APRESENTAÇÃO
DO GED?
Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão
eletrônica de documentos (GED), é uma tecnologia que...
Arquivos originais são digitalizados
Enviados para o servidor
Ambiente típico do GED
São acessados por qualquer
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Por que usar um sistema de GED - Gestão de Documentos?

Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED), é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão de Conhecimento.
Published on: Mar 4, 2016
Published in: Software      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Por que usar um sistema de GED - Gestão de Documentos?

  • 1. APRESENTAÇÃO DO GED? Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED), é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta útima forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão de Conhecimento. Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação. Desvantagens de documentos em forma física? Dificil recuperação Acesso limitado Baixa segurança e integridade dos arquivos Necessidade de muito espaço para alocação Alto custo de manutenção destas instalações Alto custo de produção e gerenciamento (pessoal alocado). Quem pode ou deve usar? Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre elas: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura; design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamentos, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Vantagens de usar o Taugor GED? Captura de imagens Criação de WorkFlows Criação de formulários Segurança do acervo Redução dos custos de área utilizada, de cópias e custo com pessoal Controle de localização dos documentos Proteção contra perda de documentos Controle de acesso aos documentos Distribuição Recuperação Conservação dos “originais” Menos recursos de distribuição Múltipla indexação Padronização dos formatos, dos processos e da localização Acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente Preservação e desdruição dos documentos e conteúdos Melhoria em Gestão do Conhecimento
  • 2. Arquivos originais são digitalizados Enviados para o servidor Ambiente típico do GED São acessados por qualquer usuário autorizado da rede 12% 20% 26% 42% Dados Eletrônicos Documentos Digitais Documentos Impressos Na mente dos funcionários Dados Relacionados ao GED Endenda o processo completo da nossa solução. Por que implantar GED? Disponibilizar a informação para a tomada de decisão Atender as demandas fiscais e legais Preservar a memória da empresa Ser mais ágil e competitivo Apoiar em processos de qualidade com ISO 9001 Atender as demandas sociais Preparação Os documentos passam por um processo para tornarem-se aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos, etc...) para facilitar o acesso do documento ao scanner. Taugor GED Digitalização Documento físico é colocado no scanner, que o transforma em documento digital. Disponibilizando-o para uma consulta posterior, de forma rápida e objetiva Indexação O documento que foi digitalizado ganha uma identidade por meio de indices e agrupamento em um sistema lógico, para possibilitar que o acesso a ele seja rápido e preciso. Classificação Por amostragem, as imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas para verificar se estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto. Disponibilização para Web Os nossos clientes poderão, de forma prática e segura, cadastrar e consultar seus documentos em tempo real, de qualquer local a qualquer hora. Além disso nossos clientes tem a opção de armazenar seus arquivos digitais com total segurança em nossos servidores WEB ou na sua própria estrutura de TI.

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