Zo eenvoudig
is het
Succes met goed geordende
interne bedrijfsinformatie
Zo eenvoudig
is het
Succes met goed geordende
interne bedrijfsinformatie
eenvoudig en sneller bij alle kennis, documen...
In dit e-book laten wij u kennis-maken
met manieren om, kort
samengevat, plezieriger en
prettiger te werken. Om snel en...
inhoud van dit boek
Elke organisatie
1 Maak(t) de kern
heeft het!
van de zaak helder
Wat is bedrijfsinformatie?
Orde...
Veerkrachtige organisaties
“Hoe meer
regels, hoe meer
verwarring, hoe
meer nieuwe
regels om die
verwarring op
te lo...
Regels komen voort uit de beste
intenties, stelt econoom Gjalt
de Jong. Hij vindt ook dat in een
wereld die snel verand...
Hoe dan?
Gewoon vertrouwen hebben?
“Ja, want dat is één van die kenmerken van deze snel
veranderende wereld: vertrouwen...
of 7

Preview Scienta E-book

Dit is de preview van het E-book van Scienta: 'Zo Eenvoudig Kan Het Zijn'. Download het hele e-book op http://www.scienta.nl/e-book
Published on: Mar 4, 2016
Published in: Small Business & Entrepreneurship      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Preview Scienta E-book

