Naar een
eengemaakt
bibliotheeksysteem
voor Vlaanderen
bart.beuten@bibnet.be
johan.mijs@bibnet.be
Inhoud
• Wat voorafging
• Haalbaarheid
• Voorbereiding
• Projectstructuur
• Planning
• Naar de essentie
• Bezorgdheden
• M...
Wat voorafging
Naar een nieuw hoofdstuk in de uitbouw van
de digitale bibliotheek
‘Innoveren lukt, maar te traag: na elk jaar ontwikkelin...
Samenwerken aan dienstverlening
Studie
systeemarchitectuur
Bibnet, provincies, VGC
Blauwdruk voor de toekomst
Advies voor digitale bibliotheek
en biblioth...
Samenvatting
7 werven
1. Business intelligence
2. IT-maturiteit
3. Webpresentatie
4. Identity & access
management
5. Digit...
Haalbaarheidsstudie
consolidatie
bibliotheeksystemen
Bibnet, provincies, VGC
Stuurgroep – werkgroep met
centrumsteden, PBS...
Haalbaarheid
Technische haalbaarheid: opzet
Technische haalbaarheid: geïntegreerd?
Technische haalbaarheid: geïntegreerd?
Het eengemaakt bibliotheeksysteem functioneert als een grote service
geöriënteerde ...
Technische haalbaarheid: leveranciers?
Financiële haalbaarheid
Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem levert op termijn de
noodzakelijke financiële ruimte ...
Organisatorische haalbaarheid
Aansluiten bij het Vlaamse niveau biedt voordelen die gemeenten
individueel of op provinciaa...
Conclusie
Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem blijkt
technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaa...
Opdracht voor Bibnet
• Uitwerken en uitvoeren van een gedragen oplossing
• Opstellen van een convenant (eigendom, zeggensc...
Voorbereiding
Start redactie lastenboek
5 mei 2015: goedkeuring door minister Gatz voor de start van de redactie
van een lastenboek
In m...
Projectstructuur
Stakeholdersgroep
Continuïteit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie
(provincies en 20 bibliotheken)
Antwerpen: pro...
Stuurgroep
Afgevaardigd vanuit de stakeholdersgroep
(op basis van verdeling grotere, kleinere en ‘regio’ bibliotheek)
Prov...
Projectteams
Juridisch projectteam
Hannes Cannie
Bart Beuten
Johan Mijs
Advocatenkantoor Stibbe
Technisch projectteam
Joha...
Planning
Planning uit de haalbaarheidsstudie
Het is raadzaam 10-20% buffer op te nemen in de planning!
Voorwaarde: ‘Het gestand doe...
Antwerpen
PBS
(Brocade):
56+4 bibs
Niet-PBS:
5 Vubis
1 Bidoc
3 Vubis
Vlaams-
Brabant
PBS (Aleph):
38+2 bibs
Niet-PBS:
3 Vu...
Naar de essentie
Procesbenadering
Haalbaarheidsstudie heeft het over het ‘consolideren van de meest
stabiele en uniforme bibliotheekprocess...
Verzamelen van workflows, handleidingen,
beschrijvingen van werkprocessen, ...
Veel te veel
Te veel detail, te fragmentair, inconsistent, incoherent, onderling niet
vergelijkbaar, verantwoordelijkheden...
Op zoek naar ...
• de ESSENTIE
• het overzicht
• de juiste graad van detail
• duidelijke definities
• transacties, rollen ...
Met DEMO
Design & Engineering Methodology for Organizations
(http://www.ee-institute.com/)
Ontwikkeld aan TU Delft en Maas...
Bezorgdheden
Bezorgdheden
Onduidelijkheid en scope creep
Multi-tenancy
Datakoppelingen
User experience
Schaalbaarheid
Legacy (evolvabil...
Onduidelijkheid en scope creep
Functie versus constructie
Functie (subjectief) Constructie (objectief)
Constructiemodel van de (?) bibliotheek
Multi-tenancy: variatie per bibliotheek
Verschil tussen ontologie en implementatie!
