Il potere dellacollaborazione nellecomunicazioni unificateConsiderazioni sul business case peril miglioramento delle prest...
INDICEPanoramica ............................................................................................................
PanoramicaDallimplementazione dellinfrastruttura alle applicazioni per potenziare laziendaGli storici delle tecnologie di ...
Il business case per la collaborazionePer prima cosa, una definizionePrima di esaminare il potenziale valore della collabo...
Riduzione dei costi di gestione dei dipendentiNon passa quasi giorno senza che un importante mezzo di comunicazione o rivi...
Riduzione degli spostamentiLuso della collaborazione per ridurre i viaggi di lavoro è tra gli impatti aziendali più facili...
I vantaggi immateriali della riduzione dei viaggiMentre la riduzione delle spese per biglietti aerei e soggiorni in hotel ...
Business case ipotetico per la formazione Calcoli approssimativi ...
Confronto dei costi per lassunzione Viaggio del candidato in aereo contro colloquio tramite videoconferenza ...
1 Processo tradizionale (in media oltre 3 mesi ) ...
Collaborazione e gestione dei progettiLaccelerazione del ritmo dellattività può avere un impatto significativo anche su al...
Business case ipotetico per la gestione dei progetti Calcoli approssimat...
Se limpegno della dirigenza è un fattore decisivo per il successo, altrettanto importante è un chiaro supporto perla colla...
of 13

Polycom whitepaper: La collaborazione e la Unified Communication

Published on: Mar 4, 2016
Published in: Technology      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Polycom whitepaper: La collaborazione e la Unified Communication

  • 1. Il potere dellacollaborazione nellecomunicazioni unificateConsiderazioni sul business case peril miglioramento delle prestazionidellimpresadel Team per le soluzioni aziendali ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 3
  • 2. INDICEPanoramica ..............................................................................................................3Il business case per la collaborazione ..................................................................4Riduzione dei costi di gestione dei dipendenti ....................................................5Riduzione degli spostamenti ..................................................................................6Collaborazione e formazione..................................................................................7Collaborazione e assunzioni ..................................................................................8Collaborazione e gestione dei progetti ..............................................................11Fattori essenziali per garantire il successo della collaborazione ....................12 ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso.
  • 3. PanoramicaDallimplementazione dellinfrastruttura alle applicazioni per potenziare laziendaGli storici delle tecnologie di comunicazione probabilmente definirebbero gli anni tra il 1997 e il 2007 “il decenniodella preparazione dellinfrastruttura”. A cominciare da un gruppo ristretto di imprese globali che hanno cercato diridurre i costi operativi unendo le proprie infrastrutture di telefonia e trasmissione dati, il passaggio al 21º secoloha visto aziende di ogni dimensione adottare con entusiasmo le reti basate su IP per le loro caratteristiche intrinsechedi convenienza, flessibilità e capacità di supportare applicazioni aziendali.In uno studio retrospettivo del 20071 sulle priorità tecnologiche delle imprese, la società di ricerche aziendaliIntelliCom Analytics ha documentato levoluzione del pensiero dei leader aziendali in questo periodo. Dallattenzioneiniziale allimplementazione di infrastrutture di comunicazione “a prova di futuro”, IntelliCom ha rilevato un passaggiograduale alladozione di applicazioni in grado di migliorare la produttività e lefficienza sfruttando queste nuoverisorse di rete già sviluppate.La figura 1 evidenzia le fasi e i tempi di questo passaggio, cominciando dalle più grandi aziende globali emultinazionali, per poi diffondersi alle aziende di dimensioni medie e piccole. Attenzione Attenzione iniziale Spostamento sulla volta a garantire dellattenzione leadership unappropriata sul miglioramento delle infrastruttura di prestazioni aziendali comunicazione Figura 1 Reti ibride Reti (combinazione di Comunicazioni unificate Maggiore tradizionali telefonia tradizionale e IP) Tutta la telefonia IP e collaborazione complessità e importanza Adozione di applicazioni della tecnologia IP Prove/progra Implementazioni Implementazioni convergenti e mmi pilota di telefonia IP di telefonia IP integrazione nei di telefonia IP selezionate in tutta limpresa processi aziendali Globali/multinaz. 