JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
PRESERVATION OF
RECORDS
By MYANUAR SYNERGY SDN. BH...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Preservation of Records
•Why need to preserve reco...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
STORAGE MEDIA
•Papers
•Photographs
•AV media
•Micr...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Storage Requirements Of
Records
• Location
• Secur...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
What Need to be
Considered?
• Temperature and humi...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Location Storage
Area
• Away from :-
• Disaster ar...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Security & Access
• Control access
• Electronic ac...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Construction
• Non-combustible
• Floor load
• Dead...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Fire
Prevention/Suppression
System
• Fire Alarms
•...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Water Protection
• Flood
• Drainage
• Pipes
• Toil...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Temperature & Relative
Humidity
•Initial step envi...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Hygroscopic Materials
• Hygroscopic- Absorbs Moist...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Fluctuation Temp. & Rh
• Damages records
• Researc...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Ventilation & Air Quality
• Pollutants-air Borne D...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Lighting
• Ultra Violet Radiation
• Yellowing
• Uv...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Biological Agents
• Insects
• Rodents
16
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Insects
• Silverfish
• Cockroach
• Termites
• Book...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Storage Equipment
• Shelves
• Cabinets
• Acid-free...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Conservation Techniques
• De-acidification
• Encap...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
DEACIDIFICATION
20
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
DRYING
RECORDS/ARCHIVES
21
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
ENCAPSULATION
22
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
LAMINATION
23
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
TRADISIONAL REPAIR
24
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Encapsulation
• Method by which a clear, plastic s...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
Binding
• Binding of records- strengthen the
recor...
JEMPUT HADIR!
KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL
BINDING
27
of 27

Preservation of Records

Preservation of Record. Part of training slides for Effective Documents & Record Control Training. To register for the training, please contact MyAnuar Synergy Sdn. Bhd. (http://myanuar.com) at training@myanuar.com or +60173167960 #myanuar
Published on: Mar 4, 2016
Published in: Education      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Preservation of Records

  • 1. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL PRESERVATION OF RECORDS By MYANUAR SYNERGY SDN. BHD. +60173167960 / training@myanuar.com 1
  • 2. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Preservation of Records •Why need to preserve records •Information • Actions • Transactions • Output • Evidence • Recovery • Memory 2
  • 3. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL STORAGE MEDIA •Papers •Photographs •AV media •Microfilm •Magnetic tape •Optical disc •Others • Require specific storage 3
  • 4. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Storage Requirements Of Records • Location • Security & access • Construction • Fire protection • Water protection 4
  • 5. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL What Need to be Considered? • Temperature and humidity • Ventilation & air quality • Biological agents • Lighting • Human • Facilities- cabinets, shelves etc 5
  • 6. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Location Storage Area • Away from :- • Disaster area • Fire sources • Flood • Pollution • Public 6
  • 7. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Security & Access • Control access • Electronic access • Trained personnel 7
  • 8. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Construction • Non-combustible • Floor load • Dead weight-furniture,records • Live weight – staff • Wooden materials not suitable 8
  • 9. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Fire Prevention/Suppression System • Fire Alarms • Emergency Exits • Water Sprinclars • Fire Extinguishers • Smoke/Head Detecters • Fire Hoses • Fire Drill 9
  • 10. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Water Protection • Flood • Drainage • Pipes • Toilets • Roof • Pantry 10
  • 11. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Temperature & Relative Humidity •Initial step environmental protection •Rh-amount of water vapour in air •Storage media differs 11
  • 12. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Hygroscopic Materials • Hygroscopic- Absorbs Moisture • Rh- Records Expansion/Shrinke • Growth Of Mould/Mildew • Encourage-pest Infestation • Low Rh-brittle/Cracks 12
  • 13. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Fluctuation Temp. & Rh • Damages records • Research area 13
  • 14. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Ventilation & Air Quality • Pollutants-air Borne Dusts/Gas • Filter System • Harmful-sulphur Dioxide, Nitrogen Dioxide, Hydrogen Sulfide Etc. 14
  • 15. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Lighting • Ultra Violet Radiation • Yellowing • Uv Filters • 50 Lux 15
  • 16. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Biological Agents • Insects • Rodents 16
  • 17. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Insects • Silverfish • Cockroach • Termites • Book-worm • Spiders 17
  • 18. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Storage Equipment • Shelves • Cabinets • Acid-free Materials 18
  • 19. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Conservation Techniques • De-acidification • Encapsulation • Lamination • Tissue Repair • Minor Repair • Leaf Casting 19
  • 20. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL DEACIDIFICATION 20
  • 21. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL DRYING RECORDS/ARCHIVES 21
  • 22. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL ENCAPSULATION 22
  • 23. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL LAMINATION 23
  • 24. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL TRADISIONAL REPAIR 24
  • 25. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Encapsulation • Method by which a clear, plastic sleeve is used to enclose damaged and/or heavily used and suitable for oversized documents. • Plastic film – polyethylene terephthalate or polyester 25
  • 26. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL Binding • Binding of records- strengthen the records 26
  • 27. JEMPUT HADIR! KURSUS PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD – 30 MEI 2015 - UTMKL BINDING 27