Data en openheid
User experience
Schaalbaarheid
Context Strategie
Organisationeel Informationeel Documenteel
Functie Quality of O Quality of I Quality of D...
Marktverkenning
Werkbezoeken aan bibliotheken
valideren modellen, bezorgdheden, schermen vereisten, en architectuur
aan context, functies ...
Request for information (RFI)
Open oproep om kennis te maken met de mogelijkheden van de markt
Heel sterk veranderende mar...
foto’s: Miniatur Wunderland Hamburg
Eindredactie
Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
 Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen
 Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen
 Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen
 Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen
 Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen
of 51

Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen

Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen - Bart Beuten
Published on: Mar 3, 2016
Published in: Technology      
Source: www.slideshare.net


Transcripts - Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen

  • 1. Naar een eengemaakt bibliotheeksysteem voor Vlaanderen bart.beuten@bibnet.be johan.mijs@bibnet.be
  • 2. Inhoud • Wat voorafging • Haalbaarheid • Voorbereiding • Projectstructuur • Planning • Naar de essentie • Bezorgdheden • Marktverkenning
  • 3. Wat voorafging
  • 4. Naar een nieuw hoofdstuk in de uitbouw van de digitale bibliotheek ‘Innoveren lukt, maar te traag: na elk jaar ontwikkeling volgen er drie jaren van implementatie’
  • 5. Samenwerken aan dienstverlening
  • 6. Studie systeemarchitectuur Bibnet, provincies, VGC Blauwdruk voor de toekomst Advies voor digitale bibliotheek en bibliotheeksystemen Februari 2013 - februari 2014 Doelstellingen: afstemming, optimalisering, rationalisering, leveranciersmanagement http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Syst eemarchitectuur%20voor%20de%20digitale%20bibliotheek
  • 7. Samenvatting 7 werven 1. Business intelligence 2. IT-maturiteit 3. Webpresentatie 4. Identity & access management 5. Digitale collecties 6. Collectiemanagement en catalografie 7. Service oriented architecture 3 randvoorwaarden 1. Aangepast organisatiemodel 2. Aangepaste marketing 3. Rationaliseren om te kunnen investeren in verdere innovatie
  • 8. Haalbaarheidsstudie consolidatie bibliotheeksystemen Bibnet, provincies, VGC Stuurgroep – werkgroep met centrumsteden, PBS en niet-PBS bibs Juni 2014 – april 2015 De uitvoering van een haalbaarheidsonderzoek naar de uitbating, werking, implementatie en migratie van één applicatieplatform voor de uitvoering van de bibliotheekbeheersactiviteiten die te maken hebben met lenersbeheer, collectiebeheer en circulatiebeheer. http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Eeng emaakt-bibliotheeksysteem
  • 9. Haalbaarheid
  • 10. Technische haalbaarheid: opzet
  • 11. Technische haalbaarheid: geïntegreerd?
  • 12. Technische haalbaarheid: geïntegreerd? Het eengemaakt bibliotheeksysteem functioneert als een grote service geöriënteerde module in de architectuur van de digitale bibliotheek. Bepaalde modules kunnen op termijn worden afgesplitst: - Rapportage en statistieken - Bestellen (financieel/administratieve deel) - Analyse (voor collectiebeheer) Voor sommige modules zijn er alternatieven voorhanden, maar een oplossing buiten het bibliotheeksysteem is niet haalbaar: - Lenersadministratie - Financieel beheer Nu buiten het bibliotheeksysteem, mogelijk later te integreren: - Centrale catalografie (Open Vlacc) - IBL
  • 13. Technische haalbaarheid: leveranciers?