1997 - 2007 1999 - 2005 2003 - 2009 2003 / Grandi 1999 - 2003 2001 - 2007 2005 - 2011 2005 / Medie 2002 - 2006 2004 - 2009 2007 - 2012 2007 / PMI 2004 - 2008 2006 - 2010 2008 - 2013 2008 /In qualità di leader del mercato globale degli strumenti e delle soluzioni di collaborazione, Polycom ha consentitoa migliaia di organizzazioni di ottenere tutti i vantaggi della collaborazione in questi ambienti di comunicazioniunificate.Questo white paper offre alcune prospettive pratiche sulla preparazione di un business case per gli strumenti dicollaborazione allinterno delle comunicazioni unificate e offre approcci basati sulle best practice per garantireladozione e il massimo contributo delle applicazioni di collaborazione nellimpresa. ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 3
  • 4. Il business case per la collaborazionePer prima cosa, una definizionePrima di esaminare il potenziale valore della collaborazione per lazienda, è necessario fornire una definizionestandard. La descrizione di “comunicazioni collaborative unificate” (“UCC”) usata da Yankee Group2 evidenzialampiezza e limportanza strategica di queste soluzioni aziendali: “Unesperienza utente per la collaborazione audio, video, Web e dati che abbatte tutti gli ostacoli costituiti da distanza, tempo e mezzi e consente alle persone di comunicare tra loro ovunque, in qualsiasi momento e tramite qualsiasi canale da endpoint multipli”.In questa definizione sono implicite tre caratteristiche critiche delle applicazioni di collaborazione: immediatezza,semplicità e interoperabilità.Immediatezza: per realizzare il massimo impatto aziendale, le soluzioni di collaborazione (i prodotti e leapplicazioni associate) devono essere disponibili on-demand e supportare interazioni in tempo reale perconsentire ai dipendenti di incontrarsi in qualsiasi momento e ovunque si trovino. Per i partecipanti che non sonoin grado di interagire in tempo reale, le vere soluzioni di collaborazione consentono larchiviazione di tutti glielementi della sessione (voce, contenuto e video) come esperienza totale per laccesso e la condivisione differiti.Semplicità: lesperienza utente ha un ruolo fondamentale nelle soluzioni di collaborazione. Poiché molti sonoriluttanti a modificare le proprie abitudini di lavoro consolidate, le soluzioni di collaborazione devono essere facilida usare per ottenere lampia adozione da parte degli utenti finali che è essenziale per la piena realizzazione deibenefici aziendali e, non ultimo, il ritorno sullinvestimento.Interoperabilità: le soluzioni di collaborazione non sono composte da un singolo prodotto o applicazione, ma daun insieme di prodotti e applicazioni integrati che includono telefonia vocale, audio e videoconferenze e condivisionedei contenuti, oltre ad altre caratteristiche delle comunicazioni unificate quali videoconferenze Web, rilevamentodella presenza e messaggistica istantanea. È quindi fondamentale che ogni singolo elemento di una soluzione dicollaborazione sia basato su standard aperti di organizzazioni indipendenti riconosciute, come la InternationalTelecommunications Union (ITU). Dal punto di vista dellutilizzo, interoperabilità significa che le soluzioni di collaborazionedevono interagire tra loro, indipendentemente dallambiente di rete per le comunicazioni unificate sottostante.Impatti aziendali su ampia scala della collaborazioneQuando i dipendenti dispongono di strumenti di collaborazione facili da usare e che consentono linterazioneon-demand, tipicamente unazienda riscontra due cambiamenti fondamentali: • Lazienda è in grado di “percepire e reagire” più rapidamente • La qualità delle decisioni aziendali migliora con laccesso sempre disponibile a informazioni cruciali e personale chiaveQueste dinamiche parallele hanno implicazioni dirette sul business case per la collaborazione. Nel considerare leopportunità per migliorare velocità e agilità in tutta lazienda, è possibile identificare operazioni e procedure in cui unprocesso decisionale più veloce e meglio informato può produrre una differenza tangibile nelle prestazioni dellazienda.Come punto di riferimento, abbiamo visto aziende realizzare significativi miglioramenti in queste aree non solo peri flussi di lavoro e procedure concernenti lavoratori mobili o virtuali, ma anche per i dipendenti con sede fissa.Nelle sezioni seguenti esamineremo alcune di queste aree e illustreremo i vantaggi aziendali utilizzando le esperienzedi imprese reali che hanno incorporato la collaborazione nelle procedure e nei flussi di lavoro aziendali convenzionali. ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 4
