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¿Por qué implementar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en su organización?

Describe qué es una PMO, sus características y por qué implementarla en las organizaciones.
Published on: Mar 4, 2016
Source: www.slideshare.net


Transcripts - ¿Por qué implementar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en su organización?

  • 1. ¿Por qué implementar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en su organización? Diego A. Flórez Torres Gerente de Proyecto OPM prime Medellín, Octubre de 2011
  • 2. Sumario1. Algunos datos y estadísticas(Con los que posiblemente se sentirá identificado)2. La necesidadEl por qué de esta presentación3. Ahora sí, ¿qué es una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)?4. ¿Cómo beneficia una PMO a su organización?5. Casos reales y ejemplosHechos y no sólo palabras...6. Resumen y conclusión
  • 3. Algunos datos y estadísticas El “Report Chaos” del Standish Group muestra que el el 31.1% de los proyectos de IT serán cancelados, antes de finalizar. Igualmente indica que el 52.7% de los proyectos costará el 189% de sus estimaciones iniciales. Otros datos: ● 1987, California Department of Motor Vehicles (DMV) – proyecto para implementar una nueva tecnología para los procesos de registro para solicitud de licencias de conducción. En 1993, después de $45 millones de dólares gastados, el proyecto se cancela.● 1994, American Airlines resuelve su demanda con Budget Rent-A-Car, MarriottCorp. y los Holetes Hilton, después de $165 millones de dólares, cuando elproyecto para alquiler de automóvles + reservación hotelera colapsa en caos.● 1989 – 1992, Paris – EuroDisney. Costo inicial del proyecto: $2.25 billones dedólares; costo final: $4 billones de dólares.
  • 4. Algunos datos y estadísticas Estudio del Standish Group’s sobre 30.000 proyectos de TI en empresas de USA (The Standish Group International, 2001) ● Successful projects: completados bajo tiempo, presupuesto y alcance. ● Failed projects: cancelados antes de completados, o nunca implementados. ● Challenged projects: completados y operacionales, pero con sobrecostos y/o fuera de cronograma y/o sin el alcance adecuado.
  • 5. Algunos datos y estadísticas … The FBI had admitted the Virtual Case File Technology had failed to meet the bureau’s requirements and that: Five years of development and $US 170 million in cost had been lost (Friden, 2005). ... ● Mala planificación ● Alcance y objectivos poco claros ● Cambio en los objetivos durante el proyecto ● Estimaciones de tiempo/recursos irreales ● Falta de soporte Ejecutivo y falta de participación de los usuarios ● Fallas en la comunicación y en el actuar como equipo ● Habilidades inapropiadas
  • 6. La necesidad Metas y Objetivos ($) Estrategia Proyectos (y Programas) Operación
  • 7. PMO ¿Qué es? Es el departamento/área/grupo responsable de generar y administrar el conocimiento y las buenas prácticas (metodología, herramientas, técnicas) sobre la Gestión de Proyectos dentro de la organización.• Define y mantiene los estándares de los procesos inherentes a la Gestión deProyectos dentro de la organización• Forma, capacita y/o asiste a gerentes de proyecto y/o al personal de laorganización relacionado con la gerencia de proyectos dentro de la misma• Establece y representa la cultura sobre “cómo se manejan los proyectos enmi organización”
  • 8. PMO ¿Qué es? ¿La PMO se encarga entonces simplemente de “teorizar” y estandarizar?Supportive PMO Controlling PMO Directive PMO
  • 9. PMO ¿Qué es?Dirección y estrategia de la organización ● Portfolio Manager PMO ● Alineación de proyectos con la estrategia ● Priorización ● Business Case ● Canal centralizado para monitoreo de proyectos
  • 10. PMO ¿Cómo beneficia a su organización?Es evidente la importancia de los estándares y procesos dentro de lasorganizacionesAseguramiento de la Proyectos que satisfacencalidad necesidades realesReducción de tiemposy optimización Proyectos finalizados a tiempo  Eficacia y eficiencia Proyectos finalizados dentro en el desarrollo deEfectividad en lastareas del presupuesto proyectos Métricas de efectividad de una PMO
  • 11. PMO ¿Cómo beneficia a su organización?Comunicaciones, monitoreo y realimentación más efectiva Proyecto A Proyecto B PMO Estrategia ROI y DirecciónProyecto C Verdadera trazabilidad y alineación
  • 12. Decisiones acertadas y resultados concretos Dirección y estrategia PMO Proyecto Proyecto B A Resultados Iniciativa Al conocer mejor el panorama, se Proyecto tomarán decisiones directivas C realmente acertadas. Al crear una figura única, responsable pordeterminados resultados, se garantiza una verdadera delegación, apropiación y empoderamiento.
  • 13. PMO Casos reales y ejemplos 2 razones principales ● ● Aumentar el índice de proyectos exitosos Implementar prácticas/procesos estándar. “ There is also a strong link between the length of time a PMO has been operating and project success rates: The longer the better. 303/440 empleados 66% con PMO cuentan 151 / 303  65% +4 años
  • 14. PMO Casos reales y ejemplos“More people lately have been talking to Grainger, an industrial products distributor, has a PMO that me about PMOs than they have in the "enables us to complete more projects on time and on budget last 10 years," says Don Christian, a with fewer resources," says Tim Ferrarell, senior vice president partner at PricewaterhouseCoopers of enterprise systems. At transportation company Schneider National, a PMO provides the foundation At Burlington Resources, a Houston-based oil and gas company, for eventually doing portfolio Vice President and CIO Rick Diaz gave the PMO responsibility for management, according to Mark Mullins, coordinating and tracking both projects and services ... "This is vice president of finance for IT unusual, but it gives me a single point of control and coordination that works for us," Diaz says
  • 15. "Doing a large project takes a village of people, and we don’t want to approach each project as if starting from scratch," Kenagy says …Project Office Manager Vincent de Montmollin says the PMO saved more than $3 million by reducing the number of small projects from 233 to 13.Darrel Raynor, managing director... says PMOs thattake on responsibility for resource allocation canimprove employee productivity. 20 project managers work in the PMO... the PMO works with business units on every aspect of"By having oversight to all projects and personnel, a project management... In four years, Assurant’sPMO can assign the best people to priority projects PMO has resulted in a 97 percent success rate basedand keep their attention focused on that project," on projects meeting schedules and budgets
  • 16. PMO Resumen y conclusiónEl diseño y construcción de una PMO es un proyecto que se asemeja a lacreación de un traje “hecho a la medida” por un sastre. No hay recetas nicaminos predefinidos qué seguir.Una PMO no es un proyecto que genera resultados inmediatos, ni muchomenos una salida rápida a un problema o situación no deseada.Si se aborda de una manera responsable y estatégica a mediano/largo plazo,la implementación de una PMO puede traducirse en proyectos alineados yacertados, finalizados a tiempo, bajo el presupuesto, satisfaciendonecesidades reales tanto de clientes, como internas a la organización.

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