  • 14. Financiële haalbaarheid Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem levert op termijn de noodzakelijke financiële ruimte voor innovatie van de digitale bibliotheek, door o.a. • ontwikkeling, onderhoud en beheer bibliotheeksysteem op 1 plaats • meer onderhandelingskracht • verdere rationalisering koppelingen en systeemarchitectuur (cf. koppelingen Bibliotheekportalen)
  • 15. Organisatorische haalbaarheid Aansluiten bij het Vlaamse niveau biedt voordelen die gemeenten individueel of op provinciaal niveau niet hebben: • Bundeling en verdieping van expertise • Meer innovatie van de digitale bibliotheek voor dezelfde prijs • Aansluiting op Vlaamse initiatieven • Betere regie van innovatie digitale bibliotheek Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
  • 16. Conclusie Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem blijkt technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar. Het meest haalbare scenario is te migreren naar één centraal geïntegreerd bibliotheeksysteem dat is gericht op de meest stabiele bibliotheekprocessen. Consolidatie biedt een mix van verbeteringen in de dienstverlening en in de bedrijfsvoering en meer individuele en gezamenlijke financiële ruimte voor innovatie.
  • 17. Opdracht voor Bibnet • Uitwerken en uitvoeren van een gedragen oplossing • Opstellen van een convenant (eigendom, zeggenschap,…) • Afsluiten van contracten en zakelijk aansturen leverancier(s) • Inrichten supportorganisatie die lokale situatie kent en zorgt voor continuering kwalitatieve helpdesk en ondersteuning provincies • Inrichten van een regieorganisatie die afstemming verzorgt tussen de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod • Prijscalculatie maken voor deelnemende gemeenten
  • 18. Voorbereiding
  • 19. Start redactie lastenboek 5 mei 2015: goedkeuring door minister Gatz voor de start van de redactie van een lastenboek In maximale samenwerking met provinciale bibliotheekteams Belang van communicatie • transparantie in de objectieven, opzet en aanpak van het project • breed besef dat het project is gekoppeld aan het innovatiepad voor de digitale bibliotheek • in functie van sterke betrokkenheid, medewerking en draagvlak Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
  • 20. Projectstructuur
  • 21. Stakeholdersgroep Continuïteit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie (provincies en 20 bibliotheken) Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende, Roeselare Bibnet
  • 22. Stuurgroep Afgevaardigd vanuit de stakeholdersgroep (op basis van verdeling grotere, kleinere en ‘regio’ bibliotheek) Provincies: Stefaan Froyman, Klaar Franssen, Tina Claessens VGC: Patrick Vanhoucke Bibliotheek centrumstad (PBS): Koen Jacobs (Antwerpen) Bibliotheek centrumstad (niet-PBS): Krist Biebauw (Gent) Kleinere bibliotheek (PBS): Sandrien Noppen (Zaventem) Kleinere bibliotheek (niet-PBS): Diane Nys (Kontich) Bibliotheek met plannen voor regiobib (PBS): Paul Kellens (Herzele) Bibnet: Bart Beuten, Johan Mijs
  • 23. Projectteams Juridisch projectteam Hannes Cannie Bart Beuten Johan Mijs Advocatenkantoor Stibbe Technisch projectteam Johan Mijs Peter De Keyser Klaar Leroy Jeroen Cortvriendt (VGC) Niki Priem (West-Vlaanderen) Nini Vranken (Antwerpen) Katie Pieters (Vlaams-Brabant) Ron Deen (Ilionx) Werkbezoeken aan en workshops met lokale bibliotheken
  • 24. Planning
  • 25. Planning uit de haalbaarheidsstudie Het is raadzaam 10-20% buffer op te nemen in de planning! Voorwaarde: ‘Het gestand doen van de bepalingen in het regeerakkoord ten aanzien van het bibliotheekbeleid.’ De planning houdt geen rekening met de thans niet op een PBS aangesloten bibliotheken die een herenakkoord met de provincie hebben afgesloten (migratie voorafgaand naar PBS of meteen naar eengemaakt bibliotheeksysteem?)