  • 5. Riduzione dei costi di gestione dei dipendentiNon passa quasi giorno senza che un importante mezzo di comunicazione o rivista aziendale pubblichi un rapportosulla crescente accettazione e adozione delle soluzioni di telelavoro nelle aziende. Le ragioni di questo trend sonomolte.Riducendo il numero di dipendenti e collaboratori che devono recarsi in un luogo di lavoro centralizzato, laziendaha lopportunità di ridurre la propria struttura dei costi, sia immediatamente che nel tempo. Per cominciare, menopersonale nelle sedi fisse dellazienda può significare che saranno necessari meno uffici. Per i dipendenti chehanno ancora saltuariamente bisogno di spazio in ufficio, luso di aree di lavoro condivise (spesso definito “hotelling”o “hot-desking”) può consentire riduzioni significative nella quantità di spazio richiesto da unazienda.La riduzione dei requisiti di metratura dellazienda apre opportunità per consolidare le proprietà immobili esistentio ridurre i piani di acquisizione di immobili per il futuro. La presenza di un numero inferiore di dipendenti in sedifisse si può anche tradurre in una riduzione delle bollette energetiche e delle spese relative ai dipendenti comemobili per ufficio, parcheggi, sicurezza e servizi alimentari. Business case ipotetico per la riduzione dei costi di gestione dei dipendenti Calcoli approssimativi Cosa succederebbe se... ...unazienda con un ufficio di 2.000 metri quadrati in città, che paga un prezzo di mercato annuale di 3.000 $ per metro quadrato, potesse ridurre la necessità di spazio del 20% offrendo ai suoi dipendenti gli strumenti di produttività necessari per lavorare in remoto? (2.000 mq) x (20%) x (3.000 $ per metro quadrato) = 1,2 milioni di dollari risparmiati E questo non include nemmeno i risparmi derivanti dalla riduzione del consumo di energia, riscaldamento e raffreddamento dellaria o la produttività dei dipendenti e i risparmi di carburante derivanti dalla riduzione dei viaggi in ufficio ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 5
  • 6. Riduzione degli spostamentiLuso della collaborazione per ridurre i viaggi di lavoro è tra gli impatti aziendali più facili da misurare.La maggior parte delle aziende hanno attività o flussi di lavoro multipli che offrono opportunità ovvie per la riduzionedelle spese di viaggio, come le trattative associate a fusioni e acquisizioni. Facendo qualche calcolo, un dirigentedi una banca daffari di Manhattan che viaggiava molto spesso scoprì che leliminazione di due voli internazionalial mese per sé e due colleghi avrebbe completamente ammortizzato la spesa per un sistema di telepresenza nelgiro di un anno.Anche se probabilmente la collaborazione remota non eliminerà mai completamente la necessità di incontri dalvivo, la maggior parte delle aziende rimangono sorprese dalla quantità di viaggi che può essere eliminata senzaridurre lefficacia aziendale. Come ha detto in poche parole un venture capital analyst: “Anche se ci sarannosempre situazioni che richiedono uninterazione dal vivo, posso dirvi che abbiamo trattato molti affari con successotramite videoconferenze”.Nellesaminare lopportunità di ridurre o eliminare le spese di viaggio come biglietti aerei, trasporti di terra, pasti ealloggio, è opportuno valutare se luso di strumenti di collaborazione come videotelefonia, conferenze multimedialie riunioni di team mediante telepresenza possa consentire a personale spesso in viaggio, come dirigenti o staff divendita, di mantenere la stessa efficacia senza spostarsi dalla propria sede primaria.Per W.R. Grace & Company, un leader globale nella fornitura di sostanze chimiche e materiali speciali dacostruzione, la videoconferenza si è rivelata un modo ideale per ridurre i viaggi. Con una forte cultura aziendalebasata sulle comunicazioni proattive da parte della dirigenza, il CEO e i capi di divisione sono abituati a condurreriunioni del personale dal vivo, spesso con più di 2.000 dipendenti alla volta. Effettuando queste riunioni tramitevideoconferenza, non solo viene incrementata la produttività di dirigenti e impiegati, ma W.R. Grace è in grado dirisparmiare in media 52.000 $ di spese di viaggio per ogni riunione. Considerando