacji procesów biznesowych.

Related Documents