  • 26. Antwerpen PBS (Brocade): 56+4 bibs Niet-PBS: 5 Vubis 1 Bidoc 3 Vubis Vlaams- Brabant PBS (Aleph): 38+2 bibs Niet-PBS: 3 Vubis 9 Bidoc 1 Filemaker 2 Vubis 4 Bidoc 1 Filemaker West- Vlaanderen PBS (Vubis- Cevi): 48 bibs Niet-PBS: 2 Vubis (Oostende, Brugge) 10 Bidoc Oost- Vlaanderen PBS (Vubis- Cevi): 62 bibs Niet-PBS: 2 Vubis (Brakel, Gent) Limburg PBS (Vubis): 30 bibs Niet-PBS: 1 Vubis 7 Brocade 5 Bidoc Brussel PBS (Vubis): 19 bibs Bibliotheekportalen (7 M titels, 53 M holdings) Open Vlacc (bestand voor copy-cataloging): door alle bibs afgenomen (1 M titels) lokale apparatuur e-ID gemeentelijke administratie BIOS IBL ... 1,5 M leners, 43 M GM + 8 M AVM uitleningen e-mail * * niet alle bibs hebben een herenakkoord
  • 27. Naar de essentie
  • 28. Procesbenadering Haalbaarheidsstudie heeft het over het ‘consolideren van de meest stabiele en uniforme bibliotheekprocessen’ • Catalografie • Inventarisbeheer • Bestellen • Lenersadministratie • Uitlenen • Financieel beheer • Rapportage/statistieken
  • 29. Verzamelen van workflows, handleidingen, beschrijvingen van werkprocessen, ...
  • 30. Veel te veel Te veel detail, te fragmentair, inconsistent, incoherent, onderling niet vergelijkbaar, verantwoordelijkheden niet duidelijk, soms te complex … (maar alle informatie is zeker welkom!)
  • 31. Op zoek naar ... • de ESSENTIE • het overzicht • de juiste graad van detail • duidelijke definities • transacties, rollen en verantwoordelijkheden • eenduidige vereisten en architectuurprincipes voor een lastenboek • ...
  • 32. Met DEMO Design & Engineering Methodology for Organizations (http://www.ee-institute.com/) Ontwikkeld aan TU Delft en Maastricht University https://nl.wikipedia.org/wiki/DEMO • Model voor de rollen, verantwoordelijkheden en transacties in een organisatie (constructiemodel) • Model voor de processen in de tijd (procesmodel) • Model voor de informatie (feitenmodel) • Model voor de business rules (actiemodel)
  • 33. Bezorgdheden
  • 34. Bezorgdheden Onduidelijkheid en scope creep Multi-tenancy Datakoppelingen User experience Schaalbaarheid Legacy (evolvability) Vendor lock-in Privacy Beheersorganisatie Migratiescenario’s
  • 35. Onduidelijkheid en scope creep
  • 36. Functie versus constructie Functie (subjectief) Constructie (objectief)
  • 37. Constructiemodel van de (?) bibliotheek
  • 38. Multi-tenancy: variatie per bibliotheek Verschil tussen ontologie en implementatie!
  • 39. Data en openheid
  • 40. User experience
  • 41. Schaalbaarheid Context Strategie Organisationeel Informationeel Documenteel Functie Quality of O Quality of I Quality of D Constructie Ontologie Implementatie - mensen - technologie Quality of information - Correct - Actual - Precise - Complete
  • 42. Marktverkenning
  • 43. Werkbezoeken aan bibliotheken valideren modellen, bezorgdheden, schermen vereisten, en architectuur aan context, functies en implementatie bepalen prioriteiten vanuit 3 perspectieven Vereisten a b c Architectuur a b c Kleinere bibliotheek Grotere bibliotheek ‘Regio’ bibliotheek
  • 44. Request for information (RFI) Open oproep om kennis te maken met de mogelijkheden van de markt Heel sterk veranderende markt • lokale en internationale spelers (veel mergers en acquisitions) • cloud platforms • open source systemen • zelfbouw • non-niche enterprise information systemen
  • 45. foto’s: Miniatur Wunderland Hamburg Eindredactie
  • 46. Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden

Related Documents