che lazienda svolge tipicamente20 di queste sessioni ogni anno, stanno realizzando risparmi concreti di oltre un milione di dollari lanno. Business case ipotetico per la riduzione dei viaggi Calcoli approssimativi Cosa succederebbe se... ...unazienda manifatturiera con sedi principali a New York e Londra potesse eliminare solo metà dei 600 voli intercontinentali andata e ritorno che paga ogni anno utilizzando le videoconferenze? (300 voli) x (4.000 $ per biglietto Business Class) = 1,2 milioni di dollari risparmiati E se il 50% di quei voli fossero in realtà in prima classe? (150 voli) x (4.000 $ per biglietto Business Class) + (150 voli) x (11.000 $ per biglietto di prima classe) = 2,3 milioni di dollari risparmiati E questo non include nemmeno il costo dellalloggio e dei pasti ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 6
  • 7. I vantaggi immateriali della riduzione dei viaggiMentre la riduzione delle spese per biglietti aerei e soggiorni in hotel è tra i componenti più facili da quantificarenel business case, costi-opportunità e logoramento del personale dovuti ai viaggi, sono più difficili da stimare maaltrettanto importanti. Anche se la collaborazione certamente consente ai dipendenti in transito di rimanerecoinvolti, i tempi morti non produttivi sono una conseguenza inevitabile dei viaggi di lavoro. Quando si quantificanole implicazioni finanziarie di questa perdita di produttività, è bene utilizzare fattori finanziari realistici appropriati aidiversi tipi di dipendenti interessati: dirigenti, lavoratori di concetto o venditori.I viaggi eccessivi possono anche riflettersi negativamente su aree come la soddisfazione dei dipendenti e ilrapporto lavoro/vita, oltre che sulla qualità delle prestazioni del personale affaticato. Nonostante lambiguità dellespese collegate a questi fattori nella creazione di un business case, pochi dirigenti esperti mettono in dubbio illegame positivo tra miglioramento del morale dellorganizzazione, innovazione e creatività dei dipendenti emantenimento del personale chiave.Leffetto ecologico della collaborazioneLimportanza di un marchio aziendale ecologico non è mai stata così elevata, in termini sia di percezione delmercato che di contributi tangibili a una politica sostenibile per lambiente e lenergia. Ogni riunione organizzata(e viaggio di lavoro evitato) utilizzando gli strumenti di collaborazione si traduce in una riduzione delle emissioni dianidride carbonica.Quando le soluzioni di collaborazione sono rese ampiamente disponibili insieme a condizioni di lavoro flessibiliche consentono a dipendenti e collaboratori di svolgere le proprie funzioni in remoto, ulteriori “risparmi ecologici”espandono il business case. Oltre alle riduzioni dei costi immobiliari, del consumo energetico e dei requisiti diinfrastruttura tecnologica, dovrebbe essere inclusa anche la diminuzione delle emissioni di anidride carbonicaderivante dalla riduzione degli spostamenti quotidiani dei dipendenti. In base alle leggi e normative già in atto inmolte parti del mondo, la necessità delle aziende di dimostrare conformità ambientale probabilmente aumenteràsignificativamente nel futuro.Collaborazione e formazioneUna quantità significativa di viaggi di lavoro tradizionalmente è stata correlata alla formazione dei dipendenti, siasvolta internamente che in collaborazione con partner e fornitori. Luso degli strumenti di collaborazione per trasferiretutta o parte della formazione a un modello di apprendimento a distanza mette in luce unaltra area chiave delsuccesso delle aziende.Allstate Insurance, ad esempio, provvede alla formazione di una media di 2.000 nuovi agenti ogni anno tramite ilsuo Centro nazionale di formazione alle vendite. In passato i partecipanti dovevano recarsi a Chicago, con unnotevole costo per lazienda. Ora la formazione viene effettuata utilizzando la nuova rete di videoconferenza diAllstate, che consente agli agenti e agli istruttori esterni di partecipare pienamente in remoto senza doversi recarefisicamente al Centro.Owens-Illinois (O-I), un leader globale dei prodotti per limballaggio, sta realizzando risparmi simili. Per condurreun programma di formazione richiesto dal governo, che una volta costringeva i partecipanti ad allontanarsi dalleproprie sedi di produzione e recarsi in una sede centrale per unintera settimana, O-I ora utilizza unapplicazionevideo per lapprendimento a distanza che consente di svolgere la formazione direttamente nello stabilimento.Tra biglietti aerei, hotel, pasti e i costi-opportunità dovuti alla perdita di tempo, secondo una stima prudente O-Irisparmia attualmente mezzo milione di dollari lanno. ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 7