  • 1. Zo eenvoudig is het Succes met goed geordende interne bedrijfsinformatie
  • 2. Zo eenvoudig is het Succes met goed geordende interne bedrijfsinformatie eenvoudig en sneller bij alle kennis, documentatie en informatie in uw organisatie wilt kunnen nu en in de toekomst wilt vertrouwen op één en dezelfde bron voor al die bedrijfsinformatie zich bezighoudt met het vastleggen, het gebruiken of het distribueren van bedrijfsinformatie – dagelijks (als office- of kwaliteitsmanager) of in een meer sturende rol (als directeur, manager of eigenaar) als gevolg van nieuw kwaliteitsbeleid, compliance-maatregelen of een certificeringstraject centraal documentatie en informatie moet/wilt delen Lees dit e-book als u 1 2 3 4
  • 3. In dit e-book laten wij u kennis-maken met manieren om, kort samengevat, plezieriger en prettiger te werken. Om snel en makkelijk toegang te krijgen tot alle noodzakelijke kennis, documentatie en informatie binnen uw organisa-tie. En deze centraal, op één plaats, digitaal te onderhouden. Binnen een organisatie is er nu eenmaal altijd informatie nodig. Om het werk te kunnen doen. Om van elkaar te leren en om vooruit te blijven kijken. Soms wordt bedrijfs-informatie vastgelegd en gebruikt omdat het moet, meestal omdat het prettig en handig is. Wij maken software om al deze bedrijfsinformatie te ordenen, structureren en up-to-date houden. Onze missie is het om de aanwezige kennis, documentatie en informatie in organisaties – zoals handboeken, personeelsgegevens of checklists – zo prettig en helder mogelijk te ordenen en te ontsluiten. We hebben eenvoud als uitgangspunt, plezieriger werken als einddoel. Hoe? Dat vertellen we in dit e-book. En waarom? Ook dat leest u in dit e-book. Herkent u dit? U ziet dat specialistische kennis in uw orga-nisatie te veel hangt aan enkele personen Een wetswijziging of gedragscode vraagt u bedrijfsinformatie vast te leggen of te ontsluiten Uw collega’s klagen over de onvindbaarheid van cruciale stukken Medewerkers werken op verschillende manieren, zonder constante kwaliteit U vindt dat er kostbare tijd verloren gaat aan het zoeken naar een simpele handleiding 1 2 3 4 5 3
  • 4. inhoud van dit boek Elke organisatie 1 Maak(t) de kern heeft het! van de zaak helder Wat is bedrijfsinformatie? Orde, rust, helderheid: dat klinkt Onze definitie leest u op pagina 8. misschien niet heel spannend. Maar het 2 is wel heel prettig werken als een organisatie wérkelijk kan vertrouwen 3 op goede en complete bedrijfsinformatie. Lees op pagina 11 waarom. Verplichting? Profiteer van regels Veel organisaties moeten verplicht bedrijfsinformatie vastleggen, soms zelfs aantoonbaar gebruiken. Goed nieuws: regels zijn niet alleen een moetje, maar kunnen ook hélpen bij de bedrijfsvoering. Lees op pagina 15 welke dat zijn. 4 Digitaal vastleggen? Zo komt u er! Valt de keuze op digitaal? Dan hebben wij een handig stappenplan. Op pagina 25 leert u wat de belangrijkste 5 stappen zijn. 6 De voordelen van standaardcontent Standaardcontent kan een prettige basis zijn om een goede en snelle start te maken met het vastleggen van uw bedrijfsinformatie. Op pagina 28 leert u hoe standaardcontent u verder helpt. Papier, digitaal of in de cloud De 3 manieren om uw bedrijfsinformatie vast te leggen hebben elk eigen voor-en nadelen. Om een goed onderbouwde keuze te kunnen maken, hebben wij die voor- en nadelen voor u op een rij gezet. Bekijk ze op pagina 21.
  • 5. Veerkrachtige organisaties “Hoe meer regels, hoe meer verwarring, hoe meer nieuwe regels om die verwarring op te lossen” Gjalt de jong econoom en universitair hoofddocent Strategie RijksUniversiteit Groningen
  • 6. Regels komen voort uit de beste intenties, stelt econoom Gjalt de Jong. Hij vindt ook dat in een wereld die snel verandert, regels niet zwaarder moeten gaan tellen dan vertrouwen. Organisaties die werken vanuit openheid en vertrouwen, zijn namelijk veerkrachtiger en kunnen flexibeler inspelen op veranderingen. “Elke regel die ooit is bedacht, is oprecht bedoeld om iets goeds te doen. Neem boekhouding: de regels zorgen ervoor dat we allemaal dezelfde getallen gebruiken. En op dezelfde manier werken, want dan kunnen we elkaar begrijpen.” Waarom slaat het dan door? “Op een gegeven moment wordt het een onderhande-lingsspel. Of mensen maken regels over onderwerpen waar ze geen verstand van hebben. Of er zitten zinnen in die mensen niet begrijpen, een woord wordt ver-keerd opgevat. Uiteindelijk geldt: hoe meer regels, hoe meer verwarring. En: hoe meer regels erbij komen om die verwarring op te lossen.” Veel regels ontstaan ook door incidenten. “Regels die incidenten willen voorkomen, geven schijnveiligheid. Als je fraude wilt voorkomen, moet je iets doen aan de cultuur in een organisatie. Een voorbeeld is de financiële sector in London. Daar wordt per definitie altijd 3% ontslagen, hoe goed je het ook doet. Medewerkers zijn bovendien afhankelijk van het bedrijf, want ze zitten tot hun nek in de hypotheek-schulden. Dan kijkt een bankier niet verder dan 5 minu-ten vooruit – want in een tijdspanne van 5 minuten kun je op straat staan. Geld is dan het enige dat telt. En kun je dat reguleren? Nee, dat red je niet met regels. Dat is een cultuurprobleem in een organisatie. En dát moet aangepakt worden.” Meer veerkrachtige organisaties INTERVIEW: HARMEN KOOPMAN, SCIENTA Interview Gjalt de Jong 6
  • 7. Hoe dan? Gewoon vertrouwen hebben? “Ja, want dat is één van die kenmerken van deze snel veranderende wereld: vertrouwen in je medewerkers hebben. Niet alles willen regelen voor ze, maar tegen ze durven zeggen: regel het maar. Dat betekent dat je wél andere kaders moet stellen en niet bang moet zijn om fouten te maken. Een mooi voorbeeld is een zor-ginstelling in Noord-Nederland. Die hebben besloten om te sturen op vertrouwen en zoveel mogelijk regels te schrappen. Bijvoorbeeld de regels over de kwaliteit van voedsel. Als zij die handboeken zouden volgen, kregen de bewoners zout eten, mochten ze geen eten meer opwarmen en bleef er voedsel over. Bedacht vanuit Den Haag, maar niet toepasbaar in de praktijk. Blijkbaar is er niemand van het ministerie geweest die een zorginstelling opbelt en vraagt: wat vind je hier nou van? En werkt dit? En kunnen we hier iets mee?” “Bij de zorginstelling zijn de bewoners ondertussen veel vrolijker. Ze worden niet meer elke dag gewogen, ze hoeven niet meer elke week een vragenlijst in te vullen of ze wel eens huilen… De medewerkers wordt gezegd: ‘regel het maar’. En dat doen ze ook. Want ze worden vertrouwd, ze hebben een belangrijker rol en gaan hun werk naar hun beste eer en geweten doen.” Wat raadt u organisaties en bedrijven aan te doen? “Allereerst vraagt het om leider-schap. Het vraagt durf om te zeg-gen: ’ik gooi al mijn handboeken de deur uit’. Om niet meer te meten en te controleren, maar te geloven in verbinding en te vertrouwen. De wetenschap dat anders het bedrijf failliet gaat helpt daar natuurlijk wel bij.” “Ten tweede: laat ICT je helpen. Want met het meer ICT-fähig maken van een organisatie, ga je “Het vraagt durf om te zeggen: ik gooi al mijn handboeken de deur uit” “Met software als Scienta krijg je meer veerkrachtige organisaties” automatisch de interne kennis en informatie delen. Bovendien zorgt dat er vaak voor dat alle regels en procedures ter discussie worden gesteld. Je brengt namelijk processen in kaart. En dan kan je zeggen: ik ga ze ICT-fähig maken of ik gooi ze de deur uit – dat is al een enorme winst in de overgang naar een informatiebedrijf. De energie die daardoor vrij komt, kan je steken in klanten en werknemers.” “Wat je dan krijgt zijn hele veerkrachtige organisaties. Want je bent aantrekkelijk voor een nieuwe genera-tie werknemers en klaar voor de nieuwe wereld. Een organisatie die flexibel is, weet zich, als het een keer mis gaat, bovendien snel weer te herstellen. Er is meer autonomie, meer vertrouwen en openheid. Daar kan software, zoals Scienta, enorm bij helpen.” Interview Gjalt de Jong 7

Related Documents