  • 8. Business case ipotetico per la formazione Calcoli approssimativi Cosa succederebbe se... ...unazienda potesse condurre la sua normale formazione di quattro giorni per i nuovi assunti tramite apprendimento video a distanza invece che in una sede di formazione distaccata? (100 $ a notte per lhotel + 40 $ per i pasti ogni giorno) x 4 giorni x 20 partecipanti + (biglietto aereo di andata e ritorno medio di 350 $) x 20 partecipanti = un risparmio reale e diretto di 18.200 $ per ogni sessione di formazione E questo non include il costo della sede per la conferenza o i biglietti aerei e lalloggio per i relatori esterniCollaborazione e assunzioniRiduzione del costo dei colloquiGli strumenti di collaborazione sono stati anche ampiamente adottati nel processo di assunzione delle risorseumane, sia per la riduzione delle spese di viaggio che per laccelerazione dellintero flusso di lavoro di assunzionee dei colloqui. Si considerino i costi che vengono eliminati quando un colloquio può essere condotto tramitevideoconferenza invece di pagare il viaggio aereo di un candidato per raggiungere la sede del responsabile delleassunzioni. La figura 2 nella pagina seguente riassume i risparmi realizzati da unazienda statunitense di mediedimensioni riducendo i viaggi nazionali. Per questo cliente, leliminazione di un singolo colloquio dal vivo al meseha ammortizzato il costo del sistema di videoconferenza in meno di sei mesi. ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 8
  • 9. Confronto dei costi per lassunzione Viaggio del candidato in aereo contro colloquio tramite videoconferenza 20.000 17.500 15.000 12.500 10.000 US $ 7.500 5.000 2.500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Mesi Figura 2 Costo videoconferenza Costo dal vivoI colloqui video sono diventati la procedura normale presso Altera Corporation, uno sviluppatore di circuitiintegrati programmabili avanzati con sede a San Jose. In passato, quando ad esempio dovevano effettuareunassunzione di alto livello in Asia, il costo per una singola visita poteva facilmente superare i 10.000 $. Ora,utilizzando il sistema di videoconferenza che hanno implementato in tutte le loro sedi mondiali, chiedonosemplicemente al candidato di recarsi in uno degli uffici regionali di Altera.Accelerazione del processo di assunzioneOltre a ridurre le spese di viaggio associate alle assunzioni, luso delle soluzioni di comunicazione unificata puòridurre anche i tempi, ottimizzando le interazioni tra risorse umane, responsabili delle assunzioni di alto livello ecandidati.Si consideri lesempio della figura 3, basato sulle statistiche del Department of Labor degli Stati Uniti e sullesperienzadi unazienda biotecnologica nei pressi di Boston che utilizza attivamente le videoconferenze nel suo processodi assunzione. Oltre a condurre i colloqui in remoto, registrano e archiviano le sessioni per consentire agli altrisoggetti interessati di prenderne visione in seguito, aumentando la visibilità del candidato e aiutando a garantire lamigliore decisione di assunzione possibile. ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 9
  • 10. 1 Processo tradizionale (in media oltre 3 mesi ) Colloquio Negoziazione Richiesta di Annuncio Ricerca curriculum/ Colloquio Colloqui Controllo telefonico dellofferta/ assunzione di lavoro referenze dal vivo successivi referenze iniziale accettazione Approvazione Descrizioni della Videochiamata Riduzione del Discussioni/ di tuttzo il posizione multimediali da sede tempo/costi di trattative video reparto, locale viaggio contro collaborazione solo voce Collaborazione con società di ricerca dirigenti Valutazione Registrazione video contro del colloquio solo voce per valutazione Ricerca di candidati futura remota, in sede Richiesta di Annuncio Ricerca Colloquio Colloqui Negoziazione Controllo assunzione di lavoro curriculum/ video successivi dellofferta/ referenze referenze iniziale accettazione Figura 3 Con soluzioni di collaborazione 1 Statistiche del Department of LaborLassunzione più rapida di una persona con competenze chiave ha anche implicazioni legate alla competitività.Oltre alla possibilità di “battere sul tempo” aziende rivali nellassicurarsi una valida risorsa, gli intervalli di assunzionepiù brevi significano anche che il nuovo assunto può apportare più rapidamente contributi produttivi allazienda. Business case ipotetico per lassunzione Calcoli approssimativi Cosa succederebbe se... ...unazienda potesse usare le videoconferenze per accelerare il processo di assunzione? Si considerino le conseguenze dellarrivo anticipato di un direttore delle vendite esperto in grado di offrire 800.000 $ di fatturato incrementale ad alto margine. (600.000 $ di fatturato annuo) x (40% margine di profitto) / 12 mesi = 20.000 $ in più nel bilancio finale per ogni mese sottratto ai tempi di assunzione E questo non include nemmeno le spese evitate per i voli domestici o internazionali, lalloggio e il trasporto ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 10
  • 11. Collaborazione e gestione dei progettiLaccelerazione del ritmo dellattività può avere un impatto significativo anche su altri importanti flussi di lavoro.La figura 4 illustra come luso delle soluzioni di collaborazione può produrre notevoli riduzioni dei tempi di sviluppodei prodotti, rinsaldando i legami interni tra più reparti e gruppi di lavoro ed esterni con i principali partner efornitori. Sviluppo di un prodotto Nome attività Durata M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M 10 M 11 M 12 Fase 1: Definizione del prodotto 2 mesi Fase 2: Progettazione tecnica/collaudo 6 mesi Fase 3: Lancio del prodotto 2 mesi Fase 4: Gestione ciclo di vita continuativa • Collaborazione tra reparti • Osservazione remota • Convalida strategia/caratteristiche/requisiti • Formazione (interna/esterna) • Comunicazioni multisede e multiculturali • Aggiornamenti/correzioni del prodotto • Migliori rapporti con i fornitori • Assistenza di esperti Sviluppo dei prodotti con sistema di collaborazione Nome attività Durata M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 Fase 1: Definizione del prodotto 2 mesi Fase 2: Progettazione tecnica/collaudo 6 mesi Figura 4 Fase 3: Lancio del prodotto 2 mesi Fase 4: Gestione ciclo di vita continuativaCon la collaborazione integrata è possibile realizzare una compressione delle attività e dei tempi per tutta ladurata del ciclo di vita: dalla valutazione dei requisiti, convalida e progettazione iniziali fino al collaudo, controlloqualità e lancio sul mercato. Nei settori competitivi, la preparazione più rapida del proprio prodotto o servizio puòspesso contribuire a conquistare il vantaggio derivante dallessere i primi sul mercato.Limportante produttore di aeroplani Airbus ha usato la collaborazione come fattore chiave per consentire losviluppo e la produzione dellAirbus 380, il più grande velivolo commerciale del mondo. Trattandosi di un consorzioeuropeo, le parti del velivolo provengono da varie nazioni e centinaia di fornitori, una situazione che richiedecoordinazione e sincronizzazione intensive a livello internazionale. Airbus ha constatato che le videoconferenzepotevano accelerare significativamente i tempi principali del progetto e ha finito per trasferire una media di 1.200riunioni dal vivo al mese a sessioni video, ottenendo una maggiore produttività dei gruppi di lavoro e notevolirisparmi sulle spese di viaggio. ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 11
  • 12. Business case ipotetico per la gestione dei progetti Calcoli approssimativi Cosa succederebbe se... ...unazienda potesse ridurre di due mesi il proprio ciclo di vita di sviluppo previsto di 24 mesi per un nuovo prodotto la cui redditività stimata è di 12 milioni di dollari per il primo anno? 12 milioni $ di reddito annuo realizzato 2 mesi prima = ulteriori 2 milioni $ di reddito nel corso dellanno E questo non include il costo ridotto della gestione del progetto, la maggiore produttività del personale e due mesi in più di potenziale esclusività sul mercatoFattori essenziali per garantire il successo della collaborazioneIn questa sezione finale del white paper, ci siamo basati sulle esperienze dei nostri clienti per condividere alcune“lezioni” che hanno contribuito direttamente alla riuscita dellimplementazione e delladozione delle soluzioni dicollaborazione. Si noti che questi approcci basati sulle best practice si possono applicare a qualsiasi azienda,indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di attività.Limportanza del valore di basePer dimostrare adeguatamente limpatto di un investimento è necessario iniziare dalla comprensione dello statodelle prestazioni prima che fosse effettuato linvestimento. Nel preparare un business case per le soluzioni dicollaborazione, è necessario misurare (o come minimo stimare con un modello) le dinamiche finanziarie di ognifattore su cui si prevede che influiranno gli strumenti di collaborazione. Oltre a misurare il valore di base delleprestazioni, è bene predisporre una procedura per effettuare misurazioni dopo limplementazione, in modo dapoter giudicare limpatto dal punto di vista del ritorno sullinvestimento e del costo totale di proprietà.Garantire limpegno della dirigenzaPer quanto riguarda i fattori che possono portare a risultati aziendali deludenti con le soluzioni di collaborazione,la mancanza di un sostegno efficace da parte della dirigenza è secondo solo alla scarsa qualità della rete. Ilsostegno energico e altamente visibile della dirigenza è essenziale per effettuare modifiche alla cultura aziendale,e ladozione di soluzioni di collaborazione non fa eccezione. Niente è più efficace, ai fini delladozione dellacollaborazione da parte dellintera azienda, del vedere i dirigenti che utilizzano le soluzioni a loro disposizione. ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 12
  • 13. Se limpegno della dirigenza è un fattore decisivo per il successo, altrettanto importante è un chiaro supporto perla collaborazione a tutti i livelli dellazienda. La maggior parte dei clienti che hanno registrato risultati eccezionalicon ladozione della collaborazione dichiarano di avere selezionato e assistito attivamente “angeli” organizzativi,ossia manager e dipendenti in tutta lazienda che hanno agito da avvocati per la collaborazione e sono stati gli“occhi e orecchie” per riferire gli eventuali problemi che potessero presentarsi.Fare il primo passoOltre a identificare e misurare i valori di base delle aree di miglioramento previste per la collaborazione, unaltraimportante considerazione sarà lapproccio allimplementazione: se procedere per fasi o se implementare“istantaneamente” in tutta lazienda allo stesso tempo.Dal punto di vista della logistica, molte aziende trovano più facile implementare le comunicazioni unificate(compresa la collaborazione) incrementalmente, scegliendo uno specifico settore di attività (ad esempiolorganizzazione di ricerca e sviluppo) o una specifica funzione operativa (ad esempio le vendite) comepopolazione pilota iniziale. Altre aziende introducono queste soluzioni per tutti i dipendenti allo stesso tempoper consentire la realizzazione più ampia dei benefici aziendali.Ovviamente è possibile trovare buoni motivi per entrambe le opzioni, ma tutte e due richiedono un approcciochiaramente definito. Oltre a garantire che venga assegnato il budget necessario, specificando i piani diimplementazione si ottiene chiarezza su quando e dove condurre le misurazioni post-implementazione chemostreranno gli impatti “prima e dopo” sullazienda.Limportanza dellesperienza utenteQuando i dirigenti delle aziende ci chiedono di effettuare verifiche post-implementazione sulluso e gli impatti dellacollaborazione, abbiamo più volte rilevato che la scarsa qualità audio e video è uno dei motivi principali per lutilizzoridotto delle soluzioni di collaborazione da parte degli utenti finali. Quando si effettua unanalisi delle cause profonde,la fonte del problema risiede quasi sempre in carenze nelle prestazioni sottostanti delle reti LAN e WANdellazienda.Per impedire che lintroduzione degli strumenti di collaborazione “inizi male” a causa di problemi evitabili dellarete, è necessario coinvolgere lorganizzazione IT fin dalle prime fasi del processo di pianificazione perimplementare la collaborazione. È sempre consigliato effettuare anticipatamente test di valutazione delleprestazioni della rete prima dellimplementazione delle soluzioni di collaborazione. Molte aziende hanno inoltretrovato molto utile assegnare a una persona di alto livello nellorganizzazione IT la responsabilità di garantire chela qualità del servizio dei sistemi di collaborazione rimanga ai livelli desiderati.Per ulteriori informazioni su questo white paper, contattare il Team per le soluzioni aziendali Polycom allindirizzoenterprise.solutions@polycom.com.Polycom Worldwide Headquarters Polycom EMEA Polycom Italy S.r.l.4750 Willow Road, Pleasanton, CA 94588 270 Bath Road, Slough, Berkshire SL1 4DX, UK Via Rivoltana 2/d, 20090 Segrate, MI1.800.POLYCOM or +1.925.924.6000 0800 015 2882 or +44 (0) 1753 723010 +800 13 55 98 o +39 02 75 39 92 49www.polycom.com www.polycom.co.uk www.polycom.it ©2008 Polycom, Inc. Tutti i diritti riservati. Polycom e il logo Polycom sono marchi registrati di Polycom, Inc. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari. Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. 13

Related Documents